淺談醫(yī)院文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和信息化

摘 要：文書(shū)檔案管理的水平的好壞是反映醫(yī)院在檔案管理水準(zhǔn)方面一個(gè)重要的指標(biāo)，會(huì)對(duì)檔案資料所呈現(xiàn)的完整性和質(zhì)量形成較大的影響。必須要增強(qiáng)對(duì)于文書(shū)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能真正提升利用文書(shū)檔案的效率。本篇文章首先就醫(yī)院文書(shū)檔案加強(qiáng)規(guī)范管理的方法進(jìn)行了探討，繼而分析了在醫(yī)院文書(shū)檔案管理當(dāng)中對(duì)于信息技術(shù)應(yīng)用，以期為我國(guó)各衛(wèi)生部門(mén)的文書(shū)檔案管理工作者提供一些思路。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書(shū)檔案；規(guī)范化管理；信息技術(shù)

1 醫(yī)院文書(shū)檔案加強(qiáng)規(guī)范化管理的方法

1.1 文書(shū)檔案管理水平的加強(qiáng)

為了確保醫(yī)院在文書(shū)檔案的管理工作中更加的規(guī)范，院內(nèi)相關(guān)管理人員應(yīng)該將文書(shū)檔案的管理工作提上會(huì)議日程，從人力、物力以及財(cái)力給予大力的支持。

1.1.1組織保障

將文書(shū)檔案的管理工作列入到醫(yī)院當(dāng)下的一個(gè)重點(diǎn)的任務(wù)去抓，醫(yī)院內(nèi)部成立起由一把手擔(dān)任組長(zhǎng)，其它分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)的文書(shū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，跟每個(gè)科室都要簽訂一份文書(shū)檔案管理的責(zé)任書(shū)。

1.1.2人員保障

在任用文書(shū)檔案管理人員的時(shí)候，應(yīng)該選擇專(zhuān)業(yè)與之相符、思想品德較好、工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員，同時(shí)要確保其能夠在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)保持工作的穩(wěn)定。在對(duì)文書(shū)檔案加以審核的時(shí)候，要遵從嚴(yán)格、細(xì)致、全面、準(zhǔn)確的原則，對(duì)那些手續(xù)不夠齊整，或者不夠真實(shí)的材料，嚴(yán)格杜絕其歸入到文書(shū)檔案當(dāng)中。

1.1.3物質(zhì)保障

醫(yī)院要加大對(duì)文書(shū)檔案工作配套設(shè)備和設(shè)施的資金投入，將檔案室加以重新的裝修和改造，安裝上鐵窗和鐵門(mén)，并且配備鐵質(zhì)的檔案密集柜，對(duì)各種設(shè)備加以更新，如空調(diào)、電腦、打印機(jī)、掃描儀、滅火器以及除塵器等，并且對(duì)防火、防水、防塵以及防盜等設(shè)施加以不斷的完善。

1.2 文書(shū)檔案建設(shè)的加強(qiáng)

1.2.1規(guī)范化

嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家相關(guān)法規(guī)以及醫(yī)院對(duì)于文書(shū)資料管理相關(guān)規(guī)定，切實(shí)做好對(duì)文書(shū)檔案管理的制度建設(shè)。

1.2.2環(huán)節(jié)化

對(duì)文書(shū)檔案實(shí)施的收集、保管、整理以及更新等環(huán)節(jié)要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人員加以管理，要定崗、定期、定責(zé)的設(shè)置相關(guān)工作人員進(jìn)行交叉方式的審核，從而保證文書(shū)檔案的收集具備及時(shí)性，整理具備明晰性，保管具備嚴(yán)密性，更新具備現(xiàn)勢(shì)性以及利用具備嚴(yán)密性。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員一定要保證文書(shū)檔案的歸檔具備一定的完整性和準(zhǔn)確性，繼而使得對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行查閱的時(shí)候更加的清晰明朗。

1.2.3培訓(xùn)化

對(duì)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作人員加以專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能方面的培訓(xùn)，從而提升他們的管理能力、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及理論水準(zhǔn)。培訓(xùn)的具體內(nèi)容應(yīng)該包含檔案的立卷操作、部門(mén)立卷、檔卷展評(píng)以及檔案信息化等等。

