檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性

李揚(yáng)

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)水平及社會各行各業(yè)的不斷發(fā)展，國家針對城市環(huán)境衛(wèi)生的檔案管理工作提出了越來越高的要求，同時也給予了越來越多的重視。檔案管理正在從傳統(tǒng)非網(wǎng)絡(luò)化管理模式向著電子化信息化不斷轉(zhuǎn)變。本次論文主要結(jié)合衛(wèi)生清理工作，對檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性著手，分析了在推進(jìn)過程中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決策略，希望能夠?yàn)橥愋袠I(yè)提出有效的參考和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化信息化；必要性；方法探究

根據(jù)相關(guān)研究資料顯示，關(guān)于環(huán)境衛(wèi)生工作在檔案管理過程中，文書檔案、業(yè)務(wù)檔案屬于最基礎(chǔ)類的收集整理工作。在新的歷史時期，各級單位應(yīng)充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化信息化，提高檔案管理者的綜合素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的普及，減少資源浪費(fèi)，提高管理效率，提升生活品質(zhì)。同時確保檔案的安全性和完整性，實(shí)現(xiàn)系列工作的全面存檔。

1.傳統(tǒng)檔案管理模式的現(xiàn)狀

環(huán)保工作本身涉及的領(lǐng)域就比較多元化，并且多數(shù)為科學(xué)技術(shù)工作，在環(huán)境管理、環(huán)境衛(wèi)生清理、信訪以及環(huán)境科技的各項(xiàng)工作開展過程中，會有大量的原始資料需要存檔，確保真實(shí)性、安全性、完整性。檔案室通常是綜合性的，現(xiàn)有的檔案管理主要依賴于管理員應(yīng)用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度進(jìn)行紙質(zhì)分類存放，并做好保管工作。但是以現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理辦法，還是很難避免紙張發(fā)霉、發(fā)黃，甚至是生蟲和遺失，這種情況下電子檔案仍然得到的重視程度不夠。因此，在面對大量環(huán)境衛(wèi)生清理工作檔案，探討檔案電子化是非常有必要性的。

2.檔案管理電子化信息化的必要性

2.1電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是人們利用計算機(jī)光盤、磁片作為載體保存的一種電子文件，常見的有電子文檔、電子圖片、電子郵件等等。更傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較，電子檔案具備幾個特點(diǎn)，第一，利用互聯(lián)網(wǎng)信息化進(jìn)行檔案的保存。第二，在傳輸過程中能夠更快速地實(shí)現(xiàn)資源共享，并且不受時空的限制。第三，不會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的發(fā)黃發(fā)霉等現(xiàn)象，對于環(huán)境的溫度和濕度要求沒有紙質(zhì)版的高。

2.2文件歸檔的方式

在對電子檔案進(jìn)行歸檔存放的過程中，一般是先把文件保存到磁盤上，這樣更加有利于長期的保存。在實(shí)際的操作過程中，因?yàn)殡娮虞d體穩(wěn)定性較低，為了避免意外可以制作備份，確保長期完好地保存。但是這樣會影響到整體的工作效率，因此，為了提升電子檔案保存率，相關(guān)單位應(yīng)該對檔案管理電子化信息化的人員進(jìn)行充分利用，提高文件保存穩(wěn)定性。

2.3長久安全的儲存

信息安全就是要同時保障信息的客觀性和精準(zhǔn)性。通常，環(huán)境檔案都是帶有印章的或者簽署了標(biāo)志，因此，在對電子檔案進(jìn)行歸檔的過程當(dāng)中，也要盡可能地保存好這些標(biāo)志，在存放電子版的同時，也要保證紙質(zhì)版妥善被保管。

