檔案升級達(dá)標(biāo)后的幾點思考和體會

王小琴

[摘 要] 檔案升級達(dá)標(biāo)工作是每個用人單位都十分關(guān)注的一個問題，因為它不僅關(guān)乎檔案管理工作和檔案相關(guān)工作的工作效率，對單位的推動作用也是不容忽視的。分析如何做好檔案工作、檔案升級達(dá)標(biāo)后的意義以及檔案升級達(dá)標(biāo)后需要進(jìn)行的工作。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案升級；檔案管理；體會

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）05-0181-01

檔案升級工作是單位非常重視的工作之一，不僅能夠提高檔案管理效率，使檔案工作有規(guī)可循、有據(jù)可查，也能夠幫助單位更好地管理人員，對單位來說是不可不做的一件事。在完成檔案升級達(dá)標(biāo)工作之前，需要在以下幾個方面進(jìn)行基礎(chǔ)工作。

一、如何做好檔案升級工作

檔案升級工作對于單位來說十分重要，必須要做好檔案升級工作。

（一）從基礎(chǔ)的工作做起

做好檔案的升級工作，要從基礎(chǔ)工作做起。對于檔案升級達(dá)標(biāo)工作來說，基礎(chǔ)工作包括資料收集和檔案整理等。根據(jù)單位實際情況制定文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表（簡稱三合一制度），收集資料要全面、準(zhǔn)確，檔案整理要規(guī)范合理。按要求整理好各類檔案。做好每一份檔案的記錄工作，加強單位的檔案管理水平，方便找到檔案相關(guān)信息，避免遺漏問題的發(fā)生?；A(chǔ)工作做好了，其實是為后面的檔案升級工作打下基礎(chǔ)，高樓建成的第一步就是落成地基，地基穩(wěn)了，后面的工作才能順利進(jìn)行。

（二）增加升級配備設(shè)施設(shè)備

檔案管理現(xiàn)代化、信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是充分利用檔案實現(xiàn)檔案自身價值的需要。因此，檔案升級需要增加標(biāo)準(zhǔn)庫房建設(shè)和設(shè)施設(shè)備，這關(guān)系著后期的升級工作，也關(guān)系著檔案升級達(dá)標(biāo)的質(zhì)量。比如，有標(biāo)準(zhǔn)庫房的建設(shè)，購置檔案密集架、安裝電子檔案管理系統(tǒng)防磁柜、掃描儀等，既能夠減輕管理檔案的難度，也是對后期檔案升級工作的一個保障。

（三）建立檔案升級機制

為做好檔案升級工作，需要建立一套合理且有用的檔案升級機制。在這套機制中，要安排管理人員、專業(yè)升級檔案人員、組織人員等，是一個健全的小單位，能夠最快最好地完成檔案升級工作。但是在檔案升級機構(gòu)中，應(yīng)該盡量采用檔案管理方面的專業(yè)人員，而且還要進(jìn)行合理分工，各司其職，把檔案升級工作做扎實、做專業(yè)，形成一套完整體系，有規(guī)矩可遵守，有制度可依。而且，這個機制要和本單位的各項規(guī)章制度相結(jié)合，通過單位的規(guī)章制度為檔案升級工作添一把火。

二、檔案升級達(dá)標(biāo)后的意義

檔案升級達(dá)標(biāo)之后對于單位的管理、對單位的發(fā)展等都有著非一般的意義。

（一）檔案升級達(dá)標(biāo)后能夠提高單位管理水平

檔案升級達(dá)標(biāo)后，檔案管理起來就更加方便，而且有據(jù)可查，信息準(zhǔn)確率高。升級達(dá)標(biāo)后，也鞭策檢查監(jiān)督力度，使檔案管理更加合法化、制度化。單位檔案升級達(dá)標(biāo)后，其他部門的正常運行也有著不可分割的作用，檔案管理工作做好了，才能保證單位人員的合理流動和一一對應(yīng)，是一個單位的基礎(chǔ)工作。檔案升級達(dá)標(biāo)后，檔案查詢變得更方便快捷了，檔案管理更加高效，檔案信息也更加準(zhǔn)確，這也是對單位管理工作的一種支持，能夠提高單位的管理水平，促進(jìn)單位的進(jìn)步發(fā)展。

（二）檔案升級達(dá)標(biāo)后能夠改進(jìn)單位設(shè)備設(shè)施

檔案升級達(dá)標(biāo)可改進(jìn)單位檔案室的設(shè)備設(shè)施，有了高效的設(shè)備設(shè)施，檔案室就能獲得更好的發(fā)展，也為日后檔案管理工作提供了保障，這是個雙贏的結(jié)果。各種先進(jìn)檔案數(shù)據(jù)錄入軟件的投入使檔案工作更加便捷，檔案資料保存更安全、檢索更快捷、利用更科學(xué)，檔案相關(guān)數(shù)據(jù)更加精確，信息也更加準(zhǔn)確。

（三）檔案升級達(dá)標(biāo)后能夠促進(jìn)檔案人員發(fā)展

檔案升級達(dá)標(biāo)后，檔案人員的素質(zhì)和專業(yè)水平也大大提高，知識面拓展了，對檔案工作的認(rèn)識也更上一層樓，成為各方面知識都飽滿、自身素質(zhì)強、專業(yè)知識豐富的人才。不僅是檔案管理的相關(guān)知識，在相關(guān)方面的能力也得到提高。檔案達(dá)標(biāo)升級后，需要檔案人員不斷提高自身知識，不斷學(xué)習(xí)，適應(yīng)高科技含量的檔案工作和檔案管理工作。

三、檔案升級達(dá)標(biāo)后的工作

檔案升級達(dá)標(biāo)工作固然重要而且困難，但是檔案升級達(dá)標(biāo)之后依舊不可懈怠。

（一）不斷鞏固檔案管理工作

檔案升級達(dá)標(biāo)后并不意味著困難工作的結(jié)束，檔案人員不能夠消極怠工而應(yīng)該是干勁更足，才能應(yīng)對未來的檔案要求。檔案達(dá)標(biāo)升級之后，也還是存在著倒退和停滯不前的可能性，要居安思危，時刻警惕著檔案管理工作，不可松懈偷懶。因此，檔案管理人員需要在檔案達(dá)標(biāo)升級之后繼續(xù)進(jìn)行檔案整理和檢查工作，確保檔案升級后的檔案工作質(zhì)量。另外，還應(yīng)該積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案升級和管理方面的知識，以應(yīng)對后期檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，更好地迎接挑戰(zhàn)。

（二）不斷學(xué)習(xí)檔案方面的知識

檔案管理知識是無窮無盡的，而檔案升級達(dá)標(biāo)工作相關(guān)知識更是復(fù)雜全面，因此檔案管理人員需要時刻注意提高自身能力水平，不能讓時代的進(jìn)步掩埋了自己，而應(yīng)該不斷適應(yīng)時代，不斷學(xué)習(xí)新的相關(guān)知識，把知識作為堅實盾牌，既保障了檔案工作的秩序，也保障了自身的進(jìn)步。

檔案工作關(guān)系著整個單位的運作和進(jìn)步，檔案升級達(dá)標(biāo)工作能夠使檔案管理工作更加高效，促進(jìn)了單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。對單位而言，檔案工作是一項基礎(chǔ)工作，對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想！

參考文獻(xiàn)：

楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].中國檔案出版社，2015.