關(guān)于基層巡察檔案的幾點思考

劉永春

摘 要 巡察是巡視工作向基層工作的延伸，對于基層是一項政治性強(qiáng)而又全新的工作，其任務(wù)性和艱巨性是不言而喻的，而巡察檔案作為巡察工作中的重要一環(huán)，承載著巡察記錄、巡察憑證、巡察成果等重要信息，是巡察工作的集中展現(xiàn)，分析和探索檔案信息還可以研究巡察的規(guī)律并積累寶貴經(jīng)驗。集安市的巡察工作研究在2015年始便開始展開并通過全市的三輪巡察在巡察檔案上積累了一定的經(jīng)驗，現(xiàn)就實際的工作做法和個人的一些思考，對巡察檔案的工作進(jìn)行探索，以便于為巡察檔案工作的水平提高打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 基層巡查；檔案；思考

中圖分類號 G3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 2095-6363（2017）12-0016-01

1 細(xì)致入微，把好檔案收集關(guān)

1）要堅持“寧多勿漏”的原則。巡察工作剛剛起步不就，各項工作還未達(dá)到規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化的狀態(tài)，因此在檔案收集中要體現(xiàn)出一個“多”字，凡是認(rèn)為有用的材料，不論其用處大小、是否真實，都收集起來，在巡察工作的一開始，便由巡察辦工作人員草擬，根據(jù)巡察的要求和所有被巡察單位的具體情況制定檔案收集通稿，并明確要求其中的收集材料為主要文件必須收集齊全，在巡察工作開始時，則根據(jù)被巡察單位的具體情況，決定其他需要收集的檔案材料，要注意的是巡察工作涉及到多個方面，檔案的收集要緊跟活動的步伐并及時跟蹤，做到邊活動邊收集，這樣才能做到不遺漏，巡察工作一開始檔案的收集便要貫串始終。

2）要堅持“一應(yīng)俱全”的原則，收集相關(guān)材料時，同時還要注重完整性，相應(yīng)材料的缺失就難以將事物或活動的面貌整體的體現(xiàn)出來，影響檔案質(zhì)量的同時也使巡察檔案失去了可信度。在收集過程當(dāng)中常常會出現(xiàn)這樣的情況，一份文件只有正文沒有附件、相關(guān)的活動記錄缺少影音圖片，這些都會大大的使巡察效果受到影響，因此對明顯不齊全的文件材料要及時向承辦人直接進(jìn)行收集，相應(yīng)材料的承辦人不應(yīng)私自決定材料保存和銷毀，萬一發(fā)生錯誤將無法挽回，直接影響檔案的完整性和

價值。

3）要堅持“精準(zhǔn)無誤”的原則，巡察檔案的數(shù)據(jù)真實，文件材料清晰完整，才能真實的反映巡察工作的狀態(tài)，為巡察工作的水平提升及巡察整改的落實提供可靠依據(jù)，因此，對所有歸卷的文件材料都要進(jìn)行甄別。在巡察工作當(dāng)中，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)有很多的文件材料，經(jīng)常是一變再變，形成多個稿本，針對這些稿件在歸卷時就應(yīng)將其甄別清楚，將未執(zhí)行的稿本剔出，以免若干年后歸檔時無法鑒別確定真假；有一些稿件則是沒有日期、作者、印鑒的，這需要及時請承辦人補(bǔ)齊；針對于對未執(zhí)行的文件材料應(yīng)加以說明，便于今后使用。要注意的是留存文件材料應(yīng)為印刷清晰，保存較為完好的最終版本，巡察檔案的核心在于利用，無法使用的檔案只是一堆擺設(shè)的廢紙。

2 科學(xué)規(guī)劃，把檔案好整理關(guān)

1）確定材料價值，精簡檔案內(nèi)容。檔案的甄別鑒定是一項“去粗取精”的工作，文件材料的鑒定過程中要始終把握首先那些檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存下來，其次才是那些檔案沒有保存價值需要銷毀，否則就會造成不必要的損失造成檔案缺失，影響其發(fā)揮作用。巡察工作人員要對每一份收集的材料進(jìn)行客觀評價，根據(jù)文件的憑證作用、參考作用、記錄作用確定其價值大小，進(jìn)而確定收集文件的留存。傳統(tǒng)的觀念一般要求檔案以多為好，不管有用沒用都要收集，其實這樣的觀念是有偏差的，根本的原因是忽視了檔案的鑒定在檔案管理工作中發(fā)揮的作用，巡察歸檔要精練，如果“一視同仁”的將所有文件保存下不利于檔案的利用和科學(xué)化管理。同時，巡察工作每年都會形成成千上萬卷材料，如果全部保存，日積月累，對于檔案保存及保密造成不小的壓力。收集材料的取舍，歸檔材料的浩繁與精煉，這些需要歸檔的工作人員有著高度的責(zé)任心與精通的業(yè)務(wù)知識，否則難以突破瓶頸，使巡察工作有所發(fā)展。

