淺析文書檔案信息的電子化

張繼超

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，檔案管理工作顯得越來越重要。在檔案管理工作中，文書檔案是其重要組成部分。電子信息技術(shù)的興起，促進(jìn)了文書檔案信息的電子化的進(jìn)程。文書檔案信息的電子化具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，但也同時(shí)存在很多的問題。本文針對(duì)文書檔案信息的電子化這一課題從三個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行了論述：首先是對(duì)文書檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了論述，然后指出了文書檔案信息電子化管理中存在的問題，最后對(duì)改革措施和解決辦法進(jìn)行了探討，希望能夠給相關(guān)從業(yè)人員的研究起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化；科學(xué)化

1 文書檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)

1.電子檔案能使辦公效率大大提高

計(jì)算機(jī)在對(duì)信息的處理方面擁有非常強(qiáng)大的功能，電子檔案是存儲(chǔ)在光盤或者磁盤等介質(zhì)中的，計(jì)算機(jī)在文書檔案信息電子化中的應(yīng)用有著非常明顯的優(yōu)勢(shì)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，依靠人力，在對(duì)信息進(jìn)行收集時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)漏抄或者字跡不清楚的情況，而使用計(jì)算機(jī)參與到文書檔案管理中就可以有效的解決這方面的問題，同時(shí)提高了信息收集、存儲(chǔ)的效率。我們認(rèn)為，文書檔案實(shí)現(xiàn)信息的電子化不僅方便、快捷，并且也大大提高了工作效率，同時(shí)也節(jié)約了人力成本，具有明顯優(yōu)勢(shì)。

2.電子傳輸能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享

在沒有實(shí)現(xiàn)文書檔案信息電子化以前，由于只是單純的手工操作，大大降低了信息的共享程度，從而導(dǎo)致了大量信息的閑置與浪費(fèi)，并且在需要某一個(gè)特定文件時(shí)，尋找需要花費(fèi)很長的時(shí)間。文書檔案信息電子化的實(shí)現(xiàn)，有助于提高檔案的利用率和利用效果，增強(qiáng)文書檔案工作人員的工作效率，提高工作水平。同時(shí)，文書檔案信息的電子化也使管理人員能夠更好的掌握檔案室的真實(shí)情況。

3.電子文件保存具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性

相對(duì)于紙質(zhì)檔案保存中存在易撕、壽命短的缺點(diǎn)，電子檔案載體材料的保存則要穩(wěn)定性好一些。紙質(zhì)檔案遇到水或者其他的情況會(huì)出現(xiàn)不同程度的破壞，可能會(huì)導(dǎo)致檔案資料無法挽回的損失。而電子文件的出現(xiàn)，不僅擴(kuò)展了資料的存儲(chǔ)范圍，同時(shí)在保存方面也具有很大的優(yōu)勢(shì)，可以根據(jù)檔案的情況來選擇不同的存儲(chǔ)載體，比如：光盤、U盤等。而這些載體無論是在存儲(chǔ)還是讀寫方面都非常方便，并且也容易實(shí)現(xiàn)共享，更重要的是壽命比較長，不易受到外界環(huán)境的影響，具有很強(qiáng)強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.文件傳遞的速度和安全性得以 提高

檔案在傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)存儲(chǔ)的情況下，在傳遞過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)丟失或者延誤的情況，這樣往往會(huì)給企事業(yè)單位造成不可挽回的損失。而文書檔案信息電子化的出現(xiàn)有效提升了文件傳遞的效率，更好的保證了文件在傳遞過程中的安全性。

2 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

1.電子檔案真實(shí)性難以保障

電子文檔具有可讀性的特點(diǎn)，檔案從業(yè)人員在進(jìn)行存檔時(shí)可以不斷的輸入和修改，并且修改后也不會(huì)留下痕跡，所以無法體現(xiàn)檔案的原始性。另外，由于電子檔案無法蓋章和簽名，電子檔案的真?zhèn)涡噪y以辨別，進(jìn)一步導(dǎo)致了電子檔案的真實(shí)性無法保證。

2.電子檔案的安全性問題日益突出

在當(dāng)今時(shí)代，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)電子信息被網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截的現(xiàn)象，很多重要的信息被黑客控制，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的不斷涌現(xiàn)，進(jìn)一步造成了電子信息丟失、損毀等嚴(yán)重后果。我們?cè)谙硎芪臅鴻n案信息電子化給我們帶來的方便、快捷的同時(shí)，電子檔案的安全性卻日益受到威脅，嚴(yán)重的甚至?xí)o企事業(yè)單位帶來無法挽回的后果。

3.電子文件兼容問題

電腦軟件存在通用性較差的缺點(diǎn)，在不同的系統(tǒng)下生成的電子文件無法實(shí)現(xiàn)通用，或者是軟件的不同導(dǎo)致了電子文件格式的差異，所以這就給檔案從業(yè)人員無形中增加了工作量，提高了文書檔案管理的成本。

4.要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)

文書檔案信息電子化的實(shí)現(xiàn)，對(duì)文書檔案管理人員的要求也有了很大的提高。檔案管理人員只有具備較高的技術(shù)水平和文化水平才能更好的進(jìn)行文書檔案的管理。

3 改革措施和解決辦法

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離，能夠有效的保證文書檔案信息電子化的安全。我們可以在第一層設(shè)置一個(gè)路由器，由路由器對(duì)不明地址或者來源不明的服務(wù)進(jìn)行屏蔽。第二層設(shè)置一個(gè)防火墻。防火墻大部分都具有相關(guān)的認(rèn)證機(jī)制，一般情況下我們將防火墻的功能歸納為以下五類：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理硬件方面的投入，有效提高檔案室硬件環(huán)境。然后是強(qiáng)化對(duì)文書檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。第三是提高檔案管理相關(guān)部門的合作與交流。

4 結(jié)束語

信息化時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)取得了巨大的提升和進(jìn)步，而作為檔案管理工作的重要構(gòu)成部分，文書檔案記錄了歷史發(fā)展的進(jìn)程，更是企事業(yè)單位重大事件、歷史軌跡的再現(xiàn)者。時(shí)代的進(jìn)步促進(jìn)了文書檔案信息電子化的實(shí)現(xiàn)，并且代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。文書檔案信息電子化的實(shí)現(xiàn)，即大大的提高了文書檔案工作的工作效率，同時(shí)也帶來了很多問題。我們要揚(yáng)長避短，不斷的提升和改善文書檔案信息電子化中出現(xiàn)的問題，更好的保證電子檔案的真實(shí)性和安全性。同時(shí)，檔案從業(yè)人員也要充分重視檔案信息電子化給我們帶來的挑戰(zhàn)，不僅對(duì)我們的技能有了更高的要求，同時(shí)也要求我們必須具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，因此，我們要不斷的學(xué)習(xí)新技能，充實(shí)自己，更好的提高自己的綜合素質(zhì)，才能更好的完成文書檔案信息電子化的工作，為單位創(chuàng)造更多的價(jià)值。

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