公文寫作中不規(guī)范現(xiàn)象及對策淺析

趙地梅

摘 要：公文是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理活動中，按照一定的程序和規(guī)范格式制定的傳遞信息和處理事務(wù)的工具。公文寫作的規(guī)范化體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，直接影響公文所發(fā)揮的效用。該文以公文寫作中的不規(guī)范現(xiàn)象為切入點(diǎn)，提出了公文寫作不規(guī)范現(xiàn)象的一些對策，對提高公文寫作質(zhì)量具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：公文寫作 不規(guī)范 對策

中圖分類號：H152.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）07（c）-0238-02

1 公文寫作中的不規(guī)范現(xiàn)象

自2012年《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》頒發(fā)以來，國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位都高度重視公文寫作質(zhì)量，有的地方專門開展“公文質(zhì)量年”活動，旨在提高公文的質(zhì)量。公文寫作中各種不規(guī)范現(xiàn)象卻頻頻出現(xiàn)，主要有：文種使用不規(guī)范，如臆造、濫用、錯用、缺少、混用文種現(xiàn)象；格式不正確；文字語言表達(dá)不準(zhǔn)確等。

1.1 文種使用不規(guī)范

1.1.1 臆造文種

《條例》中明確規(guī)定了決議、決定、命令（令）等15種公文正式文種[2]，但在實(shí)際工作中，文書工作者常常把事務(wù)性文書“申請、說明、匯報(bào)”等當(dāng)作公文來用，如《關(guān)于XXXX的申請》《關(guān)于XXX的工作匯報(bào)》《關(guān)于XXX的情況說明》，甚至把“規(guī)定、辦法、工作要點(diǎn)、方案”等當(dāng)公文文種，如《XXXX工作方案》。

1.1.2 濫用文種

行文單位文書工作者對《條例》中15種文種的性質(zhì)、功能、適用對象、適用內(nèi)容等認(rèn)識不清，對自身職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系、行文目的認(rèn)識不明，同時(shí)為貫徹中央“八項(xiàng)規(guī)定”，精簡公文，避免出現(xiàn)文山會海的要求下，濫用文種現(xiàn)象出現(xiàn)頻繁。本該使用正式文件，但是為精簡公文，不管行文關(guān)系、隸屬關(guān)系，一律采用便函。

1.1.3 錯用文種

行文過程中，常常遇到錯用文種的現(xiàn)象。本應(yīng)該使用“請示”的，卻使用“報(bào)告”，如《學(xué)校關(guān)于XXX撥款的報(bào)告》，從行文中，我們知道是需請求上級機(jī)關(guān)批復(fù)撥款的呈請性公文，但是卻使用不需要批復(fù)的呈報(bào)性公文。行文單位對文種認(rèn)識不清，卻苦苦等待上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，這勢必影響公文的目的。兩個單位之間沒有行政上的隸屬關(guān)系，有些單位為奉承迎合受文單位而曲意降低本單位級別，抬高對方；平級單位，或不相隸屬單位，本該用“函”行文的，卻用“請示、報(bào)告”行文。如某?？茖W(xué)校的文書工作者對“函”與“請示”的定義、使用對象等不清楚，錯誤地?cái)M了《XX學(xué)校關(guān)于與XXX學(xué)校合作辦學(xué)的請示》。另“通知、決定”和“通報(bào)”誤用，一般的人事任免應(yīng)用“通知”，而非《關(guān)于XXX的任免決定》；獎懲人員本應(yīng)用“決定”卻誤用成“通知”。在表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或告知重要情況用“通報(bào)”，實(shí)際工作中，“批評錯誤”誤用為“通知”。

1.1.4 缺少文種

有時(shí)文書起草者在撰文時(shí)未注明文種，如《關(guān)于XXXX的說明》《關(guān)于XXX的調(diào)整》等，嚴(yán)重?fù)p害了公文的嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，影響收文單位對來文的意圖的理解，不利于準(zhǔn)確處理，造成誤會，影響工作。

1.1.5 混用文種

《條例》中對公文文種有明確的規(guī)定，一份公文只能使用一個文種。有些文書工作者不不按《條例》要求，出現(xiàn)《XXX關(guān)于XXX的請示報(bào)告》《XXX關(guān)于XXX的報(bào)告函》《XXX關(guān)于XXX的請示函》等混用兩種文種現(xiàn)象。收文單位收到以上3份公文，應(yīng)該是按“請示”給批復(fù)，還是按“報(bào)告、函”呈報(bào)性公文處理不做批復(fù)，難以定奪。

1.2 公文格式不準(zhǔn)確現(xiàn)象

標(biāo)題擬寫不規(guī)范。一是文種的錯誤使用；二是標(biāo)題事由不清，如《XXX關(guān)于XX專項(xiàng)教育培訓(xùn)的請示》，從行文了解，此文中有關(guān)于教育培訓(xùn)的安排，但重點(diǎn)是關(guān)于教育經(jīng)費(fèi)的請示，給辦文者造成理解偏差，不知如何批復(fù)；三是文不對題，如《關(guān)于做好國家體檢工作的通知》，此文實(shí)際上是某學(xué)校根據(jù)國家文體局相關(guān)要求做好畢業(yè)生體檢工作的體檢方案；四是標(biāo)題不凝練，如“XX關(guān)于請求解決XX問題的請示”，給人啰嗦不凝練的感覺；五是標(biāo)題中濫用頓號、引號、破折號。

