數(shù)字化檔案信息利用模式研究

密娜

摘 要：隨著我國(guó)信息數(shù)據(jù)化與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的不斷推進(jìn)，二者在現(xiàn)代管理中的檔案信息開發(fā)應(yīng)用更是具有舉足輕重的作用。作為記錄社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及個(gè)人檔案等的檔案信息，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要的寶貴資源，而檔案管理部門則是信息資源的管理大戶，因此需要檔案管理及時(shí)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。本文從檔案信息數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)出發(fā)，探討了數(shù)字化檔案信息的利用模式，以及在實(shí)際中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案；信息化；利用

1 導(dǎo)言

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)和發(fā)展，給人們的生產(chǎn)生活帶來(lái)了巨大的變化，產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。普及到各行各業(yè)，極大提高了人們的工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)。檔案管理也不例外。如何在這種信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的時(shí)期下，對(duì)電子檔案信息管理進(jìn)行有效的資源開發(fā)和數(shù)字化管理也成了我們檔案專業(yè)從業(yè)人員迫切需要解決的問(wèn)題。只有將這些可能出現(xiàn)或者已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決，才能夠跟上時(shí)代的步伐、滿足客戶的需求，將檔案資源利用效果最大化。

2 數(shù)字化檔案信息利用的優(yōu)勢(shì)

2.1 開放性

傳統(tǒng)檔案管理模式是建立在各級(jí)檔案館的基礎(chǔ)之上，受到來(lái)自時(shí)空的很大限制，給使用者檔案信息的搜集和利用造成了巨大的阻礙，效率和積極性受到較大程度的限制。但在網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)不斷發(fā)展的今天，各級(jí)檔案管理模式有了很大程度的轉(zhuǎn)變，且檔案信息的使用者不再受時(shí)空的限制，可以隨時(shí)對(duì)檔案館所開放檔案信息進(jìn)行利用。此外，信息系統(tǒng)的操作實(shí)現(xiàn)了7×24小時(shí)的在線服務(wù)，不僅使用戶可以不受時(shí)間的限制，更精簡(jiǎn)了檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)，減輕了在職人員的工作壓力，對(duì)用戶和檔案管理單位來(lái)說(shuō)是雙贏的。

2.2 靈活性

世界發(fā)展至今，檔案的載體已經(jīng)經(jīng)歷了從甲骨、泥板、竹簡(jiǎn)、絲絹以及紙質(zhì)等材質(zhì)的轉(zhuǎn)變，當(dāng)下最先進(jìn)的莫過(guò)于磁盤、光盤，甚至“云空間”等載體。數(shù)字化的建設(shè)可以幫助各級(jí)檔案館實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、通訊和“云技術(shù)”的整合，可以使檔案館的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行交流，用戶在權(quán)限內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)任意時(shí)間和任意終端的檔案信息的利用，加快了信息檔案的傳播速度，擴(kuò)大了信息檔案的傳播范圍。一份數(shù)字化的檔案不再是一個(gè)固定的整體，而是一個(gè)集合，可以為用戶的檢索、瀏覽、查閱提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

3.1 投入資金有限

開展檔案信息化建設(shè)首先需要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的投資和建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的首要條件，同時(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量及水平如何也將關(guān)系到建設(shè)的成敗和高低。因此，在開始信息化建設(shè)方面需要較大的資金投入以購(gòu)置必要的基礎(chǔ)設(shè)備及設(shè)施，但是這些高配置、高穩(wěn)定性的設(shè)備價(jià)格較高、成本較大，而作為社會(huì)文化事業(yè)單位的檔案部門，經(jīng)費(fèi)來(lái)源主要是依靠政府預(yù)算，在資金方面較為有限，使得其硬件配置不高，無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的標(biāo)準(zhǔn)要求，影響了檔案信息化建設(shè)。

3.2 缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，在建設(shè)檔案信息化方面都是各自為政，缺乏統(tǒng)一管理，已建成檔案信息化的業(yè)務(wù)和技術(shù)性都有著非通用性，阻礙了檔案信息化共享的實(shí)現(xiàn)及系統(tǒng)的形成。目前市場(chǎng)上在用的檔案業(yè)務(wù)管理軟件基本是以單機(jī)版為主，沒有網(wǎng)絡(luò)使用功能，很難適應(yīng)目前數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需求?，F(xiàn)在的檔案軟件缺乏信息管理功能，檔案部門目前缺乏既可以進(jìn)行文件檢索又可以進(jìn)行檔案信息管理的軟件系統(tǒng)，而且相互之間很難進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，和目前的信息化及網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展極其不相適應(yīng)。

