新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理完善策略探究

張愛曾

摘 要：在新醫(yī)療改革不斷深入的背景下，醫(yī)院必須通過有效的管理方法，加強(qiáng)自身經(jīng)營管理，提升醫(yī)院管理水平。基于此，本文就醫(yī)院檔案管理工作展開了分析，總結(jié)了醫(yī)院檔案管理工作所面臨的問題，并提出了具體的完善策略，希望對于醫(yī)院檔案管理工作起到一定的改善作用。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；運(yùn)行效率

檔案管理工作是醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要組成部分，隨著醫(yī)療改革的日漸深入，醫(yī)院必須要加強(qiáng)檔案管理工作，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 新醫(yī)改背景下完善醫(yī)院檔案管理工作的必要性

（一）提升醫(yī)院管理質(zhì)量

長期以來，不少醫(yī)院普遍缺乏對檔案管理工作的關(guān)注，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作較為混亂。加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理工作的完善，能夠使醫(yī)院檔案管理工作更趨向于規(guī)范化和條理化，為醫(yī)院人才管理和部門管理提供切實(shí)可靠的檔案信息。

（二）提高人員管理效率

醫(yī)院作為人才相對密集的區(qū)域，醫(yī)院人員的管理效率直接影響到醫(yī)院的綜合發(fā)展。隨著醫(yī)療改革的推行，現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展所面臨的風(fēng)險(xiǎn)和壓力無疑是巨大的。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，一方面可以保持醫(yī)院對內(nèi)部人才的合理分配和科學(xué)管理，提升醫(yī)院人員的工作積極性，為醫(yī)院創(chuàng)造更高的經(jīng)營效益。另一方面，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，可以從一定程度上避免優(yōu)秀人才的流失，使醫(yī)院具備更大的市場競爭力。特別是在人才競爭日漸加劇的今天，通過科學(xué)的檔案管理工作，可以更好地提高人才的歸屬感，滿足醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的人才要求。

（三）減少醫(yī)院資源浪費(fèi)

目前，新醫(yī)療改革強(qiáng)調(diào)醫(yī)院的自主經(jīng)營能力，這使得醫(yī)院必須要轉(zhuǎn)變自身的經(jīng)營管理理念，樹立正確、務(wù)實(shí)的管理思想。切實(shí)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，能夠促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。特別是在激烈的市場競爭環(huán)境下，醫(yī)院除了要對醫(yī)療項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化之外，還要加強(qiáng)資源管理，保持更高的資源利用率，通過降低成本的方式，保持醫(yī)院的良好發(fā)展?fàn)顟B(tài)。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，不但能夠加強(qiáng)對醫(yī)院人員的管理，還能夠通過規(guī)范、嚴(yán)格的后勤檔案管理，充分提升醫(yī)院的設(shè)備、水電等方面的綜合管理水平，減少醫(yī)院不合理資源的浪費(fèi)和消耗，為醫(yī)院的長足發(fā)展奠定更為堅(jiān)實(shí)可靠的基礎(chǔ)。

2 新醫(yī)改后醫(yī)院檔案管理主要問題

（一）制度方面

1.檔案管理制度不健全

目前，檔案管理制度不健全，是多數(shù)醫(yī)院面臨的共同問題。所謂無規(guī)矩不成方圓，沒有規(guī)章制度，檔案管理工作就會(huì)變得舉步維艱。雖然一些醫(yī)院名義上設(shè)置了檔案管理部門，但檔案管理工作沒有一套完善的制度和操作流程來規(guī)整，使得檔案管理工作流于形式。在實(shí)際的檔案管理工作過程中，檔案管理人員的工作隨意性非常大，檔案管理人員更多的是按照個(gè)人意愿來開展工作。在這樣的形勢之下，醫(yī)院檔案管理工作的有序開展無法得到保障，檔案管理資料難以得到有效的收集和管理，不能為醫(yī)院管理工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

2.檔案管理考評機(jī)制欠缺

醫(yī)院檔案管理制度的不健全，也造成了醫(yī)院檔案管理考評機(jī)制的欠缺。醫(yī)院檔案管理考評機(jī)制的實(shí)施，不但有利于規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，而且有利于提升檔案管理人員的工作效率和工作積極性，使醫(yī)院檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行下去。然而，大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理方面都沒有建立完整的檔案管理考評機(jī)制，這就會(huì)造成檔案管理人員的工作積極性不高。在日常檔案管理工作中，一些檔案管理人員也是得過且過，缺乏責(zé)任心，檔案資料的缺失問題時(shí)有出現(xiàn)。

