探究高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的新舉措

周杰

【摘要】學(xué)籍檔案的形成和發(fā)展的周期比較長，中間涉及的環(huán)節(jié)、部門也比較多，如果不及早確立工作人員的責(zé)任制度的話，整個管理系統(tǒng)將會陷入困境。首先，高校應(yīng)充分利用學(xué)籍管理信息平臺，形成一整套的網(wǎng)上登錄和網(wǎng)上審核制度，網(wǎng)絡(luò)資料完整后形成紙質(zhì)資料，讓相關(guān)負責(zé)人簽名以確保專人負責(zé)。其次，監(jiān)督制度的確立也可以避免工作任務(wù)的混亂和工作人員的失誤。同時高校應(yīng)重視管理人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，提供一定平臺，創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍促進學(xué)籍檔案管理人員專業(yè)技能水平的提高和觀念的轉(zhuǎn)換以更快地適應(yīng)信息化管理模式。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍管理 信息化建設(shè) 計算機信息技術(shù)

【中圖分類號】G64 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）26-0026-02

學(xué)籍檔案貫穿了學(xué)生的整個學(xué)習(xí)階段，是在校期間所有的原始材料的歸納整理，包括期末成績、畢業(yè)證書、獎狀、懲罰情況等各種資料在內(nèi)?？梢哉f，學(xué)籍檔案不僅是對學(xué)生成長的一種記錄，也是對學(xué)校管理能力的一種考驗，科學(xué)的完整的學(xué)籍檔案也就體現(xiàn)了學(xué)校管理水平的先進。從管理結(jié)果和目的來看，高校學(xué)籍管理具有以上的功能，但從管理過程來看，學(xué)籍管理工作也是高校教育教學(xué)管理的一個重要環(huán)節(jié)，它對高校日常教學(xué)質(zhì)量也有很大的影響，學(xué)籍檔案管理的缺失會嚴重阻礙高校教育的發(fā)展和全面推進計劃的實施。通過學(xué)籍檔案的管理，學(xué)校、教師和學(xué)生之間的溝通和聯(lián)系也能得到進一步的加深。因此，不論從哪個方面來分析學(xué)籍管理信息化建設(shè)，它的提升都顯得尤為重要。

我國教學(xué)教育發(fā)展至今，在學(xué)籍管理方面已經(jīng)取得了許多成就，計算機信息的運用也越來越廣泛。但不可否認的是，我國目前的高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)和發(fā)達國家相比還存在著一些問題，主要就體現(xiàn)在信息化管理模式推行的不足。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展和教育進程的不斷推進，學(xué)籍管理的需求和特點都發(fā)生了許多變化，為了適應(yīng)這種新的形式，學(xué)籍管理模式必須做出相應(yīng)的改變，將計算機信息技術(shù)更好地融入高校學(xué)籍管理中，本文通過對我國高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀的分析，反思過去管理中出現(xiàn)的問題，汲取新的經(jīng)驗和知識，不斷探索新措施，以期更新教育者的觀念，提高其認識，優(yōu)化管理模式，促進學(xué)籍管理系統(tǒng)的升級，推動學(xué)籍管理的信息化、科學(xué)化發(fā)展。

1.高校學(xué)籍管理的特點和不足

1.1管理機制的落后

信息技術(shù)在不斷發(fā)展，與之形成鮮明對比的就是停在原地不前進的管理體制。信息技術(shù)水平的突飛猛進無疑對這個時代提出了新要求，它將學(xué)籍檔案的管理引向信息化模式的軌道上。但是我國許多高校不能意識到這種變化，固守傳統(tǒng)的管理體制，但顯然，傳統(tǒng)的管理體制已經(jīng)不能再適應(yīng)這個新時代，它遠遠落后于信息技術(shù)的發(fā)展步伐，強行保留原有模式只會被時代拋棄。還有一些高校雖然意識到改變管理體制的重要性，也開始注重體制的改革，但是沒有能結(jié)合自身情況，管理機構(gòu)的職能和任務(wù)沒有明確，權(quán)利被架空，管理機制也就沒能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。如何克服管理機構(gòu)效率低下，完善管理體制機制成為了加強高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的首要環(huán)節(jié)。