2）了解檔案情況，編制合理方案。將凌亂、紛繁的檔案進(jìn)一步的條理化、系統(tǒng)化，使檔案便于利用，需要歸檔的工作人員對整個巡察工作的環(huán)節(jié)及各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料有大致的了解。巡察辦除了存儲自身檔案的同時，還要儲存巡察組提交上來的檔案，采用的是兩份檔案分開管理的原則，巡察組的巡察歸檔一般按照一次巡察一歸檔，歸檔分卷的劃分根據(jù)巡察工作的規(guī)范要求及工作的實際分成五個部分、若干個小類，每個部分代表一個巡察過程中的一個階段，一個小類代表巡察過程當(dāng)中的一項活動或者一個工作，使其涵蓋整個巡察工作的內(nèi)容，要注意的是在特別在類目的設(shè)置上留有新增的余地，針對巡察過程中產(chǎn)生的特殊環(huán)節(jié)單獨設(shè)立一個分卷，巡察辦的檔案則采用一年一歸檔的原則，在檔案當(dāng)中劃分科目，根據(jù)存儲材料的內(nèi)容和性質(zhì)，分別歸檔，方法與一般的行政、事業(yè)單位相同。通過制定合理的方案，可以使巡察檔案操作起來簡便易掌握，檢索利用起來方便快捷，達(dá)到了管理好這些專門檔案的目的。

3 完善方法，把好檔案管理關(guān)

1）紙質(zhì)與電子檔案的有機(jī)結(jié)合。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展電子檔案的出現(xiàn)早就已經(jīng)不是什么新鮮事，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案電子檔案有著自己獨特的優(yōu)勢，電子檔案具備集字、圖、聲、影、像于一身，閱讀方便成像直觀、存儲空間小、方便拷貝等特點，但是卻存在依賴電子設(shè)備、文件資料易于篡改、存儲介質(zhì)難以保存、數(shù)據(jù)材料易于丟失等弊病而紙質(zhì)材料則有著閱讀直觀、材料憑證度高不易修改、妥善保管便于存儲等等優(yōu)勢，因此要想發(fā)揮巡察檔案的作用就必須將二者有機(jī)結(jié)合可以達(dá)到相輔相成之功效。因此，在巡察檔案的檔案存儲中電子檔案與紙質(zhì)檔案缺一不可，如果只是做一般性的查閱和工作了解，只需要利用將紙質(zhì)檔案掃描制作的電子檔案即可，不僅便于查閱，亦可多次查閱，保證了巡察檔案的利用率，通過文件的檢索還可以大大提升資料查找的效率。當(dāng)需要提供憑證性的資料時，則需要提供紙質(zhì)檔案，用以確保材料的可信度。在巡察檔案的管理上要揚長避短，充分發(fā)揮兩種檔案的優(yōu)勢，使巡察檔案的效益最

大化。

2）建立健全巡察檔案管理體系。建立巡察檔案的管理制度是一個長期的系統(tǒng)工程，因此，制度化、規(guī)范化、科學(xué)化是巡察檔案工作未來的發(fā)展方向。建立巡察工作的長效機(jī)制，一是要重視檔案的安全性，應(yīng)加強(qiáng)對檔案安全、保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立并落實檔案安全責(zé)任制，出現(xiàn)問題時落實責(zé)任，避免出現(xiàn)互相推諉的局面。二是要規(guī)范檔案借用程序。根據(jù)實際情況，建設(shè)和完善檔案的利用制度，對不同層次的檔案利用人員規(guī)定不同的審批手續(xù)，使借用工作有章可循。三是落實檔案日常管理工作，巡察檔案工作和其它檔案工作一樣基本上處于業(yè)務(wù)邊緣，在巡察工作中往往會出現(xiàn)檔案意識薄弱，不重視檔案日常管理的問題，要實行檔案的定期檢查制度，將檔案納入年度計劃和目標(biāo)考核中，使巡察檔案管理常態(tài)化。最后，要加強(qiáng)巡察檔案的資源配備，要配備基本的檔案安全保管設(shè)施設(shè)備，完善檔案庫房的保管條件，增加檔案管理人員，完善物質(zhì)基礎(chǔ)，并且對巡察檔案管理人員加強(qiáng)巡察教育，普及業(yè)務(wù)及安全知識，為維護(hù)巡察檔案做好保障。

3）提高巡察檔案管理人員的素質(zhì)。再好的體系也要由人來執(zhí)行，靠制度也要靠人，巡察檔案管理的落實，離不開檔案人員的隊伍建設(shè)，檔案管理者對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。

高度重視巡察檔案工作，就是對巡察工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)，巡察檔案是認(rèn)識巡察工作的一把鑰匙，是體現(xiàn)巡察工作面貌的一面鏡子，是銘記巡察成果及經(jīng)驗的一座豐碑，巡察檔案看似普普通通，但當(dāng)后人開啟的的那一刻，閱讀上面的點點滴滴便會回憶那些不辭辛苦、兢兢業(yè)業(yè)為國家巡察事業(yè)奉獻(xiàn)，為祖國的建設(shè)添磚加瓦的人們，那又會是一個怎樣的心路歷程呢！將有價值傳承下去才是永恒。