醫(yī)院檔案管理考評機(jī)制與醫(yī)院檔案管理制度是相輔相成的，兩者缺一不可。醫(yī)院在加強(qiáng)檔案管理制度構(gòu)建的同時(shí)，理應(yīng)將部分精力用于檔案管理考評機(jī)制建設(shè)上，明確部門各崗位的工作內(nèi)容和職責(zé)，進(jìn)而形成科學(xué)的檔案考評機(jī)制，提升檔案管理人員的工作積極性，減少檔案管理問題的發(fā)生。

（二）人員方面

1.檔案管理人員缺乏

檔案管理人員的缺乏，造成醫(yī)院檔案管理工作開展難度加大，醫(yī)院檔案管理工作實(shí)效無法得到有效保證。醫(yī)院檔案管理工作，最終需要醫(yī)院人員的完成。然而，由于部分醫(yī)院缺乏對檔案管理工作的重視，導(dǎo)致檔案管理部門成為弱勢部門，檔案管理部門經(jīng)費(fèi)捉襟見肘，檔案管理人員的配備更是無從談起。

還有部分醫(yī)院的檔案管理部門只是簡單地由一兩個(gè)檔案管理人員組成，或者直接由其他部門人員兼職來做。這樣的檔案管理部門，只能簡單地對紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行收集，卻顧及不到檔案的歸類、入檔和維護(hù)工作。在這種形勢之下，醫(yī)院檔案信息資料缺失現(xiàn)象就變得非常尋常，醫(yī)院檔案資料的安全性更是無法得到有效保障。

2.檔案管理人員水平參差不齊

醫(yī)院在人才管理和培訓(xùn)方面，對于醫(yī)療人員的醫(yī)療技術(shù)和素養(yǎng)關(guān)注度較高，而對于醫(yī)院其他部門人員的關(guān)注度不足。

新醫(yī)療改革下，雖然部分醫(yī)院開始加強(qiáng)對檔案管理工作的資金投入，但檔案管理人員現(xiàn)況卻沒有得到質(zhì)的轉(zhuǎn)變。不少醫(yī)院的檔案管理人員是由其他非專業(yè)部門中抽調(diào)過來的，即便是在一些規(guī)模較大的醫(yī)院中，具備豐富檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員也是非常有限。在檔案管理人員缺乏有效、全面培訓(xùn)的情況之下，醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量無法得到有效提升，檔案管理工作受到極大的約束和限制，檔案資料的流失問題也難以得到有效改觀。

（三）硬件方面

1.檔案管理設(shè)備落后

新醫(yī)改對醫(yī)院檔案管理工作提出了全新的要求，但是多數(shù)醫(yī)院在檔案管理硬件方面存在較大缺陷和不足。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)非常重要且復(fù)雜的工作，并非單純的資料收集和存管，更重要的是形成一套完整的管理體系，以幫助醫(yī)院獲得有效和完整的信息資料，提升醫(yī)院的綜合管理水平。然而，目前許多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備非常落后。一些醫(yī)院檔案管理部門辦公室十分簡陋，擁擠的辦公室內(nèi)各類檔案文件到處堆放，許多紙質(zhì)文件甚至出現(xiàn)了發(fā)霉等情況，難以保證資料的完整性，并且容易出現(xiàn)資料丟失等問題。雖然，部分醫(yī)院為檔案管理部門配備了計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備，但是設(shè)備老化現(xiàn)象非常嚴(yán)重，運(yùn)行狀況不穩(wěn)定，難以承擔(dān)起檔案管理職責(zé)。

除了上述設(shè)備問題之外，醫(yī)院在信息系統(tǒng)建設(shè)上也存在較多缺陷。目前，部分醫(yī)院信息技術(shù)水平較高，并且安排了專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，但是沒有建立統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理軟件多且繁雜，操作流程和數(shù)據(jù)庫格式多種多樣，這就嚴(yán)重影響到檔案信息的收集和錄入速度，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的順利開展和落實(shí)。

2.醫(yī)院缺乏足夠重視

醫(yī)院檔案管理工作的有序開展，有賴于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的關(guān)注和重視。然而，我國醫(yī)院都普遍存在“重臨床、輕檔案”的問題，每年醫(yī)院都會(huì)投入大量資金和精力用于各類醫(yī)療設(shè)備的采購和引進(jìn)，但在檔案管理方面所投入的資金卻非常有限。一些醫(yī)院檔案管理人員表示，部門所獲得的資金只夠解決部門人員的工資，根本無力進(jìn)行設(shè)備的采購和更換。這嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的開展。

醫(yī)院對于檔案管理工作重視程度的不足，也體現(xiàn)在了部門的整合和管理上。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性工作，除了對人員檔案的管理外，還包括了對臨床治療資料的管理、對信息財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理和對科室相關(guān)資料的管理等。但是，醫(yī)院內(nèi)的各部門都是各自為政，缺乏足夠的互動(dòng)和交流。這就導(dǎo)致檔案管理部門缺乏足夠的權(quán)力，難以全面獲取財(cái)務(wù)、人事等部門的資料，在很大程度上影響了醫(yī)院檔案的整理和收集效率。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理完善策略