1.2思想觀念的落后

目前許多高校重視教育教學(xué)，一味地關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)成績而忽視了學(xué)校的管理情況，學(xué)校和老師都沒能正確認識學(xué)籍檔案管理的重要性，也沒有信息化趨向的意識。教學(xué)任務(wù)的繁重和思想觀念的落后讓教師和學(xué)校在無形中弱化了學(xué)校的管理職能，高校的信息管理逐步松懈，最終效率低下，嚴重影響了學(xué)校檔案系統(tǒng)的完善，造成學(xué)校信息的缺失，所以提升學(xué)籍管理信息化的意識也是很重要的一步。

1.3管理人員技術(shù)水平落后

高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)對管理人員的給水水平要求其實非常高，因為涉及到計算機信息技術(shù)的運用，再加上任務(wù)的繁重和時間的緊迫，學(xué)籍檔案管理的工作技術(shù)含量也就越來越高了。由于各高校對學(xué)籍管理的忽視，所以他們的學(xué)籍管理人員大多沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)而是直接上崗，部分管理人員不僅專業(yè)素質(zhì)低下，技術(shù)不達標(biāo)，而且工作態(tài)度也比較敷衍散漫，沒有責(zé)任意識，這就直接影響了高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。此外，寬松的責(zé)任制度和貧乏的職位調(diào)換也默許了他們這樣不負責(zé)任的工作行為，一旦出現(xiàn)失誤，高校也不能將責(zé)任落實到個人，即使落實到個人，也會因為當(dāng)時的管理人員已經(jīng)換到另外一個崗位而作罷。

2.促進高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的舉措

2.1動態(tài)管理學(xué)籍檔案

從上文我們發(fā)現(xiàn)我國高校現(xiàn)行管理機制存在這一些漏洞，機制體制的落后造成了效率的低下和工作的散漫，要想解決這個問題，可以從以下幾個方面入手。首先，不斷擴充學(xué)籍檔案包含的種類。現(xiàn)如今高校教育手段不斷創(chuàng)新，考察方式也不再局限于批閱試卷，所以可以收錄進檔案的內(nèi)容就比以前增多了。其次，需要注意的是，學(xué)籍檔案管理是一個動態(tài)的收集整理過程，這也就意味著學(xué)生的檔案不應(yīng)局限于本學(xué)校的地點和階段，例如學(xué)生跨校參加的學(xué)習(xí)和第二學(xué)歷的考取等等都可以作為學(xué)籍檔案的來源。

2.2檔案編碼入庫

學(xué)籍檔案管理的最初階段是對學(xué)生學(xué)籍資料的收集和保存，但是這并不意味著這就是檔案管理的全部程序，如果只簡單的保存而不加以整理歸納和編碼入庫，那么數(shù)量眾多的檔案將無法形成有序的信息化系統(tǒng)，除了造成資料雜亂，難以搜尋的現(xiàn)象之外，更嚴重是重要檔案無意丟失的后果。所以，對學(xué)籍檔案的整理、歸檔、編碼、入庫也很重要。高校應(yīng)規(guī)范保障機制，保證學(xué)籍檔案管理的嚴肅性和有序性，這也能進一步明確高校學(xué)籍管理的目標(biāo)和方向。

2.3檔案形成機制的建立

學(xué)籍檔案管理機制也包括檔案形成機制，它的建立需要根據(jù)具體情況來作出相應(yīng)改變，一般來說，學(xué)籍檔案的形成是有一定固定順序的，基本上圍繞教學(xué)計劃展開，但是在某些學(xué)生身上也會出現(xiàn)一些特殊情況，比如說有些學(xué)生由于身體狀況申請休學(xué)又或者有些學(xué)生在規(guī)定范圍內(nèi)提前修完了學(xué)分，那他就已經(jīng)可以申請畢業(yè)了，此外還有免修、重修、免考等各種情況需要被檔案形成機制考慮在內(nèi)。

2.4滿足社會多樣化需求

我們必須清楚信息化時代給學(xué)籍檔案帶來變化，其中比較明顯的就是學(xué)籍檔案呈現(xiàn)的對象不再只是學(xué)校、教師和學(xué)生個人，在信息通用的情況下，學(xué)籍檔案往往還肩負著第二履歷的作用，各個用人單位在考察應(yīng)聘者時往往也會要求查看他們的檔案，除此之外還有各種中介機構(gòu)等都將成為學(xué)籍檔案的呈現(xiàn)主體。與此同時，這也意味著學(xué)籍檔案呈現(xiàn)的內(nèi)容質(zhì)量需要相應(yīng)提高，因為用人單位或者中介機構(gòu)不僅僅重視檔案記錄者的學(xué)習(xí)成績，他們更多的是關(guān)注學(xué)生的道德素質(zhì)和社交能力，也會對職業(yè)必須的證書感興趣，所以，僅僅在學(xué)籍檔案中記錄成績是不夠的，為了滿足日益增長的社會需求，高校需要不斷使內(nèi)容更加全面。

