煤炭企業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理中存在的問題及對策

韓文錦

摘要：基建檔案是煤炭企業(yè)歷史憑證，為企業(yè)資產(chǎn)評估及改造維修管理提供依據(jù)和技術(shù)支撐，應(yīng)清晰認(rèn)識目前檔案管理中存在的問題，從領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，構(gòu)建工作制度以及按照建筑工程項目檔案達(dá)標(biāo)性的管理方法作改進(jìn)與完善。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè) 基本建設(shè)項目 檔案管理

我國是以煤炭為主要能源消費(fèi)的少數(shù)國家之一。中國煤炭工業(yè)協(xié)會公布數(shù)據(jù)顯示，我國煤炭企業(yè)數(shù)量龐大，全國有一定規(guī)模的企業(yè)多達(dá)8000余家；2015年1-11月，90家大型煤炭企業(yè)原煤產(chǎn)量完成23.0億噸，同比減少1.08億噸，下降4.5%。在煤炭產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)形勢非常嚴(yán)峻的形勢下，產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型迫在眉睫。煤炭產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型的過程中發(fā)生了大量的基本建設(shè)項目，隨之而來會形成數(shù)量龐大的基建項目檔案，基建檔案是煤炭企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)活動中重要的歷史憑證，既可以為企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)評估工作提供有效的依據(jù)，也是項目質(zhì)量和后續(xù)維修改造的重要憑證。因此，完善煤炭企業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理工作刻不容緩。

一、加強(qiáng)煤炭企業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理的重要性

1.基建檔案是煤炭企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)活動的歷史憑證

基建檔案是一個建筑工程項目從決策階段開始到竣工驗收交付使用結(jié)束，整個過程中所涉及到的各種資料，這些資料都真實的記錄了煤炭企業(yè)每個建筑工程項目的整個建設(shè)過程，是一個非常重要的歷史憑證。當(dāng)煤炭企業(yè)與施工單位因為建筑工程項目最終的結(jié)算支付或質(zhì)保問題有爭議時，可以提供有效的依據(jù)，維護(hù)煤炭企業(yè)權(quán)益。

2.基建檔案為煤炭企業(yè)資產(chǎn)評估管理提供依據(jù)

同樣作為建筑工程項目的建設(shè)單位，煤炭企業(yè)與一般的房地產(chǎn)公司相比，單個建筑工程項目地點(diǎn)相對集中，主要在媒體企業(yè)內(nèi)建設(shè)，其建設(shè)計劃僅根據(jù)國家主管部門的政策、煤炭企業(yè)發(fā)展的需要以及煤炭企業(yè)的財務(wù)狀況等相關(guān)，不需要考慮房地產(chǎn)市場環(huán)境的變化，最重要的是煤炭企業(yè)所有的建筑工程項目都是煤炭企業(yè)的固定資產(chǎn)，必須要對這些建筑工程項目進(jìn)行評估和管理。

3.基建檔案為后期改造和維修活動提供技術(shù)支撐

一套完整的建筑工程項目竣工資料應(yīng)該包括基建設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位三方的資料，如果煤炭企業(yè)要對老建筑進(jìn)行功能改造或者進(jìn)行維修工程，尤其是改造或維修活動中需要改變建筑承重結(jié)構(gòu)的，那么必須在施工前，由具有相關(guān)資質(zhì)要求的設(shè)計單位提出方案，而設(shè)計單位提出方案時最重要的參考依據(jù)就是建筑工程項目的原始檔案，這份資料包括整個建筑工程項目建設(shè)過程中各種技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)，對后續(xù)的改造和維修活動有重要的作用。

二、煤炭企業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理中存在的問題

1.煤炭企業(yè)基本建設(shè)檔案室無法收齊全竣工資料

基本建設(shè)檔案室是煤炭企業(yè)的一個科室，主要負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的接收（收集）、整理、立卷、保管、鑒定、利用和統(tǒng)計工作，按照基本建設(shè)檔案室的相關(guān)規(guī)定，基建單位應(yīng)該在每個新建以及達(dá)到一定資金的維修項目完工驗收后，按照企業(yè)《建筑工程竣工指導(dǎo)驗收記錄》的要求，及時將工程項目的建設(shè)方、施工方和監(jiān)理方等三方的竣工資料移交到煤炭企業(yè)基本建設(shè)檔案室存檔。但是，由于種種原因，有些煤炭企業(yè)工程項目的竣工資料很難符合《建筑工程竣工指導(dǎo)驗收記錄》的要求，許多重要的內(nèi)容都沒有提供，嚴(yán)重的殘缺不全，甚至還有的資料不是原件，而是沒有任何人簽署證明其有效性和真實性的復(fù)印件，配套的基建檔案管理工作就完全匹配不上。

2.存檔資料各項指標(biāo)嚴(yán)重達(dá)不達(dá)準(zhǔn)