（一）健全檔案管理制度

完善醫(yī)院檔案管理制度是提升醫(yī)院檔案管理綜合質(zhì)量的關(guān)鍵。針對醫(yī)院檔案管理制度缺失的現(xiàn)狀，醫(yī)院首先要健全相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，使檔案管理工作有序開展和實(shí)施。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，《醫(yī)院檔案管理制度》應(yīng)明確規(guī)定各崗位人員的具體工作責(zé)任和義務(wù)，對部門人員的工作范圍進(jìn)行詳細(xì)劃分，確定具體的崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理的具體流程和指標(biāo)。如檔案收集、檔案分類、檔案編目以及檔案錄入等，都應(yīng)做到詳細(xì)化、具體化和規(guī)范化，并認(rèn)真落實(shí)到檔案管理日常工作當(dāng)中。

為確保管理效率和質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)圍繞檔案管理制度建立《醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)》以及《病歷書寫規(guī)范》等。這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的制定，將極大的提升檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)性，便于檔案管理工作的開展和實(shí)施，避免信息不統(tǒng)一所造成的管理障礙。

（二）完善檔案管理考評機(jī)制

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜和長期的工作，要保證檔案管理質(zhì)量，就必須要建立對應(yīng)的考核評價(jià)機(jī)制，切實(shí)保證檔案管理人員的工作積極性，同時(shí)提高醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性。檔案管理考評機(jī)制，首先應(yīng)該與檔案管理人員的薪資待遇相掛鉤，這能夠顯著提升人員的重視程度。對于考評成績優(yōu)秀的人員，醫(yī)院應(yīng)給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，并在部門進(jìn)行表彰和宣傳。而對于考評成績較差的人員，應(yīng)給予適當(dāng)處罰和警告，并適當(dāng)做出崗位調(diào)動(dòng)和調(diào)整。

其次，檔案管理考評機(jī)制應(yīng)強(qiáng)調(diào)公平性與平等性。機(jī)制的公平性，是提升執(zhí)行力的關(guān)鍵。醫(yī)院在構(gòu)建檔案管理考評機(jī)制前，應(yīng)結(jié)合各崗位人員的工作內(nèi)容和工作量，制定科學(xué)的考評標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還應(yīng)該積極邀請各部門人員參與機(jī)制制定，傾聽相關(guān)意見和建議，提升考評機(jī)制的合理性，使部門成員能夠自覺認(rèn)可和履行考評機(jī)制。

（三）全面構(gòu)建管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素。醫(yī)院在建設(shè)檔案管理團(tuán)隊(duì)前，必須要明確醫(yī)院檔案管理的主要工作和崗位職責(zé)，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展和管理戰(zhàn)略，擬定團(tuán)隊(duì)建設(shè)的目的和方法，這樣才能夠切實(shí)保證管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的整體質(zhì)量和效率。

在日常經(jīng)營過程中，醫(yī)院必須要加強(qiáng)人才引進(jìn)工作，通過各種招聘渠道吸收優(yōu)秀檔案管理人才，不斷壯大醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理部門的重視程度，適當(dāng)提升檔案管理人員的薪資待遇，提升崗位吸引力，減少人才流失。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)與招聘平臺(tái)和獵頭公司之間的合作，挖掘具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才參與到醫(yī)院檔案管理工作中。

另一方面，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)與專業(yè)院校之間的合作，增加醫(yī)院人才招聘渠道。醫(yī)院向?qū)W校提供對應(yīng)的實(shí)習(xí)崗位和機(jī)會(huì)，學(xué)校則為醫(yī)院推薦具備豐富理論知識(shí)的優(yōu)秀畢業(yè)人才，通過與院校之間的緊密合作，達(dá)到互利共贏的目的。

（四）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

第一，制定周期性的檔案管理培訓(xùn)計(jì)劃。實(shí)施檔案管理培訓(xùn)之前，醫(yī)院必須要明確檔案管理培訓(xùn)目標(biāo)，并對目標(biāo)予以分解，制定周期性的培訓(xùn)計(jì)劃。其次，醫(yī)院檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)能力和水平參差不齊，人員之間的能力差距也比較大。這就要求醫(yī)院應(yīng)堅(jiān)持以人為本的培訓(xùn)原則，針對不同層次的檔案管理人員實(shí)施不同的培訓(xùn)方案，盡量提升檔案管理人員的素質(zhì)能力。

