淺析如何做好博物館檔案管理工作

李海玲

摘 要：檔案管理在博物館管理工作中占有非常重要的位置，結(jié)合風箏博物館檔案工作的現(xiàn)狀分析，找出目前檔案管理工作中存在的問題，提出改進的對策，為眾多檔案管理工作者提供工作思路，同時對博物館檔案資料管理的信息化建設(shè)提出了展望。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀分析；對策

檔案管理是博物館管理工作的重要組成部分，在博物館的發(fā)展過程中起著不容忽視的作用，隨著經(jīng)濟、文化的不斷發(fā)展，博物館的檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，出現(xiàn)了許多亟待研究和解決的新情況、新問題。博物館的檔案管理工作者要堅持科學(xué)規(guī)范的管理制度、認真嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，讓檔案管理實現(xiàn)方便利用、查詢、歸檔等一系列措施，使管理工作更加有序合理地進行。

一、博物館檔案管理工作的重要性

博物館，是指以研究、教育和欣賞為目的，收藏、保護、展示人類活動和自然環(huán)境的見證物，向公眾開放的非營利性社會服務(wù)機構(gòu)。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和國民素質(zhì)的不斷提升，越來越多的人開始關(guān)注博物館的社會教育功能，這就促使博物館工作者在文物與觀眾之間搭建更為廣闊的平臺，而陳列展覽正是這一平臺至關(guān)重要的組成部分，它讓更多人親臨歷史留下的珍貴遺跡，感受人類文明的博大精深。伴隨著陳列展覽的進行，必然會產(chǎn)生一系列的文件材料，這些文件是不可再生的文化資源，為后人進行學(xué)術(shù)研究提供了依據(jù)，是博物館賴以生存和發(fā)揮其社會教育功能的基石。同時，博物館的檔案能全面準確地記錄博物館在不同的歷史時期所發(fā)生的各類重大事件以及組織機構(gòu)的調(diào)整變化等，詳細反映博物館的成長歷程。可以說，從建立博物館開始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的各項工作提供服務(wù)，發(fā)揮著非常重要的作用。

檔案記載著大量的信息，是博物館開展各項業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，也是不可或缺的依據(jù)。比如它能為博物館陳列宣傳工作提供真實生動的素材，加強公眾對文化遺產(chǎn)的了解，提升市民的文物保護意識，從而使文物藏品的宣傳教育功能得到充分的發(fā)揮；其次，它能為博物館各項業(yè)務(wù)工作的開展提供考查的依據(jù)，為社會各有關(guān)部門開展多學(xué)科理論研究提供第一手材料；第三，它能為藏品的保管、養(yǎng)護和修復(fù)提供科學(xué)的依據(jù)，當文物損毀或消失時，文物檔案就成為修復(fù)的關(guān)鍵；第四，它還為藏品的安全管理提供備查證據(jù)資料。因此，博物館必須重視檔案的管理工作，讓其充分發(fā)揮在文物保護與利用中的價值。

二、博物館檔案管理中存在的問題

以風箏博物館檔案管理工作的現(xiàn)狀為例，主要存在以下問題：

1.博物館檔案管理工作意識淡化，對存檔工作缺乏重視性

風箏博物館自建成以來，主要工作是完善館內(nèi)建設(shè)，包括展館的裝修工程、展品的征集工作。隨著博物館陳列展覽、藏品保管和社會教育等主要業(yè)務(wù)工作的快速發(fā)展，獲得了博物館管理者更多的關(guān)注，而對博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，由于人員編制有限，致使檔案管理工作一直沒有完全納入正軌。檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理工作沒有做到專人負責，嚴重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。而有些博物館檔案管理工作者自身對檔案管理缺乏足夠的認識，認為這項工作可有可無，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感和良好的職業(yè)道德，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而工作存在缺位現(xiàn)象，導(dǎo)致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進程中遇到障礙。

總體來講，風箏博物館館藏展品來源廣泛，有些展品無法追述其準確來源，加之建館初期的許多客觀因素，檔案管理僅以保管為主，進館展品起初都已“豆腐賬”的形式管理。風箏展品有其特殊性，一般風箏繪制使用化學(xué)顏料，扎制使用礬過的絲絹，導(dǎo)致展品易粉化，不易長時間保存，例如館藏風箏“百鳥朝鳳”。

2.博物館檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進行了一系列諸如達標升級之類的實質(zhì)性考核，但達標以后，就出現(xiàn)后勁不足，缺少長期性和連續(xù)性的管理，再加上管理者對博物館檔案的重要作用的認識不足，對檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)，無計劃；有任務(wù)，無落實；有形式，無效果。博物館檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

