試論數(shù)字化檔案信息的安全保障體系

鄭小利

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及以及信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理在形式上發(fā)生了較大的改變，紙質(zhì)檔案和電子文檔檔案雙套管理，檔案管理實(shí)行“存量數(shù)字化、增量電子化”，實(shí)行OA系統(tǒng)和檔案管理軟件的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化辦公等，，在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)行檔案信息資源共享，檔案服務(wù)便捷、高效。，但在在實(shí)現(xiàn) 檔案數(shù)字化，信息化管理的同時(shí)，在檔案信息資源安全方面也同時(shí)存在一定的問(wèn)題，這一問(wèn)題嚴(yán)重制約了數(shù)字化檔案信息的管理質(zhì)量，檔案信息安全是國(guó)家信息安全工作的重要組成部分，檔案信息安全體系建設(shè)是檔案工作的重中之重，是檔案事業(yè)各項(xiàng)工作順利開展的基本保障。筆者根據(jù)檔案信息化管理展開分析，分析其困難和對(duì)應(yīng)措施，完善航道的數(shù)字化檔案管理，從而不斷提升檔案的信息化管理工作上新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；信息安全；保障體系

檔案信息資源是國(guó)家的寶貴財(cái)富，確保檔案信息安全，是檔案工作永恒的主題。檔案信息人類社會(huì)的發(fā)展，離不開檔案信息的管理，離不開對(duì)檔案信息資源的有效利用，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理形式不斷升級(jí)，而數(shù)字化檔案有利弊之分，加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息安全成為現(xiàn)代檔案管理的重要研究?jī)?nèi)容。如何加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息的安全保障建設(shè)，構(gòu)建完善的安全防御系統(tǒng)，提高數(shù)字化檔案信息的安全，筆者對(duì)此提出自己的一些認(rèn)識(shí)。

1 數(shù)字化檔案信息安全保障體系建設(shè)的困難

檔案信息安全保障體系的建構(gòu)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要多方的參與和合作。檔案信息安全保障體系包括檔案信息安全管理體系、檔案信息安全技術(shù)體系、檔案信息安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案信息安全基礎(chǔ)設(shè)施體系、檔案信息安全產(chǎn)業(yè)支撐體系、檔案信息安全人才培養(yǎng)體系等。

數(shù)字化檔案信息安全保障體系本質(zhì)上屬于安全防御系統(tǒng)，需要多方面的支持，而我國(guó)正處在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的重要性不斷加強(qiáng)，而數(shù)字化檔案信息的安全則涉及巨大的經(jīng)濟(jì)利益和資源利益，因此加強(qiáng)檔案信息資源的安全保護(hù)非常重要。縱觀本單位航道檔案的管理現(xiàn)狀，在檔案信息安全問(wèn)題主要存在在以下問(wèn)題：

1.1 信息安全重視程度不夠

航道數(shù)字化檔案信息安全性不夠的主要影響因素之一就是重視程度較弱。數(shù)字化檔案的管理中，相關(guān)人員忽視數(shù)字化檔案信息的重要性，在檔案管理上存在“應(yīng)付”行為，在信息管理上不及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行有效整理和歸檔，并且很多檔案信息無(wú)備份，這導(dǎo)致檔案系統(tǒng)常常處于零安全的狀態(tài)下，致使檔案信息容易丟失，由此出現(xiàn)信息安全問(wèn)題。另外在現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理上，由于安全意識(shí)不足，在數(shù)字化檔案密碼的設(shè)置上，大多數(shù)過(guò)于簡(jiǎn)單，僅在相關(guān)的機(jī)密檔案信息上增添二級(jí)密碼，這種情況下檔案系統(tǒng)的安全性較低，容易出現(xiàn)信息流失的情況。還有相關(guān)工作人員缺乏必要的專業(yè)素質(zhì)，專業(yè)性較差，對(duì)于數(shù)字化檔案信息的重要性或具體問(wèn)題缺乏全面認(rèn)知，這就導(dǎo)致管理人員的工作效率低下，檔案信息的安全性降低。

1.2 信息安全保障體系不完善

數(shù)字化檔案信息安全的另一重要影響因素就是安全保障體系不完善?，F(xiàn)代數(shù)字化檔案信息在安全管理上，法律手段和安全防御系統(tǒng)缺一不可，但在實(shí)際的檔案信息保護(hù)上，這兩方面都比較缺失。法律的欠缺導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的安全防護(hù)產(chǎn)生了一定的漏洞，由于我國(guó)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代較晚，對(duì)于信息數(shù)據(jù)的重視程度、理解程度較差，這就導(dǎo)致出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)與數(shù)字化檔案管理難以有效匹配起來(lái)，法律難以制約相關(guān)違法行為，無(wú)法全面落實(shí)法律。另外安全防御系統(tǒng)出現(xiàn)較多漏洞、信息技術(shù)不達(dá)標(biāo)也成為制約數(shù)字化檔案發(fā)展的重要因素。

