淺析文書檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

趙菲菲

摘 要：文書檔案管理工作是衡量一個(gè)企業(yè)或組織內(nèi)部管理體系的最根本內(nèi)容，不論是企業(yè)、社會(huì)組織還是事業(yè)單位，都需要一套完整的文書檔案管理體系和專業(yè)的文書檔案管理工作人員。隨著社會(huì)水平的不斷發(fā)展，相關(guān)組織和單位對(duì)文書管理工作的要求也越來(lái)越高，然而，現(xiàn)階段有的企業(yè)在文書檔案管理方面還存在著一些問(wèn)題，基于此，本文將對(duì)文書檔案中所存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)的解決策略，使企業(yè)對(duì)文書檔案的管理工作能更加完善。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；策略

任何一個(gè)企業(yè)都需要通過(guò)文書檔案的方式來(lái)記錄信息，文書檔案的完整性和準(zhǔn)確性直接關(guān)系到企業(yè)的利益與發(fā)展。因此必須建立一套健全的企業(yè)文書檔案管理系統(tǒng)，并在實(shí)際工作過(guò)程中切實(shí)落實(shí)好管理政策，合理安排好工作人員，切實(shí)解決現(xiàn)階段文書檔案管理過(guò)程中所面臨的困難，才能提高文書檔案的質(zhì)量和利用率，從而提高企業(yè)的工作效率。

1 文書檔案管理的定義及特點(diǎn)

文書檔案是企業(yè)、事業(yè)單位或社會(huì)組織在進(jìn)行活動(dòng)后留下的有價(jià)值的書面資料，通常是由文書的形式轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)的。文書檔案管理工作通常是將以整理好的文書檔案材料按照某種特定的順序或規(guī)則進(jìn)行再處理的過(guò)程。文書檔案管理工作的重點(diǎn)在于對(duì)資料的收集、整理和儲(chǔ)存。將發(fā)生的某件事的具體過(guò)程、參與人物以及時(shí)間和地點(diǎn)等因素通過(guò)紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)兩種載體記錄下來(lái)，并由專人負(fù)責(zé)分門別類的整理，并將其存放在檔案室內(nèi)，以供后人查閱。這里體現(xiàn)出文書檔案管理工作的特點(diǎn)之一就是對(duì)事件的記錄，方便后人再次了解事件。在文書檔案管理工作中最重要的就是要切實(shí)保證存儲(chǔ)材料的完整性和安全性。其中文書工作主要包括對(duì)資料的收集，整理和記錄，而檔案工作主要是對(duì)以立檔的資料進(jìn)行審核、修改和管理?？梢钥闯觯臅ぷ鲿r(shí)檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作必須依靠文書工作才能進(jìn)行。文書檔案的另一個(gè)特點(diǎn)就是其內(nèi)容十分的豐富多樣，載體的種類也很多。例如，文書檔案往往包括科技檔案、行政檔案、會(huì)計(jì)檔案、黨建管理檔案等諸多內(nèi)容；其載體又包括照片、錄音、錄像、合同協(xié)議等形式。

2 文書檔案管理中所存在的問(wèn)題

2.1 文書工作和檔案工作不能進(jìn)行良好的銜接

文書工作與檔案工作既有區(qū)別又有聯(lián)系，二者是相輔相成的，在實(shí)際工作中文書工作不能離開檔案工作單獨(dú)存在，檔案工作也不能離開文書工作單獨(dú)存在。而在企業(yè)工作分工中，文書工作與檔案工作往往是兩個(gè)獨(dú)立的工作模塊，這就很容易導(dǎo)致文書工作與檔案工作相分離，文書工作人員在工作中不考慮檔案工作，這就導(dǎo)致檔案工作很難開展下去，而檔案工作人員也很少考慮文書工作人員的工作，這就導(dǎo)致二者之間的距離越來(lái)越大，從而降低了企業(yè)文書檔案管理工作的實(shí)際工作效率與質(zhì)量。文書工作與檔案工作所面臨的主要問(wèn)題就是其格式性和規(guī)范性不強(qiáng)，例如，紙張尺寸不合適，相關(guān)文件編碼混亂，原件丟失，附件不齊全，程序不合規(guī)范等。

