辦公自動(dòng)化背景下對(duì)高校檔案管理的思考

蘇桃

摘 要：在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展過(guò)程中，信息量日益增多，高校檔案管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜。高校檔案管理已經(jīng)從簡(jiǎn)單的文本模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝畔⒘?、多門類的綜合性儲(chǔ)存模式，檔案載體也發(fā)生了巨大的變化。高校在檔案管理工作中，要注重提升辦公自動(dòng)化水平，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，讓檔案管理工作更加有序化和高效化。本文將簡(jiǎn)述高校檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要意義，并提出了具體可行的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；高校檔案；管理

檔案管理是高校管理工作中的重要內(nèi)容，從以往的文書(shū)檔案發(fā)展成多門類的綜合檔案，檔案載體也由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N形式的載體。在計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)字技術(shù)快速發(fā)展的今天，隨著辦公自動(dòng)化的日益普及，為高校檔案管理工作創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也高度重視檔案管理工作，并提出了嚴(yán)格的要求，如何實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)管理，是現(xiàn)階段檔案管理工作者需要盡快解決的問(wèn)題。

1 高校檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要意義

在社會(huì)進(jìn)步與科技發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作制度改革也逐步深化，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的辦公自動(dòng)化，能夠保證檔案管理的效率，不斷提升其信息化、現(xiàn)代化和科學(xué)化水平。檔案管理作為高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在高校管理工作中占有重要的地位，能夠?qū)⒏咝＾k學(xué)、管理等方面的情況反映出來(lái)[1]。當(dāng)前高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，逐步開(kāi)設(shè)了很多學(xué)科專業(yè)，顯著提升了科研技術(shù)與教學(xué)質(zhì)量，且各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也加快了步伐。高校檔案種類與數(shù)量不斷增多，主要包括文書(shū)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等，如果仍然采用手工整理與檢索檔案的方式，則難以滿足當(dāng)前檔案管理工作要求。對(duì)高校檔案管理工作而言，需要將科技發(fā)展資源利用起來(lái)，重視對(duì)檔案管理工作的改革，盡快建立完善的行政體系與服務(wù)體系，滿足科研與教學(xué)等工作的需要。為讓查案查閱更加快速和準(zhǔn)確，需要重視提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，切實(shí)增強(qiáng)電子文件管理意識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的辦公自動(dòng)化。

2 加快推進(jìn)高校檔案管理辦公自動(dòng)化的策略

（一）加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)

高校檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，在高校檔案管理工作業(yè)務(wù)建設(shè)上占有重要的地位，為提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，需要充分應(yīng)有各項(xiàng)新型技術(shù)，配置完善的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備。高校要用好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)，實(shí)行電子檔案管理，不斷提升檔案管理技術(shù)水平，確保檔案管理工作由手工整理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化辦公[2]。在高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，不僅要確保準(zhǔn)確、及時(shí)和完整歸檔材料，還應(yīng)確保著錄標(biāo)引的準(zhǔn)確性。對(duì)高校檔案信息管理而言，必須以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托，對(duì)管理流程進(jìn)行規(guī)范，確保工作效率得到提升。在我國(guó)現(xiàn)行的《歸檔文件整理規(guī)則》中規(guī)定文件收發(fā)時(shí)，將電子化方式取代文件、傳真、電話和紙質(zhì)信函等介質(zhì)，單位是“件”，根據(jù)時(shí)間順序編號(hào)并歸檔。利用信息系統(tǒng)，可以查詢和檢索歸檔好的文件，在檔案模糊查詢、精確查詢、卡片式查詢、檔案庫(kù)瀏覽權(quán)限、借閱申請(qǐng)和管理員反饋信息查看等環(huán)節(jié)上，要盡快推行辦公自動(dòng)化。要做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，主要對(duì)館藏重點(diǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及數(shù)據(jù)庫(kù)化，用計(jì)算機(jī)識(shí)別、調(diào)整、處理和傳播檔案信息，并合理選擇檔案管理軟件，在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)錄入以上數(shù)字化檔案信息。接下來(lái)通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案信息的瀏覽、查詢、檢索、打印和下載，為高校檔案管理工作帶來(lái)更大活力，為高校科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)。