第二，保證檔案管理培訓(xùn)的豐富度。除了醫(yī)院人力資源培訓(xùn)講師培訓(xùn)課程之外，醫(yī)院還應(yīng)該積極邀請國內(nèi)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜液蛯W(xué)者到院開展培訓(xùn)活動(dòng)，幫助醫(yī)院檔案管理人員及時(shí)了解先進(jìn)的檔案管理思想和管理技巧，加快檔案管理人員管理能力的提升。對于有條件的醫(yī)院，醫(yī)院應(yīng)該為檔案管理人員提供更多的外出學(xué)習(xí)和考核的機(jī)會(huì)，使其不斷接觸新的管理方法，提升檔案管理培訓(xùn)實(shí)效。醫(yī)院之間也可以建立長期合作關(guān)系，就檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和技巧進(jìn)行溝通和交流，在互相交流中提升醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。

第三，針對醫(yī)院檔案管理培訓(xùn)，應(yīng)該制定全面的考核制度，并與員工薪資相掛鉤。檔案管理培訓(xùn)與薪資相掛鉤，能夠極大的提升員工對于培訓(xùn)的重視程度，加快其對培訓(xùn)知識(shí)的吸收和運(yùn)用，最大化的保證檔案管理培訓(xùn)的效果。

（五）引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備

醫(yī)院檔案管理包含諸多工作內(nèi)容，為促進(jìn)檔案管理工作的順利開展和落實(shí)，醫(yī)院必須要加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)，為檔案管理工作的開展奠定可靠基礎(chǔ)。首先，醫(yī)院管理層必須要加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理的重視，加大資金方面的投入力度，確保醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。其次，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，以及以及醫(yī)院檔案管理要求的不斷提升，醫(yī)院必須要加強(qiáng)對硬件設(shè)備的優(yōu)化和改進(jìn)。比如，針對檔案管理部門設(shè)備老舊、落后的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行設(shè)備的更換和報(bào)廢，并采購符合醫(yī)院檔案管理需求的相關(guān)設(shè)備，充分保證各項(xiàng)工作的順利開展和落實(shí)。

除硬件設(shè)備的更新之外，醫(yī)院必須要加強(qiáng)對軟件方面的優(yōu)化和改進(jìn)。醫(yī)院必須要加強(qiáng)對內(nèi)部信息共享網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，加強(qiáng)各部門的互動(dòng)和聯(lián)合，保證醫(yī)院內(nèi)部各部門之間的信息高效溝通與共享，使檔案管理部門能夠快速獲取信息并進(jìn)行收集和管理。除此之外，為切實(shí)保證醫(yī)院檔案管理人員的高效工作，醫(yī)院應(yīng)對檔案管理部門辦公環(huán)境的優(yōu)化和改進(jìn)，充分保證室內(nèi)環(huán)境的整潔和安靜，為檔案資料的管理提供良好的環(huán)境支持。

（六）加強(qiáng)先進(jìn)管理方法學(xué)習(xí)

對于檔案管理工作而言，與時(shí)俱進(jìn)同樣是非常必要的思想理念。時(shí)代的快速發(fā)展，要求醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行及時(shí)的更新和改進(jìn)。對此，檔案管理人員也應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理方法的優(yōu)化，加強(qiáng)對先進(jìn)檔案管理方法的學(xué)習(xí)。

一方面，檔案管理人員必須要積極參與到醫(yī)院檔案管理與培訓(xùn)工作當(dāng)中，認(rèn)真聽取醫(yī)院檔案管理培訓(xùn)課程，積極吸取檔案管理培訓(xùn)課程的精華，不斷提升人個(gè)人工作能力，滿足醫(yī)院檔案管理需求。另一方面，檔案管理人員必須要提升個(gè)人學(xué)習(xí)積極性和主動(dòng)性，在日常工作和生活中積極開展個(gè)人學(xué)習(xí)活動(dòng)，及時(shí)的了解和學(xué)習(xí)檔案管理技巧和方法，充分滿足崗位和醫(yī)院檔案管理的要求。

特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已然成為接收和獲取信息的重要平臺(tái)。對此，檔案管理人員在日常工作中，可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取醫(yī)院檔案管理知識(shí)。例如，百度、優(yōu)酷等平臺(tái)，都能夠搜索檔案管理名師的講解，通過知乎、百度知道等平臺(tái)也能夠邀請相關(guān)專家及時(shí)解答相關(guān)問題，這些對于檔案管理能力的提升都將起到極大的促進(jìn)作用。

4 總結(jié)

醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展而言非常重要，為提升醫(yī)院檔案管理的綜合水平，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層必須要明確檔案管理工作的重要性，加大資金和精力的投入力度，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和設(shè)備引入。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)該樹立正確的工作意識(shí)，不斷加強(qiáng)自我能力的培養(yǎng)，提高檔案管理效率，為醫(yī)院發(fā)展提供更為有力的保障。

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