2.2 工作人員素質(zhì)不高

工作人員不具備專業(yè)素質(zhì)是文書檔案管理工作現(xiàn)階段所面臨的主要問(wèn)題之一。在文書檔案管理工作中往往存在著人員缺乏的問(wèn)題，有關(guān)企業(yè)或組織這個(gè)時(shí)候就會(huì)臨時(shí)找來(lái)頂上這個(gè)工作，而這些臨時(shí)找來(lái)的人大部分都沒(méi)接觸過(guò)文書檔案管理工作，不了解其工作流程，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的工作培訓(xùn)，不具備工作的基本能力，如果由這些人來(lái)進(jìn)行文書檔案管理工作，由于其不專業(yè)也缺乏經(jīng)驗(yàn)會(huì)拖慢工作的總體進(jìn)程，甚至?xí)构ぷ鞒霈F(xiàn)偏差，這都是非常嚴(yán)重的問(wèn)題。而以在職的員工也有一部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，不具備上崗資格，他們往往憑經(jīng)驗(yàn)處理問(wèn)題，缺乏專業(yè)知識(shí)，這些都是文書檔案管理工作中問(wèn)題的隱患。在新時(shí)代，文書檔案管理工作中需要的是思想能夠與時(shí)俱進(jìn)，掌握了專業(yè)知識(shí)的人才，如果相關(guān)企業(yè)或組織依舊采用老一代濫竽充數(shù)的工作人員，就會(huì)阻礙文書檔案管理工作的發(fā)展，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的發(fā)展速度。

2.3 管理人員不夠重視

我國(guó)文書檔案管理工作發(fā)展相對(duì)于落后，主要原因之一就是領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視。在企業(yè)的文書檔案管理工作中往往存在著資金缺乏，人員不足等情況，同時(shí)企業(yè)也沒(méi)有完整的工作管理體系，這將導(dǎo)致人力和無(wú)力資源的進(jìn)一步浪費(fèi)，是我國(guó)文書檔案管理工作停滯不前。

3 文書檔案管理中所存在問(wèn)題的解決策略

3.1 銜接好文書工作與檔案工作

檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上建立的，只有文書工作的質(zhì)量切實(shí)特高了，檔案工作的質(zhì)量才能隨之提高。這就要求文書工作人員在實(shí)際工作的過(guò)程中要充分為檔案工作人員考慮，提高文書工作的規(guī)范性與格式性才能方便檔案工作的進(jìn)行。在紙張的選擇和裝訂時(shí)一定要注意統(tǒng)一性和規(guī)范性，不能隨意選擇紙張隨意裝訂；以裝訂好的文件也不能用鉛筆、水筆、圓珠筆等隨意涂改；從而也要對(duì)已有文件進(jìn)行登記和檢查，這樣比較容易發(fā)現(xiàn)文件是否丟失，也方便工作人員及時(shí)找回文件；除此之外也要強(qiáng)化文件的立檔工作，這是文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)同時(shí)也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，是文書工作和檔案工作的銜接之處。只有切實(shí)注意以上幾點(diǎn)問(wèn)題才能實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案工作的一體化管理，從而提升文書檔案管理工作的效率。

3.2 提升工作人員的綜合素質(zhì)

相關(guān)企業(yè)或組織要想提升工作人員的素質(zhì)，就需要對(duì)其進(jìn)行文書檔案管理知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，也應(yīng)著重培養(yǎng)其計(jì)算機(jī)使用技能，以使其能適應(yīng)新時(shí)代下文書檔案管理工作的要求。企業(yè)應(yīng)增加對(duì)員工培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)投入，開展專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)班，鼓勵(lì)工作人員能積極參加培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)。同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)設(shè)置員工考核機(jī)制，定期對(duì)其工作能力進(jìn)行考核，對(duì)考核不合格的員工可以采取一定的處罰措施，這樣可以增加員工的緊迫感，提升其學(xué)習(xí)的動(dòng)力。企業(yè)也要拓展員工的額外技能，例如開設(shè)計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)班，以提升員工的計(jì)算機(jī)使用能力，因?yàn)樵谏鐣?huì)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為各行各業(yè)工作中不可或缺的一部分，能熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作方法就能有效提升工作效率。

3.3 切實(shí)提高對(duì)文書檔案管理工作的重視程度

企業(yè)的管理階層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，文書檔案工作直接關(guān)系著一個(gè)企業(yè)的工作能力和工作效率，如果不能給予文書檔案管理工作相應(yīng)重視，那么這個(gè)企業(yè)將是停滯不前的。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的資金支持，并增強(qiáng)宣傳力度，以使文書檔案管理工作能吸引到更多的人才。同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其監(jiān)管力度，形成一套完善的管理體系，及時(shí)淘汰不合格的員工，制定工作流程，使文書檔案管理工作能夠高效率、高品質(zhì)的進(jìn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)或組織工作中的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)，企業(yè)必須提升文書檔案管理工作的工作質(zhì)量和效率，才能促使企業(yè)向更好的方向高速發(fā)展。本文從工作的銜接，管理層面和員工層面三個(gè)方面對(duì)文書管理工作現(xiàn)階段所存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了探討，認(rèn)為應(yīng)加強(qiáng)文書工作與檔案工作的銜接，強(qiáng)化管理階層對(duì)其重視程度，提升工作人員的素質(zhì)，才能有效解決文書檔案工作所面臨的困境。

參考文獻(xiàn)

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