2.5責(zé)任制度的建立

學(xué)籍檔案的形成和發(fā)展的周期比較長，中間涉及的環(huán)節(jié)、部門也比較多，如果不及早確立工作人員的責(zé)任制度的話，整個管理系統(tǒng)將會陷入困境。首先，高校應(yīng)充分利用學(xué)籍管理信息平臺，形成一整套的網(wǎng)上登錄和網(wǎng)上審核制度，網(wǎng)絡(luò)資料完整后形成紙質(zhì)資料，讓相關(guān)負責(zé)人簽名以確保專人負責(zé)。其次，監(jiān)督制度的確立也可以避免工作任務(wù)的混亂和工作人員的失誤。同時高校應(yīng)重視管理人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，提供一定平臺，創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍促進學(xué)籍檔案管理人員專業(yè)技能水平的提高和觀念的轉(zhuǎn)換以更快地適應(yīng)信息化管理模式。針對工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況，高?？梢越⒖己酥贫?，通過考核的方式來檢驗管理人員技術(shù)學(xué)習(xí)情況，整體提高管理人員專業(yè)素質(zhì)水平，考核制度的建立給管理人員施加一定壓力，提高其工作和學(xué)習(xí)效率。

2.6加大資金投入

在某些高校，高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)無法順利推行的原因除了高校的不重視或者能力不足等軟性條件缺失外，硬件的不足也在其中。很明顯，一些高校沒有給學(xué)籍信息化管理建設(shè)投入足夠的資金，這使信息化管理的步伐很難跟得上日益發(fā)展的科學(xué)技術(shù)產(chǎn)品?？茖W(xué)技術(shù)產(chǎn)品更新?lián)Q代速度較快，高校要想實現(xiàn)信息化管理就必須與之維持同樣的步伐。資金的投入在此時就顯得尤為重要，小到一些電腦軟件、計算機購買，大到辦公場地和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的投都需要經(jīng)費。因此，高校應(yīng)加大學(xué)籍管理信息化建設(shè)的資金投入，為其順利推進提供一定物質(zhì)保障。

2.7廣泛運用計算機技術(shù)

學(xué)籍檔案有一個很明顯的特點就是數(shù)量眾多，每天都會有數(shù)以千計的檔案要被編輯入庫，除了登記入庫之外還要整理、調(diào)閱、歸檔等繁復(fù)工作，部分高校顯然沒有意識到計算機信息技術(shù)給管理工作帶來的方便，他們不能緊跟新形勢，仍然采用傳統(tǒng)的手工管理方式，如果這些工作僅僅依靠管理人員的人工完成的話，占用的時間會非常長，而且長時間的勞作也容易引起失誤，所以效率會比較低下。在這種情況下我們應(yīng)該運用計算機技術(shù)，例如條碼技術(shù)，條碼技術(shù)可以將所有信息存儲在二維碼中，管理人員需要錄入信息或者調(diào)閱信息時只需要通過掃描的方式就能輕松完成任務(wù)，不僅提高了效率還提高了信息的科學(xué)性。此外，網(wǎng)上自助信息查閱也值得被推廣，想要查閱信息的人只要輸入相應(yīng)密碼就能立即獲取相關(guān)信息，又或者通過網(wǎng)上預(yù)約的方式和管理人員提前溝通，這樣就能節(jié)省雙方的時間，提高工作效率。

3.結(jié)束語

綜上所述，目前我國高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)還存在一些不足，但這些問題并不是難以跨越的鴻溝，只要我們轉(zhuǎn)換觀念，優(yōu)化系統(tǒng)，重視學(xué)籍管理建設(shè)，促進其向信息化模式的轉(zhuǎn)變，就能提高學(xué)籍管理工作效率，不僅為日常教學(xué)工作提供了一定資料保證，還能推進高校事業(yè)的全方面發(fā)展。

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