信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理

王愛華

摘要：信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的快速發(fā)展推動了檔案管理的深刻變革。檔案信息化的發(fā)展無疑開拓了檔案服務(wù)的范圍和方法，同時也對檔案管理提出了更高的要求。做好信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。本文從信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理比較入手，對信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作的要求與策略，以及需要注意的問題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息化；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理是以信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源管理為核心，以檔案信息共享為目標(biāo)的動態(tài)發(fā)展過程。包括檔案信息的數(shù)字化；檔案信息接收、傳遞、存儲和利用的一體化、多樣化；檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化等內(nèi)容。

一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同

（一）管理內(nèi)容多樣化

區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理模式，電子檔案信息資源多以數(shù)據(jù)庫、信息庫的形式出現(xiàn)，除了紙質(zhì)檔案以外，檔案信息還有圖形、圖像、聲音、視頻等多種形式載體。

（二）檔案整理一體化

在網(wǎng)絡(luò)條件下，電子檔案從起草、修改、審核、發(fā)送幾乎完全在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，文件一旦形成，便可馬上儲存和歸檔，做到登記、立卷、著錄工作三位一體，由原來的檔案人員被動收集、手工開發(fā)、人工錄入信息，變?yōu)橛蓹n案形成者直接參與檔案信息的管理，這將大大縮短檔案開發(fā)的周期，減少人員和管理環(huán)節(jié)，使檔案整理呈現(xiàn)一體化特點。

（三）檔案利用便捷化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，大大加快了人們學(xué)習(xí)、工作和生活的節(jié)奏，時間成本成為人們必須考慮的重要因素。人們在追求檔案信息服務(wù)的過程中，對時效性提出了更高的要求。檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將信息收集到，并在服務(wù)器上歸檔。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檢索功能快速準(zhǔn)確地找到所需內(nèi)容，并可超越時間和地域限制，異地利用檔案，大大提高了檔案利用的效率。

（四）檔案服務(wù)多樣化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突破了人們習(xí)以為常的人工檢索，向人們提供了全新的超文本、超媒體閱讀和自動化檢索方式，從抽象化的文字?jǐn)U展為圖像、聲音、三維動畫等多種媒體，使用者平添檔案利用的方便和樂趣。

二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)的對策及建議

檔案信息服務(wù)要求以先進(jìn)的服務(wù)手段、靈活的方式，高效地為利用者提供需要的相關(guān)檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，方便快捷地服務(wù)于社會公眾。信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理有以下幾方面的對策及建議：

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)工作

檔案信息化建設(shè)，涉及許多技術(shù)手段和處理流程，從而對檔案管理者的知識和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。檔案管理工作要求運(yùn)用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套。檔案工作者除需諳熟檔案業(yè)務(wù)的工作流程和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的整理外，還應(yīng)具備規(guī)范操作計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)傳送、數(shù)據(jù)庫處理、多媒體應(yīng)用、病毒防治等技能，使自己成為一專多能的復(fù)合型人才，以盡快適應(yīng)檔案管理工作的變革，跟上信息化時代發(fā)展的步伐。

（二）制定完善的信息政策和信息法規(guī)

信息政策和法規(guī)是對信息系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行調(diào)節(jié)的一整套政策體系和法律規(guī)范，是指導(dǎo)信息事業(yè)發(fā)展的原則和策略。首先，在制定信息政策時，是否體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的模式、目標(biāo)、任務(wù)、步驟和重點。其次，要建立完善的政策體系，包括信息技術(shù)、信息人才、信息投資在內(nèi)的信息資源政策。再次，要加強(qiáng)檔案信息立法工作，不僅包括有關(guān)檔案信息資源建設(shè)組織與開發(fā)的法律規(guī)范，而且涉及傳輸中的檔案信息安全的相關(guān)法律，同樣也涉及用戶利用檔案信息資源所必須遵守的相關(guān)法律規(guī)范問題。

（三）完善軟、硬件環(huán)境，推動檔案信息化建設(shè)

高科技的服務(wù)必然要有高科技的硬件、軟件設(shè)施作為其堅強(qiáng)有力的后盾。建立一個規(guī)范的、全面的、完善的檔案信息化管理系統(tǒng)將是一個勢不可逆的發(fā)展發(fā)向。但檔案工作的現(xiàn)狀是投入經(jīng)費(fèi)少，基礎(chǔ)設(shè)施落后，新技術(shù)應(yīng)用不普及，難以達(dá)到檔案管理自動化的要求。因此，檔案信息化將是一個長期的過程，必須在工作中逐步實現(xiàn)檔案管理設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化。檔案部門應(yīng)積極創(chuàng)造有利條件，為檔案信息化提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)保證，推動檔案信息資源開發(fā)利用的自動化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。具體地說，除了要有必要的高性能硬件設(shè)備如計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等外，還必須基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，大力開發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件。

（四）加強(qiáng)電子檔案安全管理，提高防范能力

電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊。由于電子檔案的形式和內(nèi)容往往是相互分離的，使得電子文件信息隨時面臨著被修改、盜竊甚至銷毀的危險，這給保證電子檔案的原始性、真實性增加了困難。因此，在電子文件開發(fā)、存儲、利用的過程中，要采取有效措施，保證其信息安全和載體安全。

1.制度建設(shè)：以國家及行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來指導(dǎo)工作，建立健全使用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的規(guī)章制度，這些制度應(yīng)包括對檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的安全要求，對檔案工作人員和檔案利用人員的要求等內(nèi)容。如：用戶標(biāo)識管理、信息介質(zhì)管理、密鑰管理等，切實做到用制度規(guī)范行為，按職責(zé)實施管理。形成制度化、正規(guī)化的電子檔案安全管理秩序。

2.人員管理：加強(qiáng)對檔案工作人員的保密意識教育和安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之充分認(rèn)識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性，提高檔案工作人員的思想業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)。另外，還要對信息使用者的行為實行有效的監(jiān)控，加強(qiáng)用戶口令管理，保證只有授權(quán)人員可以訪問計算機(jī)系統(tǒng)中的信息。以防未被授權(quán)者對信息的更改、破壞、惡意泄露和非法利用。

3.技術(shù)應(yīng)用：定期進(jìn)行軟硬件檢測，設(shè)置加密防護(hù)技術(shù)，做好殺毒軟件及防火墻的安裝并按時升級。保證檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全有效地傳播。

總之，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案服務(wù)工作的內(nèi)容和方式必須不斷地開拓、創(chuàng)新，這樣才能與時俱進(jìn)，跟上時代的步伐。檔案工作者在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下任重而道遠(yuǎn)，要不斷改進(jìn)服務(wù)方式、提高信息化水平以滿足利用者對檔案信息的高層次的需求。

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