高校檔案管理相關問題分析及建議

蔣碧蓉

摘 要：高校檔案是高校日?；顒拥脑?、真實記錄，是保障高校正常運轉的重要資源。隨著高校建設規(guī)模的不斷擴大以及生源數(shù)量的不斷增多，使得高校檔案構成日趨復雜，現(xiàn)代化辦公文件及檔案信息量的快速增長，對高校檔案管理提出了新的要求。基于此，本文對目前高校檔案管理過程中存在的部分問題進行了分析，并提出了相關建議，以供參考。

關鍵詞：高校檔案；機制；改革

1 高校檔案管理內涵概述

高校檔案主要是指高等學校在進行教學、科研、管理等活動中所形成的對學生、社會、學校及社會具有保存價值的各類文字、圖像等載體的歷史記錄。高校檔案管理是由高校本身為主導，對檔案進行統(tǒng)一規(guī)劃及管理的一系列活動，主要包括機構設置、政策制定、規(guī)范職能、檔案信息資源開發(fā)等。高校檔案管理工作在高校信息知識能力及信息實證能力當中占據(jù)了重要的地位[1]。一方面，高校檔案能夠為高校內部各類活動提供信息依據(jù)，促使相關活動順利實施；另一方面，對高校檔案進行深度開發(fā)，能夠為高校教育活動、科研工作及校務管理等創(chuàng)造新的價值，從而將潛在的經(jīng)濟效益與社會效益發(fā)揮出來。

2 高校檔案管理特點分析

通常情況下，外界環(huán)境對高校檔案的需求并不大，這使得高校檔案管理具備了對外相對封閉的特點。同時，高校檔案管理還具備了以下特點[2]：（1）法制化。高校檔案管理工作在一定程度上體現(xiàn)了依法治檔的精神。任何高校檔案管理活動都不能脫離法律要求范疇，由此來保證高校檔案管理的合法性與規(guī)范性。（2）服務性。服務性是高校檔案管理工作最為基本的屬性。其主要目的是為學校其他活動、工作提供信息服務，這也是高校檔案管理部門賴以生存的基礎。（3）特殊性。高校檔案管理與其他類型檔案管理存在一定差異。在具體管理工作實施過程中需要結合高校實際情況進行針對性地規(guī)劃設計，特別是要突出檔案管理與教學、科研工作的關聯(lián)性，由此讓檔案服務于高校師生。

3 目前高校檔案管理過程中存在的問題

新形勢下，高校檔案管理工作變得愈來愈復雜，但高校檔案信息價值卻也變得愈加重要，這讓高校檔案管理工作獲得了重視。很多高校一改傳統(tǒng)檔案管理模式，逐漸將信息化技術融入到檔案管理當中，并取得了一定成效，在一定程度上提升了檔案管理質量及效率。但在檔案管理工作實施過程中，部分環(huán)節(jié)上還是暴露了一定問題，具體表現(xiàn)為以下幾個方面[3]：（1）傳統(tǒng)觀念束縛。與高校教學、教育、科研工作相比，高校檔案管理往往受到忽視，導致其價值無法充分發(fā)揮出來。部分高校依然將檔案管理視為一項常規(guī)性、基礎性的工作，主要以保管、收集檔案信息為主，但卻未能充分意識到檔案信息當中所蘊藏的潛在價值。這使得高校檔案管理有所滯后，缺乏創(chuàng)新，無法滿足新形勢需求。高校檔案管理部門未能與其他部門充分溝通、協(xié)調，缺乏全局性觀念，造成檔案信息資源無法共享。同時，高校檔案管理部門自身發(fā)展具有較強的依賴性，對外部環(huán)境變化反應不夠靈敏，信息流動不夠通暢。（2）檔案職能限制。一方面，高校檔案管理經(jīng)常會受到行政干擾。部分情況下，當檔案管理與行政工作出現(xiàn)沖突時，檔案管理往往要做出讓步，高校檔案管理工作也就無法按照預設業(yè)務流程完成。同時，高校檔案管理部門無法捕捉到高校本身各項職能活動的變化，缺乏變化性的發(fā)展眼光，無法根據(jù)環(huán)境變化及時對歸檔范圍做出調整。（3）高校檔案管理工作形式較為單調。部分高校在具體檔案管理工作開展過程中，基本上是以“檔案信息收集、檔案資料整理、等人利用、提供利用”的方式實施。這種被動、單調的管理模式嚴重制約了高校檔案管理效率。多數(shù)高校歸檔工作基本上都是階段性完成的。每個學期的特定時間段都需要對檔案信息、資料進行整理，無法實現(xiàn)隨時歸檔。由于檔案數(shù)量愈來愈多，容易出現(xiàn)歸檔數(shù)目不足、內容分散等問題。同時，檔案編研管理主要以匯編為主，卻無法對檔案信息進行深層次地發(fā)掘及研究，檔案資源開發(fā)深度有待提升。

