淺談數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響及對(duì)策

孫鵬

摘 要：數(shù)字檔案館突破了傳統(tǒng)檔案館的局限性，對(duì)傳統(tǒng)檔案館進(jìn)一步升級(jí)，促進(jìn)資源有效利用，提高檔案自身的價(jià)值。本文主要從數(shù)字檔案館對(duì)檔案管理體制的影響以及提高數(shù)字檔案管理建設(shè)的策略這兩個(gè)方面進(jìn)行闡述，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供合理的參與意見。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理體制；影響；對(duì)策

當(dāng)前社會(huì)，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體制遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行一定的研究，有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)既需要相應(yīng)的技術(shù)支持，同時(shí)需要恰當(dāng)?shù)墓芾眢w制。從數(shù)字化檔案資源和服務(wù)的角度來講，它是一個(gè)電子化信息的倉儲(chǔ)，能夠儲(chǔ)存大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便的訪問它，并獲得這些信息，其信息的儲(chǔ)存和用戶訪問是不受地域限制的。

1 數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容

（1）按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

（2）開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

（3）全面推進(jìn)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

（4）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對(duì)不同利用對(duì)象，通過不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

2 數(shù)字檔案館的建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館的新內(nèi)容、新方式、新體系，必然對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響

1、控制為核心的體制設(shè)計(jì)理念

檔案與其它文獻(xiàn)信息追求的差異在于，檔案內(nèi)容的涉密性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求。而數(shù)字檔案館建設(shè)，就是要實(shí)現(xiàn)管理理念以保管檔案實(shí)體為主，向以提供檔案服務(wù)為核心的轉(zhuǎn)變。因此，發(fā)揮數(shù)字檔案館在提供利用方面的優(yōu)勢，為廣大檔案利用者提供服務(wù)是建設(shè)數(shù)字檔案館的應(yīng)有之意。時(shí)代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術(shù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楸４?、借閱、技術(shù)管理、對(duì)外開放模式。檔案工作理念的改變，導(dǎo)致了原有的控制為核心體制設(shè)計(jì)理念的變化。

2、基于傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的職能分配方式

原有的檔案館在組織建構(gòu)上，基本立足點(diǎn)都在于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案工作中涉及到的主要問題，隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的來臨和發(fā)展，數(shù)字檔案館必將使檔案館的各個(gè)部門都涉及參與，數(shù)字檔案館的建設(shè)已不再是單純的技術(shù)工作對(duì)檔案工作的要求。

3、管理理念的更新

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

3 檔案工作不僅僅是整理和保管檔案

檔案工作不僅僅是整理和保管檔案，檔案館更不僅僅是檔案的一個(gè)集中儲(chǔ)存地，工作方式由保管到服務(wù)變被動(dòng)到主動(dòng)是檔案館價(jià)值體現(xiàn)的必然要求，數(shù)字檔案館將進(jìn)一步推動(dòng)這一理念的實(shí)現(xiàn)，用館內(nèi)儲(chǔ)藏的數(shù)據(jù)平臺(tái)為廣大利用者服務(wù)，檔案管理體制也要適應(yīng)這一理念的轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案館的建設(shè)在對(duì)檔案管理系統(tǒng)的開放性提出要求的同時(shí)，數(shù)字檔案館的建設(shè)要求要做好電子文件的歸檔管理工作。一是將數(shù)字檔案拷貝到脫機(jī)的載體上，主要利用儲(chǔ)存介質(zhì)傳輸，這些介質(zhì)包括光盤和磁盤，移交到檔案室。二是通過網(wǎng)絡(luò)，各部門將本部門形成的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案室，歸檔后供各個(gè)部門在線瀏覽。檔案部門要與電子文件產(chǎn)生和形成中的各個(gè)部門保持相關(guān)的聯(lián)系，及時(shí)掌握電子文件形成階段的各類元數(shù)據(jù)信息，制定與電子檔案保管格式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方式、數(shù)據(jù)管理等工作相關(guān)的制度性文件，通過電子簽名、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)效驗(yàn)、儲(chǔ)存?zhèn)浞莸确椒▉肀ＷC電子文檔的真實(shí)性、完整性、有效性以及可讀性，把好歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)。數(shù)字檔案館的建設(shè)勢必要打破傳統(tǒng)檔案各部門的結(jié)構(gòu)，在橫向縱向上加強(qiáng)了檔案與各個(gè)部門之間的數(shù)據(jù)交換與共享。

4 結(jié)語

檔案是一種原生的信息資源，檔案的生命和價(jià)值在于利用，快捷、準(zhǔn)確、真實(shí)是檔案利用的原則，效益、資源共享是檔案利用的宗旨，數(shù)字檔案館正是迎合迅猛發(fā)展時(shí)代潮流的產(chǎn)物，是高科技和現(xiàn)代檔案管理手段和理念的結(jié)晶，為了使檔案工作適應(yīng)數(shù)字檔案館的飛速發(fā)展的要求，檔案工作者必須要通過不斷努力和辛勤勞動(dòng)，相應(yīng)提高的素質(zhì)、技能，使檔案用戶通過網(wǎng)絡(luò)在任何地點(diǎn)、時(shí)間都能得到權(quán)限許可的檔案。

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