1.2.4實(shí)效化

對(duì)醫(yī)院的文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)以及存放，保證立卷清晰，從而能夠隨時(shí)給業(yè)務(wù)辦理供給出第一手的文書(shū)檔案材料。

1.3文書(shū)檔案工作效能的加強(qiáng)

1.3.1方便快捷

將查閱文書(shū)檔案的特點(diǎn)加以有機(jī)的結(jié)合，醫(yī)院管理人員應(yīng)該任用專(zhuān)業(yè)的工作人員實(shí)現(xiàn)對(duì)其管理的文書(shū)檔案加以合理的編排以及存放，在查取文書(shū)檔案的時(shí)候應(yīng)該做到隨調(diào)隨查，并且能夠隨查隨用。

1.3.2主動(dòng)服務(wù)

在對(duì)查閱文書(shū)檔案進(jìn)行接待的時(shí)候，應(yīng)該注意創(chuàng)設(shè)一種更為優(yōu)質(zhì)的查閱環(huán)境，時(shí)刻為服務(wù)質(zhì)量的提升做出努力，繼而及時(shí)、主動(dòng)并且準(zhǔn)確的提供服務(wù)。

1.3.3及時(shí)歸檔

應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案的歸檔加以定期的檢查，防止文檔丟失的情況出現(xiàn)。對(duì)文書(shū)檔案加以及時(shí)的整理和填充，繼而做到對(duì)文書(shū)檔案的分類(lèi)精準(zhǔn)、外觀整齊以及材料完整。管理人員在實(shí)施文書(shū)檔案的收集工作時(shí)要積極加強(qiáng)自身的責(zé)任感，做到細(xì)致耐心的展開(kāi)工作。

1.3.4嚴(yán)格防范

醫(yī)院管理人員要將單位內(nèi)部的實(shí)際狀況結(jié)合起來(lái)，繼而制定出一套較為完善針對(duì)文書(shū)檔案的管理制度，對(duì)制度當(dāng)中的規(guī)定要加以嚴(yán)格的遵守，實(shí)施定期或者是不定期的檢查，將各種防范措施落實(shí)到實(shí)處。要細(xì)致認(rèn)真的編輯好文書(shū)檔案的查取工作臺(tái)賬，始終對(duì)工作的標(biāo)準(zhǔn)和紀(jì)律加以堅(jiān)守，對(duì)進(jìn)出文書(shū)檔案加以嚴(yán)格的把關(guān)，確保將一切必要的手續(xù)履行齊全，從而保證文書(shū)檔案的管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)萬(wàn)無(wú)一失。

2 在醫(yī)院文書(shū)檔案管理當(dāng)中應(yīng)用信息技術(shù)

近些年來(lái)，信息技術(shù)得到了高速的發(fā)展，這就給文書(shū)檔案的管理工作提供了契機(jī)，為文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理供給出了非常多的有利條件。在醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用現(xiàn)代高新信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息檢索方式逐步朝著網(wǎng)絡(luò)和智能檢索的方向發(fā)展，使得文書(shū)檔案管理所呈現(xiàn)的利用率得以提升。與此同時(shí)，還可以對(duì)文書(shū)檔案的相關(guān)信息資源加以更為良好的加工、提取、分析以及分類(lèi)，提升了工作效率和質(zhì)量。而且數(shù)字檔案較之以往的書(shū)面檔案更加容易查詢(xún)、修改以及保存，傳遞起來(lái)也十分方便，使醫(yī)院在文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中所耗費(fèi)的成本大大降低，使得檔案管理人員重復(fù)勞動(dòng)量得以減少[1]。

2.1 基本內(nèi)容

計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作當(dāng)中的應(yīng)用是其信息化最為核心的內(nèi)容之一，其具體表現(xiàn)主要是對(duì)文書(shū)檔案當(dāng)中的信息資源采用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)管理，其基本內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：

2.1.1網(wǎng)絡(luò)化

信息化技術(shù)的應(yīng)用讓醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作從理念、形式以及規(guī)模上較之以前都產(chǎn)生了許多新的改變，從以往整體性和獨(dú)立性缺失的管理模式逐漸演變成現(xiàn)代化的信息管理模式，從而實(shí)現(xiàn)了更為及時(shí)的存檔，以及對(duì)文本資料加以更為高效的更新。對(duì)于文書(shū)檔案的服務(wù)已然逐漸變化成了將網(wǎng)絡(luò)服務(wù)作為主體，利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案的相關(guān)管理部門(mén)提出利用申請(qǐng)即可，在很大程度上提升了對(duì)文書(shū)檔案應(yīng)用的效率。