4 完善高校檔案管理的相關策略

4.1 明確高校檔案管理的地位

要改善高校檔案管理，就必須明確高校檔案管理的重要地位。首先，高校管理者要認識到檔案檔案管理工作即可傳播知識，又能夠促進知識創(chuàng)新。借助合理、科學地檔案管理能夠讓知識發(fā)揮獨有性的作用。高校本身就是文化、科技、知識的匯集地，通過深化高校檔案管理工作，可進一步發(fā)揮高校自身的優(yōu)勢，有利于促進知識經(jīng)濟市場發(fā)展，從而產(chǎn)生潛在的經(jīng)濟效益與社會效益。其次，高校檔案管理工作者要樹立與時俱進的發(fā)展理念。在信息化時代背景下，社會對信息的需求量與日俱增，信息已經(jīng)成為了整體社會的重要資源，這為高校檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)造了契機[4]。因此，高校檔案管理者要改變以往傳統(tǒng)檔案資源管理觀念，要以發(fā)展的眼光來審度檔案管理。除了常規(guī)性的收集、保管工作外，高校檔案管理部門要加強檔案信息開發(fā)，通過分類整合，從檔案信息當中提取潛在價值。同時，高校檔案管理部門要與其他部門加強溝通，發(fā)揮協(xié)同機制，避免出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，讓檔案信息成為高?；顒拥目煽恳罁?jù)。

4.2 完善相關管理機制

一方面，要建立有效的領導責任機制。以領導責任機制為導向將高校檔案管理責任落實于人。可建立以分管校領導為主導的高校檔案管理委員會，負責對檔案管理工作實施情況進行檢查、監(jiān)督，促使相關工作落實到位。另一方面，要重視相關評估機制建設。在對高校檔案管理工作進行評估時，不應該僅僅局限于檔案數(shù)量、利用頻次等基礎性指標，應該將評價重心放在檔案管理工作所創(chuàng)造的信息價值以及所帶來的社會效益上。通過合理評價，對相關工作進行綜合性衡量，以發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題，以此來不斷優(yōu)化相關工作，進一步提升檔案管理質量及效率，獲得適應長遠發(fā)展的工作目標與途徑[5]。除此之外，還要賦予檔案管理部門足夠的職能權限，保持檔案管理部門的獨立性，將檔案管理服務職能、教育職能機管理職能等充分發(fā)揮出來。

4.3 轉變檔案管理工作形式

傳統(tǒng)高校檔案管理主要以檔案實體為中心，卻忽視了人力資源的重要性。為了提升檔案管理效能，應該讓檔案管理由實體管理向人力資本管理轉變，做到以人為本。通過調動人力資源積極性及主觀能動性來提升檔案管理層次。因此，高校檔案管理部門要加強相關人員技能培養(yǎng)，不斷提升檔案管理者綜合素質，發(fā)揮其創(chuàng)造性。同時，要樹立良好的服務理念，能夠根據(jù)用戶需求對檔案管理工作出動態(tài)化調整，以滿足用戶及環(huán)境的需求。另外，要將檔案管理由局部性工作轉變?yōu)槿中缘墓ぷ?，化單一服務為多元化服務。通過豐富檔案館藏資源、推動檔案管理數(shù)字化建設、構建“大檔案環(huán)境”等進一步提升檔案管理質量。

5 結語

目前，部分高校檔案管理體系還不夠成熟，還停留在傳統(tǒng)觀念上。為了適應新環(huán)境，高校檔案管理工作應該做出應變，在明確檔案管理工作地位的同時，要不斷完善相關管理機制，并轉變管理工作形式，以此來提升檔案管理效能，為高校各類活動開展創(chuàng)造基礎條件。

參考文獻

[1]姚穎君.高校人事檔案管理工作存在的問題與建議[J]. 長春教育學院學報，2013（05）：121-123.

[2]巫艷芬.高校人事檔案管理的問題與對策分析[J].甘肅科技，2015（13）：85-87.

[3]宋陽.目前我國高校檔案管理工作問題分析及解決路徑[J].濰坊工程職業(yè)學院學報，2015（04）：26-28.

[4]劉明嵐.新時期高校檔案管理現(xiàn)代化問題分析[J].辦公室業(yè)務，2015（17）：66-67.

[5]于莎莎.高校檔案管理工作中存在的問題分析與對策思考[J].辦公室業(yè)務，2017（03）：118.