主送機(jī)關(guān)擬寫不規(guī)范。一是缺主送機(jī)關(guān)；二是只能是一個主送機(jī)關(guān)的，卻采用多個機(jī)關(guān)；三是主送機(jī)關(guān)，只寫主送給領(lǐng)導(dǎo)個人。

發(fā)文文號擬寫錯誤。一是單位簡稱不符合規(guī)范；二是文號括號應(yīng)用六角符號“〔〕”，在行文工作中，文書往往不注意誤用“[ ]”和“【】”。

附件擬寫不規(guī)范。公文附件是用于補(bǔ)充公文正文的內(nèi)容，位于正文和發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前，把附件二字放在與正文隔開一行左起空兩字的位置，然后添加名稱以及全角冒號，名稱之后不用加任何標(biāo)點(diǎn)符號[3]。但是在實(shí)際公文寫作中，頻頻出現(xiàn)附件標(biāo)題與正文中的標(biāo)注附件標(biāo)題不一致，應(yīng)為正文的誤為附件的現(xiàn)象。

版記格式錯誤。一是版記標(biāo)注在奇數(shù)頁。二是版記編排在附件之前。三是版記中主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)日期編排錯誤。

1.3 文字語言表達(dá)不準(zhǔn)確

文字用語不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確，有的使用口語、網(wǎng)絡(luò)語言等不規(guī)范語言，有的對詞語、語句含義的理解不準(zhǔn)確，形成病句，影響公文的邏輯表達(dá)；有的標(biāo)點(diǎn)運(yùn)用不準(zhǔn)確，標(biāo)題、文中誤用頓號、書名號、破折號等；語言繁復(fù)不夠簡潔，影響辦文者對公文的理解，降低公文質(zhì)量。

2 公文寫作不規(guī)范對策

2.1 強(qiáng)化理論認(rèn)識

公文寫作過程中出現(xiàn)的不規(guī)范，是對《條例》等理論知識認(rèn)識不夠；沒有認(rèn)真研究相關(guān)寫作理論知識，往往隨心而欲，以經(jīng)驗(yàn)代替理論。對公文寫作缺乏重視，對公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性認(rèn)識不夠。因此，從事公文寫作工作者應(yīng)該強(qiáng)化《條例》等理論知識學(xué)習(xí)，將理論與實(shí)際相結(jié)合，把理論運(yùn)用到實(shí)際工作中，堅(jiān)持“多學(xué)、多看、多練、多思”，在反復(fù)的訓(xùn)練中，逐步規(guī)范公文寫作。

2.2 提高業(yè)務(wù)能力

文書工作者業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，缺乏專業(yè)的知識背景，而文秘專業(yè)、中文專業(yè)背景畢業(yè)的人才從事公文寫作工作的少，這導(dǎo)致了公文寫作隊(duì)伍中缺乏專業(yè)人才。另外，公文寫作是一份專業(yè)性、長期性、及時(shí)性、艱苦性的工作，新的同志往往專業(yè)不對口，又有畏難情緒，不愿干，趕鴨子上架而為之，公文質(zhì)量不高。存在很多部門都缺乏公文寫作的人才，但又很難找到所需公文寫作人才的現(xiàn)象，從而公文整體的質(zhì)量勢必受影響。因此，公文寫作者應(yīng)該主動學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)水平；用人單位應(yīng)該組織公文寫作相關(guān)培訓(xùn)，以培訓(xùn)促學(xué)習(xí)，同時(shí)可以開展公文寫作周活動，以賽促公文質(zhì)量。

2.3 摒棄領(lǐng)導(dǎo)效應(yīng)

在實(shí)際工作中，存在領(lǐng)導(dǎo)干部對公文的不熟悉，偶爾出現(xiàn)錯誤指示的現(xiàn)象，本應(yīng)該用“請示”的，領(lǐng)導(dǎo)常常給文書起草者說給上級機(jī)關(guān)寫個“報(bào)告”，或者應(yīng)該給上級機(jī)關(guān)報(bào)告事項(xiàng)的，往往要求文書給上級機(jī)關(guān)寫個“匯報(bào)”，秘書工作者往往礙于“領(lǐng)導(dǎo)說了算”，不知變通，或者是明知道錯誤而不加改正。不僅領(lǐng)導(dǎo)干部要轉(zhuǎn)變思想觀念，同時(shí)從事公文寫作者也要轉(zhuǎn)變思想，要轉(zhuǎn)變“領(lǐng)導(dǎo)說了算”現(xiàn)象，在實(shí)際工作中，要端正態(tài)度，發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)該及時(shí)糾正。

3 結(jié)語

公文寫作的不規(guī)范，不僅影響公文的質(zhì)量，還會妨礙公文辦理和執(zhí)行工作，甚至有損發(fā)文單位的形象。因此各發(fā)文單位、從事公文寫作者應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，高度重視公文寫作，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，培養(yǎng)過硬的公文業(yè)務(wù)本領(lǐng)，不斷提高公文寫作水平和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[3] 于立萍.淺談公文格式中常見的錯誤[J].科技展望，2015（1）：33-34.