按照國家和建筑行業(yè)對基建檔案管理工作的相關(guān)要求，根據(jù)煤炭企業(yè)的實際情況，要求每個建筑工程項目包括建設(shè)方、施工方和監(jiān)理方在內(nèi)的竣工資料必須做到一式三份，一份移交到建筑工程項目所在的城市建設(shè)檔案館，一份移交到煤炭企業(yè)的基本建設(shè)檔案室，最后一份留存在基建設(shè)計單位的內(nèi)部資料室里。有些煤炭企業(yè)的建筑工程項目的竣工資料完全達(dá)不到國家、建筑行業(yè)以及煤炭企業(yè)基本建設(shè)檔案室的要求，每個建筑工程項目的竣工資料都不齊全，并且一些重要的文件原件缺失，無法彌補(bǔ)，甚至有的建筑工程項目是違規(guī)建造，缺少重要報告等。

3.基建檔案常態(tài)化管理欠缺

基建檔案管理工作作為煤炭企業(yè)基本建設(shè)單位的一項重要職責(zé)，但是并未向其他工作一樣進(jìn)行常態(tài)化的管理。盡管基建單位的資料室只是一個臨時存放煤炭企業(yè)基建項目資料的地方，也還是需要把所有的資料按照建筑工程項目分門別類存放好，但是現(xiàn)實的管理狀況令人堪憂。比如，上級領(lǐng)導(dǎo)對某煤炭企業(yè)的基建和財務(wù)進(jìn)行全面審計，包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的所有工作人員放下手頭上的工作，全員各個辦公室各個角落找資料，整個基建單位呈現(xiàn)出一片混亂的景象，至此，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基建單位的領(lǐng)導(dǎo)無法再回避基建檔案管理工作出現(xiàn)的重大問題，不得不重新審視這項工作。

三、改進(jìn)煤炭企業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理中存在問題的對策

1.煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持

基建單位曾多次嘗試啟動基建檔案的管理工作，試圖把煤炭企業(yè)建筑工程項目的竣工資料按照年份、廠區(qū)、性質(zhì)分別整理好嚴(yán)格按照國家和行業(yè)的相關(guān)規(guī)定移交到煤炭企業(yè)的綜合檔案館，并保留一份在部門內(nèi)部的資料室以供隨時翻閱。但總是在這個過程中，基建單位遇到很多棘手的問題，比如沒有專業(yè)的基建檔案管理人員、沒有基建檔案管理的專門經(jīng)費(fèi)、沒有夠級別的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)由于缺失原件而導(dǎo)致建設(shè)工程項目的竣工資料無法提交的問題等等。基建單位領(lǐng)導(dǎo)也曾和煤炭企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)過這些問題，但是煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以目前解決有困難為由遲遲沒有予以解決，最后也就不了了之，這說到底還是因為煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，要想企業(yè)基建檔案管理工作最終能進(jìn)行規(guī)范化、日?；墓芾?，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要予以足夠的重視，一方面要定期監(jiān)督指導(dǎo)基建單位的基建檔案管理工作的進(jìn)度和工作的質(zhì)量，另一方面也要全力幫助基建單位解決在這個過程中可能出現(xiàn)的各種難題。

2.建立健全基建檔案管理工作制度

隨著煤炭企業(yè)的逐步轉(zhuǎn)型，煤炭企業(yè)要求各個行政部門根據(jù)本部門最新的工作職責(zé)制定出各項工作的制度，并編制部門制度匯編，一份上交煤炭企業(yè)辦公室存檔，一份由各部門領(lǐng)導(dǎo)組織全體職工學(xué)習(xí)。在如此大規(guī)模的制度匯編時期，基建單位仍然沒有制定基建檔案管理工作制度，并且煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對此也沒有提出任何異議。

因此，在煤炭企業(yè)基建檔案管理工作重新開啟之前，必須先制定出一套科學(xué)、合理的工作制度，一方面可以讓基建檔案管理工作規(guī)范化和程序化，另一方面可以指導(dǎo)和約束基建檔案管理人員對基建檔案進(jìn)行管理。實際上，不同生產(chǎn)能力、不同地域的許多煤炭企業(yè)都有自己的基建檔案管理辦法，都形成了一套適用于自己煤炭企業(yè)實際情況的基建檔案管理制度。企業(yè)在著手制定自己的基建檔案管理工作制度的時候可以形成一個工作小組，在充分了解煤炭企業(yè)基建檔案管理工作的實際情況后，找出今后工作的方向和重點(diǎn)，并可以借鑒其他兄弟企業(yè)的經(jīng)驗和出臺的基建檔案管理制度，在聽取專業(yè)人士的意見后，自己總結(jié)和提煉一套可以科學(xué)、先進(jìn)、適用的本企業(yè)的基建檔案管理工作制度，并要求所有人按照新出臺的制度貫徹和落實基建檔案管理工作。

3.按照建筑工程項目檔案達(dá)標(biāo)性的管理方法

隨著時間的推移，國家和建筑行業(yè)對建設(shè)單位基建檔案管理工作的要求從無到有，并且要求越來越高，越來越嚴(yán)格。但是，煤炭企業(yè)的新建建筑工程項目有幾個工程師在分別負(fù)責(zé)，那么每個工程師負(fù)責(zé)的新建筑工程項目的各方面成果就會有差異，其建筑工程項目的竣工資料也會有很大的差異。所以煤炭企業(yè)基建單位也不能一味的完全按照建筑工程項目的修建順序來整理和提交竣工資料，而是要結(jié)合每個建筑工程項目竣工資料的達(dá)標(biāo)性來綜合評定整理和提交的先后順序和批次。