3.3 信息安全意識(shí)不高

檔案信息化建設(shè)離不開信息技術(shù)，而信息技術(shù)不可避免地會(huì)遇到安全問(wèn)題，在傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，很多部門及人員都缺乏相應(yīng)的安全意識(shí)，簡(jiǎn)單地認(rèn)為只要擁有了安全防護(hù)體系就實(shí)現(xiàn)了信息的安全，缺乏必要的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。而且有些檔案館將一些業(yè)務(wù)尤其是數(shù)字化工作整體外包給相關(guān)的信息化企業(yè)，缺乏嚴(yán)格的管理制度，無(wú)法進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，很容易出現(xiàn)信息丟失和泄密等不良現(xiàn)象。

4 數(shù)字化檔案信息利用模式探討

4.1 積極探索數(shù)字化建設(shè)中檔案服務(wù)的模式和建設(shè)工作

數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，還要建設(shè)相應(yīng)的基礎(chǔ)配套設(shè)施、統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、信息資源庫(kù)共享平臺(tái)和安全保障體系等，這樣才能奠定檔案信息利用的數(shù)字化、檔案信息的共享化及服務(wù)利用的網(wǎng)絡(luò)化等功能的基礎(chǔ)。近年來(lái)，隨著檔案信息數(shù)字化技術(shù)從無(wú)到有且不斷地應(yīng)用，各系統(tǒng)、單位條塊分割嚴(yán)重，沒有形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和信息共享機(jī)制。檔案管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）、企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）等前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成和各單位數(shù)字檔案館之間的互聯(lián)互通是今后必須解決的問(wèn)題，這也在一定程度上制約了信息處理的有效性、及時(shí)性和系統(tǒng)性。隨著檔案信息數(shù)字化的不斷推進(jìn)，檔案網(wǎng)站已經(jīng)成為當(dāng)下檔案館提升開放性和擴(kuò)大服務(wù)范圍的重要平臺(tái)，各種便攜式智能客戶端的快速涌現(xiàn)，使之成為檔案工作中更為有效、更具生命力的服務(wù)方式。各級(jí)檔案館還可以設(shè)置相應(yīng)的官方微信，構(gòu)建微信公眾號(hào)，及移動(dòng)終端適用的APP軟件，并結(jié)合該技術(shù)和模式，積極提供相應(yīng)的智能終端服務(wù)。

4.2 做好硬件建設(shè)

既然信息化檔案管理是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)的，因此做好信息化管理建設(shè)首先進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)線路、路由器等硬件建設(shè)，使得信息檔案化管理有了強(qiáng)大的功能載體。安全是信息化管理中非常重要的問(wèn)題，而且也是容易發(fā)生的問(wèn)題。為了解決信息化檔案管理的安全性，其硬件建設(shè)是必須的。為此我們做好以下方面：一是配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)，而且計(jì)算機(jī)的質(zhì)量必須過(guò)關(guān)，并且注明使用年限。只有計(jì)算機(jī)質(zhì)量可靠，那么檔案信息管理才能安全長(zhǎng)久。計(jì)算機(jī)出現(xiàn)停電、短路等現(xiàn)象極易導(dǎo)致檔案信息丟失，因此在這方面計(jì)算機(jī)的質(zhì)量提供了保障。二是網(wǎng)絡(luò)線路必須暢通無(wú)阻，特別在接線口應(yīng)保證接入的牢固性，以免影響網(wǎng)絡(luò)傳輸效果，進(jìn)而影響保存速度和儲(chǔ)存功能。三是及時(shí)檢查和維護(hù)計(jì)算機(jī)，由于電腦垃圾的存在，以及灰塵的侵入，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)故障，影響管理性能，因此必須做好清理、檢查、維修工作，使得計(jì)算機(jī)更加健康快速運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.3 切實(shí)保障檔案安全

信息化建設(shè)中由于應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此很容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，造成操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)的損壞等，這就需要檔案工作者要具備較高的安全和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，加強(qiáng)相關(guān)安全方面的建設(shè)工作，確保檔案安全、可靠。要完善檔案信息在采集、分析、保存和使用等方面具體的安全管理辦法，處理好檔案共享與檔案保密的關(guān)系，做好相關(guān)重要數(shù)據(jù)的備份工作，提高安全防范技術(shù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化管理建設(shè)是檔案管理的內(nèi)在要求，也是時(shí)代發(fā)展的客觀要求，斷引入新興的信息化技術(shù)手段充實(shí)到檔案管理工作中來(lái)，促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提高和發(fā)展，不斷用最先進(jìn)的技術(shù)和管理為社會(huì)提供檔案管理及相關(guān)服務(wù)，我們必須通過(guò)對(duì)檔案信息資源的綜合開發(fā)來(lái)提升檔案整體的資源利用能力。

參考文獻(xiàn)

[1]江鴻.數(shù)字化檔案信息利用模式研究[J].中國(guó)管理信息化，2017，02：162-163.

[2]曹玉娥.試論檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，01：36.

[3]葉李芳.數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)途徑探討[J].城建檔案，2017，03：28-29.

[4]趙瑩，李冬梅.開展檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].黑龍江科技信息，2017，08：129.