3.檔案管理電子化信息化進(jìn)程中存在的問題

3.1缺乏認(rèn)識

對于檔案管理信息化電子化缺乏認(rèn)識主要表現(xiàn)在下面幾點(diǎn)：第一點(diǎn)，在實(shí)際的工作過程中，許多檔案管理人員的工作重點(diǎn)都是放在了手工的操作上，對于檔案管理電子化信息化的重要性和便利性沒有意識上去。第二點(diǎn)，相關(guān)部門沒有對檔案管理的電子化信息化引起足夠的重視，沒有對電子檔案建設(shè)的緊迫性充分認(rèn)識，導(dǎo)致檔案管理電子化只是流于形式。第三點(diǎn)，沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，浪費(fèi)紙質(zhì)資源，拉低管理效率，無法適應(yīng)社會。

3.2資金不足

檔案管理工作的電子化信息化是需要資金支持的，包括新技術(shù)的引進(jìn)，硬件設(shè)備的配置等等。但是在實(shí)際的推進(jìn)過程中，各級部門對于這一部分的資金投入十分有限，在人力資源上的存儲更是非常有限，尤其是一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的地區(qū)。資金不足對于檔案管理電子化的推進(jìn)產(chǎn)生了非常大的阻礙。

3.3體制不全

檔案管理的電子化信息化還是一個新興的事物，對于很多地方來說還沒有形成一套完善的管理理論。一方面，對于技術(shù)要求的標(biāo)準(zhǔn)層次不齊，在適用性和通用性的方面存在著很大的差距。另一方面，檔案管理的信息化編碼也不夠統(tǒng)一，這在很大程度上加大了檔案信息化的普及難度。

3.4人才匱乏

檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化還是一個十分復(fù)雜的工程，除了硬件設(shè)備的配備之外，還需要大量的專業(yè)化人才，這些人才一方面要了解檔案管理的相關(guān)知識，通知也要通曉計算機(jī)操作的各項(xiàng)技能，并且一定要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和道德標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案管理電子化信息化的推進(jìn)舉措

4.1提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

一方面，在關(guān)于環(huán)境衛(wèi)生清理檔案的建立上，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其電子檔案電子化信息化的宣傳、教育力度，將檔案電子化工作納入到重要議事日程當(dāng)中。另一方面，相關(guān)政府部門要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力，構(gòu)建起完善的電子檔案信息平臺。最后，要合理采取有效的措施，提高工作人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，安排培訓(xùn)和指導(dǎo)。

4.2分撥資金，加大投入

一方面，要開源，要實(shí)行多渠道的資金收集，如果無法實(shí)現(xiàn)一步到位的資金撥付，可以分期投入，減少資金壓力。一方面，要增配計算機(jī)、掃描設(shè)備、復(fù)印機(jī)等等現(xiàn)代化的辦公產(chǎn)品。另一方面，對于各級單位的內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立起局域網(wǎng)，對外要連接上互聯(lián)網(wǎng)，加大對于信息的保護(hù)力度。最后，要增加對于設(shè)備的后期維護(hù)能力，確保長期運(yùn)行。

4.3完善制度體系建設(shè)

一方面，要在某個地區(qū)建立起檔案管理中心，全面提升檔案館的影響力。第二，從體制方面要對檔案管理的工作模式進(jìn)行改革，從法制層面妥善解決檔案管理涉及到的利益問題，同時在制度上建立起電子檔案的運(yùn)行管理機(jī)制。

4.4提升人才業(yè)務(wù)水平

人才的培養(yǎng)也是檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、信息化的必要基礎(chǔ)條件。各單位要積極吸納和培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人才，同時加大對于工作人員信息化應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)和教育，提高工作人員的綜合辦事水平。

結(jié)束語

綜上所述，本文主要就傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行相關(guān)闡述，接著對環(huán)境衛(wèi)生清理工作相關(guān)的檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性進(jìn)行討論，分析在檔案管理電子化信息化的推進(jìn)過程中存在哪些問題，提出了解決的對策，希望能夠?yàn)闄n案管理的現(xiàn)代化、高效化提供有效建議。

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