淺析如何實(shí)現(xiàn)檔案管理中的優(yōu)化管理

杜麗麗

摘 要：檔案是一個(gè)龐大的信息庫，是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的單堆資料中，要根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地，規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。只有對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理才能在日常工作中發(fā)揮檔案的真正作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；優(yōu)化管理

檔案?！皺n案”在現(xiàn)代文明社會(huì)己經(jīng)不是什么神秘的東西了，人們?cè)谧约旱墓ぷ?、生活、學(xué)習(xí)中，越來越清楚地感受到檔案就在身邊，人人都要和它打交道。國家與國家的關(guān)系，機(jī)關(guān)工作，科研、基建、生產(chǎn)活動(dòng)，醫(yī)療、訴訟、財(cái)會(huì)工作，甚至個(gè)人參與的社會(huì)活動(dòng)、個(gè)人交往中都會(huì)產(chǎn)生原始的記錄，成為憑據(jù)性或參考性歷史資料，保存起來就是檔案

檔案的定義。法律定義：《中華人民共和國檔案法》第二條的表述：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

一、企業(yè)檔案存在的問題

（一）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。新檔案人員不斷進(jìn)人，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

（二）缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投人少；二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備擔(dān)由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。

二、強(qiáng)化檔案綜合管理的措施

（一）檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)

檔案工作要想取得長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當(dāng)今數(shù)碼技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新趨勢(shì)，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí)際的工作計(jì)劃。

（二）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，按時(shí)完成上級(jí)部門的檔案工作

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。管理制度方面，認(rèn)為：一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機(jī)制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。

（四）五個(gè)統(tǒng)一

抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個(gè)統(tǒng)一”抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、辦公室主任為副組長、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)層辦公室的議事日程年初有部署年底有總結(jié)平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)和地方檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

（五）引入現(xiàn)代化手段

近年來，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，一些檔案館開始實(shí)施數(shù)字檔案館計(jì)劃，或開始對(duì)部分館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便為今后實(shí)現(xiàn)檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)化查閱做準(zhǔn)備。這是一部分國家綜合性檔案館順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，在實(shí)行檔案資源信息化過程中采取的一項(xiàng)有力措施，其意義十分深遠(yuǎn)，它不僅能使通過計(jì)算機(jī)終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實(shí)，也將使檔案館在不久的將來通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向不同層次的利用者提供遠(yuǎn)程檔案信息查閱服務(wù)成為可能，由此根本性地改變了傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會(huì)所用開辟了一個(gè)十分廣闊的空問。由于館藏檔案數(shù)字化鑒定是一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)，技術(shù)要求高、難度大，又缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，除了上述鑒定原則的切實(shí)貫徹，其策劃和組織工作也l一分重要。在某種程度上，科學(xué)策劃和周全組織，是保證數(shù)字化能夠按照預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行并取得成功的關(guān)鍵。

三、總結(jié)

進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，要通過各種形式對(duì)他們進(jìn)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核不斷提高檔案管理工作水平。

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