1.3 軟硬件設(shè)施不夠完善

文件的保存需要一個(gè)安全的管理環(huán)境和管理檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，對(duì)于數(shù)字化的信息，一般將其保存在計(jì)算機(jī)和光盤等存儲(chǔ)設(shè)備中，但是就我國(guó)目前的發(fā)展情況而言，我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展比較緩慢，且起步比較晚，因此，數(shù)字檔案信息的保存體系還不夠完善，相關(guān)的軟硬件設(shè)施還有很多的不足之處。另一方面，軟硬件，如光盤等自身容易損壞，從而也不利于檔案的管理。

1.4 法律法規(guī)和管理體系建立不夠完善

近年來(lái)，我國(guó)雖然相繼出臺(tái)了一些關(guān)于數(shù)字檔案信息安全保障體系的法律法規(guī)，但是這些法律法規(guī)大多相對(duì)滯后，不能滿足數(shù)字檔案信息安全保障體系的需要，不能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

2 強(qiáng)化檔案信息安全保障系統(tǒng)的構(gòu)建

2.1 提高數(shù)字化檔案信息安全管理意識(shí)

數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，為此對(duì)檔案管理人員的要求是很高的。首先檔案人員要全面提高自身的專業(yè)素質(zhì)，不僅要掌握檔案信息整理、分類、編目的能力，還要具有相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)的能力。同時(shí)要加強(qiáng)相關(guān)人員的意識(shí)教育，使他們重視數(shù)字化檔案的信息安全以及信息價(jià)值，并定時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理或進(jìn)行檔案局信息的備份等，以此有效地避免信息丟失、流失或盜用；另外還要重視數(shù)字化檔案管理人員的能力培訓(xùn)，進(jìn)行技能培訓(xùn)以及安全防護(hù)培訓(xùn)等，提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)，從而提高工作效率，提高檔案信息的安全性，讓數(shù)字化檔案信息管理實(shí)現(xiàn)高效、快速的發(fā)展，有效滿足單位、社會(huì)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的需求。

2.2 完善數(shù)字化檔案信息安全保障體系

完善數(shù)字化檔案信息安全保障體系，要從法律保障和系統(tǒng)防御這兩方面展開：第一，就本單位檔案信息進(jìn)行安全評(píng)估，分析相關(guān)違法犯罪行為，為法律判斷提供依據(jù)，建立一套完善的數(shù)字檔案信息安全法律法規(guī)，保障數(shù)字檔案信息安全與依法管理數(shù)字檔案信息；另外法律法規(guī)還要對(duì)相關(guān)人員的工作行為進(jìn)行制約，在完成相關(guān)的安全培訓(xùn)后，要加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息管理工作的監(jiān)控力度，避免出現(xiàn)“監(jiān)守自盜”的情況，從而有效保護(hù)檔案的信息安全。第二，在安全防御系統(tǒng)的建設(shè)上，主要影響問(wèn)題就是技術(shù)，因此數(shù)字化檔案管理要不斷更新安全防護(hù)系統(tǒng)，并定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞的修補(bǔ)，對(duì)安全防御系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化、升級(jí)，讓單位的數(shù)字化檔案處在最新的安全保障體系中，從而提高數(shù)字化檔案信息的安全性，避免信息流失，還可以加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息的硬件建設(shè)，可以為管理人員配備高質(zhì)量、高配置的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器硬件等，能夠高效進(jìn)行信息維護(hù)，從而提高檔案文件的安全系數(shù)，借助軟硬件的更新全面構(gòu)建數(shù)字化檔案信息的安全保障體系。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，數(shù)字檔案信息安全保障體系的建立是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，也是一筆巨大的財(cái)富。要促進(jìn)檔案信息化管理 ，除了計(jì)算機(jī)及配套設(shè)施必須跟上外，首先必須強(qiáng)化信息安全意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)為動(dòng)態(tài)，搞好信息資源的開發(fā)和利用，其次，要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有的信息資源，對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行全面發(fā)展，，同時(shí)，要通過(guò)現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案信息案卷級(jí)、文件級(jí)、全文和多媒體數(shù)據(jù)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息數(shù)據(jù)給我們每個(gè)人帶來(lái)便捷，保護(hù)他們不僅是相關(guān)技術(shù)部門的職責(zé)， 檔案部門更有責(zé)任和義務(wù)去維護(hù)數(shù)據(jù)的安全。數(shù)字檔案信息 安全保障體系的建設(shè)要綜合多方資源，自覺(jué)維護(hù)信息安全，提升安全防御系統(tǒng)的防御能力，全面保障數(shù)字化檔案信息的安全，能夠?yàn)楝F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供良好的數(shù)據(jù)支撐，整合檔案信息資源共享，更好地為本單位、本行業(yè)、社會(huì)的各項(xiàng)工作服務(wù)。

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