論新形勢下如何做好單位檔案管理工作

何立新

摘 要：檔案是對單位日常公務(wù)活動的真實(shí)記錄。重視檔案管理工作，對于規(guī)范公務(wù)管理，提高工作效率，具有非常重要的意義。本文就筆者實(shí)際工作任務(wù)，從檔案管理工作的重要性入手，結(jié)合目前單位檔案管理，淺談如何做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞檔案；管理；建議

引言：科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行檔案管理，有利于提高我們?nèi)粘９ぷ鞯男逝c質(zhì)量，可以為我們的工作和決策提供更多參考和值得借鑒的信息，并為保障單位協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮基礎(chǔ)性作用。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，在單位發(fā)展建設(shè)工作中發(fā)揮著不可替代的作用，也是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)、記錄單位歷史資料，還原真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要依據(jù)，具有憑證、參考和借鑒作用。目前，我主要負(fù)責(zé)單位的文書與會計(jì)檔案的歸檔、整理、利用、提供資料信息等檔案管理工作。通常文書檔案是對單位日常運(yùn)行狀況、黨務(wù)及行政管理活動的完美體現(xiàn)，切實(shí)記錄著單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果。而會計(jì)檔案是單位從事經(jīng)濟(jì)活動的重要資料和研究依據(jù)，是對單位財(cái)務(wù)活動的真實(shí)反映和原始記錄，也是單位發(fā)展的重要借鑒資源之一。做好這兩方面的檔案管理工作，能夠?yàn)閱挝桓邔庸芾砣藛T及時(shí)了解單位整體狀況，適時(shí)調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，能夠?yàn)檠芯勘締挝坏臉I(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，為制定單位未來發(fā)展方向、重大決策提供支持性的有力證據(jù)，并且為與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、檔案管理工作中存在的不足

（一）檔案管理意識還較為淡薄

有些單位沒有把檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識，存在“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”，互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識，未能很好地開展檔案管理工作。更有少數(shù)單位沒有認(rèn)識到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時(shí)的文件材料，未能投入足夠的人力、物力、財(cái)力去進(jìn)行管理，不加以立卷歸檔，使得檔案對單位建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)性作用就很難體現(xiàn)，最終影響了檔案價(jià)值的真正所在，使很多有開發(fā)利用價(jià)值的檔案成為了被收藏的擺設(shè)，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。

（二）檔案管理體制不健全

有的單位沒有建立檔案工作的規(guī)章制度，有的雖然建了規(guī)章制度，但制度不健全，且執(zhí)行得不好；有的甚至沒有設(shè)立檔案室，更沒有明確的專職檔案人員；收發(fā)文件及借閱文檔手續(xù)不健全，造成檔案文件材料丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（三）管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象

有的單位只注重文件檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與單位業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了單位檔案的系統(tǒng)性和完整性。有的單位由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分工作人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。一些基層單位在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為單位戰(zhàn)略發(fā)展、為單位管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

（四）檔案管理人員的服務(wù)意識、創(chuàng)新意識不夠

目前，單位從事檔案工作的管理人員多數(shù)為兼職，工作壓力大，檔案管理缺乏精細(xì)化管理。而大部分單位對檔案的利用具有很大的隨機(jī)性，這在某種程度上使檔案管理人員的勞動得不到體現(xiàn)，導(dǎo)致對檔案管理人員存在的價(jià)值無法充分認(rèn)識，致使檔案管理人員的地位長期以來得不到提升，從而檔案管理人員的主動服務(wù)意識、創(chuàng)新意識不夠。

三、新形勢下做好單位檔案工作的對策

做好檔案管理工作，應(yīng)增強(qiáng)單位檔案意識，建立健全管理體制、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備等。傳統(tǒng)的檔案管理方式，很難適應(yīng)不斷改革深化的管理工作，檔案管理引入多媒體文件，實(shí)現(xiàn)圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動情況，從而強(qiáng)化了文件對社會的記憶和再現(xiàn)功能。

（一）加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)單位檔案意識

要使單位檔案工作進(jìn)入良性的發(fā)展，符合單位發(fā)展的需要。首先，要從宣傳入手，檔案管理部門要采取有效措施，通過墻面展板、內(nèi)部通知等手段，加大對《檔案法》和檔案工作重要性的宣傳力度。促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的再認(rèn)識，真正關(guān)心和支持檔案工作，使單位工作人員能夠了解檔案基本知識，認(rèn)識檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，構(gòu)建完善的單位管理機(jī)制

首先，按《檔案法》及相關(guān)法律規(guī)定制定出一整套檔案管理制度，如：《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案保密制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》等，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。其次，根據(jù)單位自身發(fā)展的需要，制定文書、會計(jì)等各類檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案立卷、整理、保管、保密、借閱、銷毀、檔案人員崗位責(zé)任制等19項(xiàng)相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)有法可依、有章可循，職責(zé)分明，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，實(shí)行規(guī)章制度上墻公布，提高檔案工作的透明度，提升檔案工作質(zhì)量和效率。

（三）完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

按照檔案室標(biāo)準(zhǔn)要求，單位應(yīng)該立足高起點(diǎn)，加大資金投入，全面完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為提高檔案現(xiàn)代化管理水平，應(yīng)購置安裝“萬維數(shù)字化檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)”，逐步將文件檔案錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)電子信息化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。

（四）推進(jìn)檔案管理升級達(dá)標(biāo)

為提高案卷的質(zhì)量，從狠抓基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)著手，力求規(guī)范、統(tǒng)一、合理、科學(xué)。根據(jù)市檔案局的要求和省局制定的各種立卷歸檔制度及分類編號方法，將歷年的文書、會計(jì)檔案進(jìn)行整理歸檔，按其體系分類整理上架。按相關(guān)規(guī)范進(jìn)行編目、編號、裝訂，做到分類科學(xué)、裝訂規(guī)范、排列有序、編目編號系統(tǒng)規(guī)范。

（五）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，單位及上級部門要從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們自學(xué)檔案管理知識，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。三要組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請進(jìn)來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能，以促進(jìn)單位檔案工作健康、平衡發(fā)展。

綜上所述，檔案管理工作對我國現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，通過不斷提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加快對檔案人才的建設(shè)步伐，重視對規(guī)章制度的建設(shè)，完善對檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)，逐步適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]卜青平. 單位檔案管理模式的探討 [J].商場現(xiàn)代化，2009（5）.

[2]賈金國.淺議單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].理論研究，2010（10）.