探討事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

陳亮平

摘 要：對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作備顯重要，占據(jù)重要地位，因此，要重視檔案管理工作有效性的落實。在信息技術的支持下，電子檔案廣泛應用，切實提升了檔案管理效率，成為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展趨勢。本文全面探討了事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理，在根本上為新時期事業(yè)單位檔案管理工作提供新的發(fā)展機會。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案管理

立足新的發(fā)展階段，事業(yè)單位檔案管理中應用了自動化辦公，借助計算機信息技術，實現(xiàn)電子文件的獲取，借助相關程序，達到對電子文件的處理。在現(xiàn)代檔案管理中，電子檔案是主要形式，能夠為用戶提供更加全面與可靠的功能，同時，與事業(yè)單位相關系統(tǒng)進行有效連接，構建更加強大的現(xiàn)代信息管理網絡。

1 全面分析電子檔案管理的主要特征

1.1 具有較高的信息處理速度

對于電子檔案而言，主要是將原始的信息、圖片等進行掃描，而后錄入計算機，借助計算機應用程序進行有效處理。在這種應用模式下，實現(xiàn)對檔案資料的快速整理和分析，最后進行歸檔。這種模式能夠有效避免人工操作中的誤操作，有效節(jié)約時間，切實提升工作效率。

1.2 為檔案查閱提供極大的便利

在電子檔案中，信息錄入完成之后，能夠自動生產目錄和文獻檢索，實現(xiàn)檔案類型的自動劃分，促進編排工作得以高效完成。在進行檔案信息查閱的時候，只需要借助關鍵詞就能夠快速完成所需信息的檢索，節(jié)省了大量時間。

1.3 存儲狀態(tài)更加穩(wěn)定

在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要以紙質形式進行存放，空間需要較大，同時，對存儲地點的環(huán)境要求也較高。電子檔案存儲相比較而言，穩(wěn)定性突出，能夠滿足較長時間的存儲要求。

1.4 促進檔案信息的高效利用

在傳統(tǒng)檔案管理中，面對查閱需要，要進行紙質檔案的提取，耗費大量時間，同時，對檔案保管造成困擾。電子檔案信息化發(fā)揮網絡平臺的優(yōu)勢，提升信息共享程度。借助權限的提供，實現(xiàn)對檔案查閱的遠程操作，有效提升檔案利用率，促使查找和傳遞的流程被簡化。

1.5 便于檔案信息的及時補錄

在檔案管理中，信息需要進行不斷更新和補充，但是，在傳統(tǒng)的的檔案管理模式中，一旦遇到補錄現(xiàn)象，需要對原有紙質檔案進行拆卷操作，而后再進行整理，時間耗費較長，同時，流程較為復雜和繁瑣。在數(shù)字化的電子檔案中，借助關鍵詞進行相關檔案的查閱，而后再進行檔案的完善和編輯，整個過程效率極高，節(jié)省大量時間和人力。

1.6 檔案管理者的工作效率得以提升

在傳統(tǒng)檔案管理中，工作項目較為復雜，工作壓力巨大，需要大量時間和精力的投入，使得檔案管理者很難抽出時間進行新業(yè)務的學習，更不要談檔案的利用。電子檔案的高效性使得工作人員能夠擺脫繁重的勞動，工作效率大幅提升，因此，贏取更多時間進行新業(yè)務的學習，切實提升檔案利用效率。

2 如何推動事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理工作的開展

2.1 重視電子檔案形成制度建設

在電子檔案形成和構建中，需要嚴格遵守國家制定的統(tǒng)一標準和格式，尤其是規(guī)范不同媒體電子檔案的相關接收和存儲，關注各種載體和標準。重視對電子檔案相關背景、元數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一保存，目的是保證電子檔案信息的完整性與全面性。

2.2 切實提升歸檔制度的科學性與合理性

在電子檔案管理中，歸檔制度的完善不容忽視。歸檔在整個文檔管理中占據(jù)重要地位。與紙質檔案不同，電子檔案的歸檔需要相應軟硬件環(huán)境的支持，保證有效性。同時，重視對與電子檔子相關聯(lián)的紙質檔案的檢查，目的是維護檔案內容的一致性。另外，也要對電子檔案的機讀目錄、說明文件等進行同時歸檔。對存儲載體進行檢查，保證其滿足存儲要求。

2.3 重視電子檔案管理人才教育與培養(yǎng)，形成復合型管理隊伍

鑒于電子檔案自身的專業(yè)性以及管理內容的復雜性，需要重視實踐指導作用，積累經驗，防止出現(xiàn)頻繁的人員流動，目的是維護電子檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。另外，管理者要積極學習，對自身知識結構進行不斷更新，注重職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，積極學習先進的信息技術，提升自身的綜合素質，以更好地適應檔子檔案管理發(fā)展的需要。

2.4 構建更加嚴謹?shù)谋９荏w系

在電子檔案完成歸檔之后，嚴謹?shù)谋９苤贫炔豢扇鄙伲员ＷC資料的安全性。首先，嚴格控制存儲載體的質量。其次，對保管條件進行規(guī)范和玉樹，避免有害環(huán)境產生的不良影響。再次，重視對計算機進行病毒檢測，避免病毒入侵，同時，對電子檔案進行有目的的加密處理。最后，為了保證信息的全面性與長遠性，要定期對電子檔案進行安全檢查，做好維護措施。

3 結束語

綜上，在事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作屬于基礎性工作，為了有效提升檔案管理的效率，要結合時代發(fā)展趨勢，將電子檔案引入檔案管理實踐中，以更好地發(fā)揮其優(yōu)勢，切實提升檔案管理工作的效率。因此，要重視電子檔案管理工作的開展，加強制度建設，注重專業(yè)人才培養(yǎng)，構建科學的管理體系，在根本上保證電子檔案的真實性，為事業(yè)單位檔案管理工作做出更大的貢獻。

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