3.博物館檔案管理工作缺乏規(guī)范性管理

當前博物館檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是博物館檔案收集不規(guī)范。館藏展品的檔案包括收藏檔案、保管檔案、展陳檔案、修復(fù)檔案、借展檔案等，這些檔案分屬不同的部門進行管理，各部門之間各司其職，按照不同的工作方式進行記錄、收集、整理，藏品的相關(guān)檔案之間無法進行綜合利用。二是藏品檔案信息更新不及時。藏品檔案信息不僅是文物藏品的身份證，并不是一成不變的，它會隨著時間的推移出現(xiàn)物理或是化學(xué)性質(zhì)的變化；三是博物館檔案整理不規(guī)范。由于博物館檔案業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中不按照檔案規(guī)范立卷；四是檔案綜合管理力度不夠。博物館藏品檔案未及時進行移交或是在移交過程中損壞和丟失，造成檔案不完善；五是檔案利用不規(guī)范。博物館檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，手續(xù)不完備，造成了借出的檔案經(jīng)常沒有按期歸還或長時間不歸還，甚至遺失。

三、改進風箏博物館檔案管理工作的對策

1.增強檔案意識，堅持規(guī)范建檔

增強博物館管理者的檔案意識，只有這樣博物館檔案工作才能做到因地制宜靈活有效。博物館檔案要全面反映博物館的各類信息，包括博物館藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，通過收集、整理各項資料，詳細甄別分類，確保資料的準確性和完整性。博物館檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強檔案工作與博物館發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需要，可編寫《組織機構(gòu)沿革》《陳列展覽精品展》《風箏藏品精品匯編》等資料，更好地發(fā)揮博物館檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能。

2.加強培訓(xùn)力度，努力提高博物館檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度

作為專題博物館的檔案工作者，首先不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)主動、積極地提升自己的業(yè)務(wù)理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用。第二，要加強學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技術(shù)和各級檔案專業(yè)刊物，清楚檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定、新規(guī)范，按照新要求去工作。另外，還應(yīng)密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平。第三，提高檔案人員素質(zhì)是搞好檔案管理工作的基礎(chǔ)。要求檔案人員具有良好的綜合素質(zhì)，豐富的科學(xué)知識，較好的語言表達能力和文字寫作能力以及相當?shù)耐庹Z水平。第四，明確博物館檔案管理負責人、檔案員的崗位職責，形成覆蓋全館的檔案管理機制。

3.實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法

運用科學(xué)的管理方法使檔案管理日趨完善，達到最優(yōu)化，第一，堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準確、翔實的要求，按照規(guī)范、標準的原則整理歸卷、立卷，把博物館檔案整合為相互獨立，又不可分割的整體，最大限度地提高博物館檔案工作的檔次。第二，對館內(nèi)展品進行一次全面整理。博物館的工作人員可以在普查的同時，根據(jù)《藏品檔案規(guī)范》對原有的總賬進行整理，對新征集的展品進行重新認定，把已認定的藏品進行分類，編目、入賬，并寫明展品信息，把重點的展品進行編號糾正，并做好備注。第三，重新組合相關(guān)資料，實現(xiàn)資料規(guī)范化。將那些建檔過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組合。在重組資料的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無標題或標題不清楚的檔案資料要重新加工、編寫，以保證館藏檔案資料更加規(guī)范。第四，規(guī)范題名，保證查找資料的準確性和高效性。檔案的分類號保證了檢索的查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。

4.盡快完成檔案的計算機管理 搞好博物館檔案的信息化建設(shè)，做好博物館檔案的研究和利用

電子信息時代的到來給檔案管理帶來新的革命，檔案工作者很大一部分時間是直接通過電腦網(wǎng)絡(luò)來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸。我們要借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。博物館檔案工作者不應(yīng)只停留在保管檔案上，還要進一步研究利用。我們在有計劃、按標準加強檔案研究工作的同時，不斷地摸索，善于總結(jié)經(jīng)驗，使檔案的潛在價值發(fā)揮到最大。

隨著科技的飛速進步，檔案的管理范圍也從以往的文字、圖片檔案等發(fā)展到電子文件，及其數(shù)據(jù)檔案、照片檔案、聲像檔案和縮微膠片檔案等新型檔案。我館應(yīng)該根據(jù)自身館藏的特點，盡快建立計算機檔案管理系統(tǒng)，以達到快速、安全、準確管理檔案的目的。

四、結(jié)語

目前我國正處于文化大繁榮、大發(fā)展時期，各類博物館也進入上檔升級，快速發(fā)展通道。檔案管理作為博物館管理工作中的重要環(huán)節(jié)，我們應(yīng)該正確分析檔案管理工作中不足和問題，采取積極有效的對策、措施，抓住當前的大好形式，不斷探索，總結(jié)經(jīng)驗，為博物館事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮作用。

參考文獻：

[1]夏南.淺談博物館藏品檔案管理〔J〕.云南檔案.

[2]胡均.博物館文物藏品檔案的管理與實踐〔J〕.蘭臺世界.