（二）推行電子文件的自動(dòng)化管理

在辦公自動(dòng)化背景下，還要重視開(kāi)展電子文件歸檔工作，做好電子檔案管理工作。一是電子文件不僅操作簡(jiǎn)單、傳遞快速，也不會(huì)占據(jù)太大存儲(chǔ)空間，但是對(duì)環(huán)境溫濕度、防磁等條件要求極高，容易出現(xiàn)損壞。因?yàn)殡娮游募嬖诤芏嗖话踩蛩?，所以?duì)其管理與長(zhǎng)期保存帶來(lái)了不利影響。如電子文件過(guò)于依賴于軟硬件設(shè)備，無(wú)法直讀，容易被篡改和出現(xiàn)丟失的問(wèn)題。對(duì)此要加強(qiáng)對(duì)電子文件制成材料質(zhì)量的控制，保證電子文件載體有較高的保存壽命，這樣才有利于電子文件的永久保存。二是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全防護(hù)，要設(shè)置登錄限制、使用文件權(quán)限與文件屬性等，這樣能夠讓服務(wù)器文件和數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)。三是及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，確保信息的安全[3]。四是加強(qiáng)病毒防范工作，避免對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)造成侵害。應(yīng)將自動(dòng)殺毒與防毒軟件安裝在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，禁止隨意使用外來(lái)磁盤與光盤等，要按照規(guī)定做好病毒檢測(cè)工作，在安全的前提下才能使用。

（三）做好高校檔案管理開(kāi)發(fā)與利用工作

高校要做好檔案的收集與保管工作，這樣有利于快速獲得信息，提升檔案資料的利用率。高校檔案工作具備服務(wù)特性，這是其生存與發(fā)展的前提，要高度重視服務(wù)的效益，讓檔案得到有效提供與利用，發(fā)揮出檔案文件資料的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，為高校檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。高校檔案部門擁有大量信息資源，要從學(xué)校實(shí)際情況出發(fā)，選擇具備較高需求價(jià)值的資料，將其內(nèi)涵充分挖掘出來(lái)，利用計(jì)算機(jī)檢索整理編研與開(kāi)發(fā)、專題索引、大事記以及組織沿革等，這樣高校檔案實(shí)體管理水平才能得到提升。通過(guò)將準(zhǔn)確、可靠的檔案信息提供給高校領(lǐng)導(dǎo)，有利于其制定正確的發(fā)展決策，讓黨和國(guó)家的教育方針落到實(shí)處，保證教學(xué)、科研等的正常秩序。同時(shí)還可以針對(duì)工作中發(fā)生的問(wèn)題，及時(shí)采取合理的解決措施，讓高校領(lǐng)導(dǎo)得到全面的數(shù)據(jù)資料。此外，高校檔案部門要利用互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)及檔案館網(wǎng)頁(yè)等，保證及時(shí)更新檔案管理自動(dòng)化信息，更好的共享檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息利用率的提升。這樣院領(lǐng)導(dǎo)和系、部、處領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)進(jìn)行查閱，了解高校各項(xiàng)工作開(kāi)展?fàn)顩r，提升檔案信息檢索與查詢效率，為利用者提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

（四）提升檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

高校檔案管理工作者應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)思想政治建設(shè)，履行好自己的管理職能，不斷提升綜合素質(zhì)，具備計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，能夠做好檔案信息整理工作[4]。高校要采取多種方式，組織檔案管理工作者外出參觀學(xué)習(xí)，或者是開(kāi)展檔案專題活動(dòng)，讓他們能夠積極收集檔案現(xiàn)代化辦公的信息。高校檔案管理工作要有秩序開(kāi)展，檔案排架要規(guī)范、整齊，通過(guò)提升檔案管理的自動(dòng)化與現(xiàn)代化水平，可以讓信息開(kāi)發(fā)和利用有更高的效率，更好的共享檔案信息資源，讓檔案信息利用范圍變大。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，檔案管理工作者亞要掌握復(fù)制、微縮和電子計(jì)算機(jī)等知識(shí)，滿足現(xiàn)代高校檔案管理工作要求，并對(duì)檔案資源進(jìn)行拓寬，為高校的建設(shè)與發(fā)展提供更好的服務(wù)，真正體現(xiàn)出檔案資料應(yīng)有的價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展與普及，高校管理辦公自動(dòng)化模式將成為必然選擇。對(duì)此高校要重視檔案管理工作和辦公自動(dòng)化的結(jié)合，從檔案管理工作中實(shí)際問(wèn)題出發(fā)，制定完善的管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)與能力。這樣才能在辦公自動(dòng)化背景下促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展，為高?？蒲?、教學(xué)和管理等工作便捷服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[4]譚捷.高校文書(shū)檔案管理在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的實(shí)施與研究[J].才智，2014，（23）：211.