2.1.2信息化

醫(yī)院文書(shū)檔案在管理工作中信息化的前提就是數(shù)字化，醫(yī)院相關(guān)管理人員應(yīng)該將信息化技術(shù)加以高效的利用，繼而實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案更為規(guī)范化和程序化的管理，實(shí)現(xiàn)管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，利用拍攝照片、文件掃描之類(lèi)的方式將傳統(tǒng)檔案全部轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化的文件，這樣就可以對(duì)文書(shū)檔案的相關(guān)資料加以更為高效和大量的處理，同時(shí)還能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息加以全面的保存、錄入以及查核，非常有利于對(duì)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)所實(shí)施的保護(hù)和利用[2]。

2.1.3自動(dòng)化

讓信息檢索更加的自動(dòng)化。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的檢索可以實(shí)現(xiàn)更多角度的同時(shí)檢索，呈現(xiàn)出效率更高、速度更快等特點(diǎn)，這是在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中所無(wú)法呈現(xiàn)的，尤其是在檔案數(shù)量比較龐大的時(shí)候，這些特點(diǎn)顯現(xiàn)的會(huì)更為突出。

2.2 建設(shè)措施

2.2.1文書(shū)檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)的加強(qiáng)

對(duì)于文書(shū)檔案實(shí)施的管理工作應(yīng)該說(shuō)是醫(yī)院內(nèi)部最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，所以應(yīng)該切實(shí)加強(qiáng)對(duì)其信息化培訓(xùn)的建設(shè)。利用集中學(xué)習(xí)、自學(xué)等方式能夠有效的促進(jìn)文書(shū)檔案管理人員對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)程度的提升。集中學(xué)習(xí)可以歸納成兩種方式：①選擇派遣檔案管理工作的業(yè)務(wù)骨干去參加各級(jí)部門(mén)組織的培訓(xùn)課程；②醫(yī)院內(nèi)部定期組織對(duì)全部檔案管理人員實(shí)施集中化的培訓(xùn)。而在培訓(xùn)的過(guò)程中應(yīng)該注意到要將本醫(yī)院所具備的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，同時(shí)對(duì)一些相關(guān)的規(guī)范加以細(xì)致的解讀。

2.2.2安全性原則的遵循

在現(xiàn)代信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代中，在實(shí)施信息傳播的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)該對(duì)其安全性加以高度的重視。而文書(shū)檔案的安全通常指的是其利用以及儲(chǔ)存這兩個(gè)方面的安全。首先，應(yīng)該加強(qiáng)文書(shū)檔案的安全保密相關(guān)工作，將國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)加以充分的結(jié)合，讓每一名檔案管理工作人員都能夠樹(shù)立起安全保密的基本意識(shí)。其次，利用一些技術(shù)手段，將文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的回復(fù)以及備份機(jī)制加以及時(shí)的設(shè)立。最后，為保證文書(shū)檔案的安全性，應(yīng)該盡量去避免醫(yī)院文書(shū)檔案的內(nèi)部局域網(wǎng)跟外網(wǎng)相互連接[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院一定要將以往對(duì)于文書(shū)檔案實(shí)施管理的模式加以轉(zhuǎn)變，繼而適應(yīng)新時(shí)代的變化，創(chuàng)造出更為新穎、實(shí)用的管理流程。創(chuàng)建出一種規(guī)范化和信息化程度更高的文書(shū)檔案管理模式，這是文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的一個(gè)基本的要求，更是管理水平提升的必經(jīng)之路，只有這樣才能給醫(yī)院現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)提供了有力的支撐和保障。

參考文獻(xiàn)

[1]陳家義.醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012，23 （10）：120-124.

[2]史群.文書(shū)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)修養(yǎng)、提高素質(zhì)[J].大家健康 （學(xué)術(shù)版），2013，18（19）：143-146.

[3]房云鵬.醫(yī)院文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的有效途徑研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013，22（05）：156-160.

作者簡(jiǎn)介

薛冰（1982-），女，上海，本科，畢業(yè)于上海中醫(yī)藥大學(xué)，經(jīng)濟(jì)師。