檔案公眾微信平臺應(yīng)用模式研究

郝永仙

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)媒體的生存逐漸被壓縮，新媒體的不斷出現(xiàn)和應(yīng)用，給社會發(fā)展帶來的新鮮的活力。微信公眾平臺應(yīng)用于檔案管理中，是當(dāng)前大環(huán)境下檔案管理工作效率提升的必然要求，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出微信公眾平臺在檔案服務(wù)工作中的優(yōu)勢。本文中，筆者首先分析了公眾微信平臺在檔案信息服務(wù)中的可行性，然后分析了檔案公眾微信平臺應(yīng)用中存在的問題，最后詳細(xì)探討了檔案公眾微信平臺的可行性發(fā)展思路，希望能夠?yàn)榻窈笙嚓P(guān)內(nèi)容的研究提供一定的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；公眾微信平臺；應(yīng)用模式

公眾微信平臺是騰訊公司在微信的基礎(chǔ)上新增加的功能模塊。公眾微信平臺中，無論是組織，還是企業(yè)，抑或是個人，都可以通過合理的程序建立一個微信公眾號，利用該微信公眾號，可以實(shí)現(xiàn)群發(fā)文字、圖片、語音和視頻消息的目的。 鑒于傳統(tǒng)檔案管理模式中，存在檔案信息服務(wù)質(zhì)量不高的情況，公眾微信平臺的應(yīng)用，使得高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)成為了可能，傳播優(yōu)秀檔案文化的同時，還改善了檔案管理的工作模式，給用戶提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，提升用戶的滿意度。

一、檔案公眾微信平臺應(yīng)用的可行性

1.智能手機(jī)的出現(xiàn)和普及

近些年來，中國智能手機(jī)呈現(xiàn)出飛速發(fā)展的趨勢，智能手機(jī)用戶逐年上升，微信是依托智能手機(jī)及3G網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展而產(chǎn)生的，智能手機(jī)的普及對微信的發(fā)展具有極其重要的意義。隨著智能手機(jī)網(wǎng)民數(shù)量的不斷上升，微信用戶數(shù)量必將呈現(xiàn)翻倍式增長。

2.微信所依托的企業(yè)平臺強(qiáng)大

微信所屬的公司騰訊是中國最大的互聯(lián)網(wǎng)公司之一，也是中國用戶最多、最廣的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)之一，超強(qiáng)的綜合實(shí)力使得微信的發(fā)展有了強(qiáng)大企業(yè)平臺依托，公眾微信平臺的應(yīng)用變得更加就有保障性和可行性。

3.公眾微信平臺的多功能化

2013年8月15日，公眾微信平臺進(jìn)行升級，公眾微信平臺此后分為兩種類型，一種是訂閱號類型，另一種是服務(wù)號類型。服務(wù)號可以為用戶提供想要的服務(wù)，用戶在接受服務(wù)號的信息時會有消息提示；訂閱號主要是為用戶提供信息和咨詢，訂閱號發(fā)送的信息將會顯示在訂閱號的文件夾中。

二、檔案公眾微信平臺應(yīng)用中存在的問題

1.平臺的設(shè)計(jì)理念不足

公眾微信平臺設(shè)計(jì)中，Logo的設(shè)計(jì)是平臺設(shè)計(jì)理念的基本要素。Logo的設(shè)計(jì)若是大氣、富有內(nèi)涵，則檔案部門在用戶嚴(yán)重的形象將會變得更佳，也就是說檔案部門在公眾微信平臺上的Logo直接影響著用戶對品牌的認(rèn)知和關(guān)注度?，F(xiàn)階段，學(xué)校檔案部門公眾微信平臺的Logo設(shè)計(jì)中并不規(guī)范，沒有起到吸引用戶關(guān)注的效果，甚至還有些Logo標(biāo)識還影響了檔案部門的公眾形象，給用戶一種不重視檔案管理和服務(wù)工作的感覺，忽視了新媒體的傳播作用和影響力。另外，有的學(xué)校檔案公眾平臺的設(shè)計(jì)沒有充分考慮到用于的需求，缺乏系統(tǒng)菜單的設(shè)置，用戶無法通過公眾微信平臺公眾號查詢到現(xiàn)象的信息，長此以往用戶慢慢流逝，公眾微信號平臺存在意義隨之丟失。

2.信息推送規(guī)范性不足

檔案公眾微信平臺應(yīng)用過程中，其最大的功能之一便是向用戶推送信息內(nèi)容，信息內(nèi)容可以是文字消息，也可以是圖片信息，還可以是語音、視頻內(nèi)容等，這些推送來的信息內(nèi)容達(dá)到用戶手中，極大地豐富了用戶的閱讀體驗(yàn)。但是，綜合當(dāng)前檔案公眾微信平臺推送的信息內(nèi)容來看，其中的很多內(nèi)容多為轉(zhuǎn)發(fā)，題目繁多，缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，在選題和內(nèi)容的編排上毫無章法可言。同時，檔案公眾微信平臺應(yīng)當(dāng)給對檔案管理部門負(fù)責(zé)，推送的信息內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是關(guān)于檔案信息方面的內(nèi)容，而部分檔案管理部門將一些無關(guān)檔案管理工作和服務(wù)的內(nèi)容推送給用戶，如干部捐款、群眾路線教育等，浪費(fèi)了大量資源的同時，還容易引起用戶的反感，并沒有起到實(shí)質(zhì)性的效果。

3.服務(wù)意識的體現(xiàn)不足

檔案公眾微信平臺的建立，其實(shí)質(zhì)是為了提升檔案管理部門的管理和服務(wù)能力，拓展檔案公共服務(wù)的領(lǐng)域。然而，縱觀當(dāng)前各大學(xué)校檔案公眾平臺應(yīng)用的具體情況來看，平臺與平臺之間存在很大的差異性，服務(wù)理念和服務(wù)質(zhì)量有著極大的差距，依然存在很多公眾微信平臺消息回復(fù)不及時的下現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的存在，嚴(yán)重違背了檔案管理部門建立公眾微信平臺的初衷，不僅無法拓檔案管理部門的服務(wù)領(lǐng)域，還在一定程上降低了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。在當(dāng)前的新媒體不斷發(fā)展的形勢下，檔案公眾微信平臺服務(wù)意識的缺失是一種可怕的現(xiàn)象。所以，對于檔案管理部門而言，應(yīng)當(dāng)不斷完善公眾微信運(yùn)營的方式，讓公眾微信平臺能夠更好地適應(yīng)檔案管理部門自身的發(fā)展。

三、檔案公眾微信平臺的可行性發(fā)展策略

鑒于檔案公眾微信平臺應(yīng)用過程中存在上述問題，這些問題的存在阻礙了學(xué)校檔案管理部門服務(wù)水平的提升，需要在今后的應(yīng)用過程中加以解決。接下來，筆者在參考相關(guān)文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的工作時間，就檔案公眾微信平臺的可行性發(fā)展策略進(jìn)行探究。

1.建立在線咨詢的模式

學(xué)校檔案管理部門開通微信服務(wù)之后，可以向廣大用戶公布微信號、微信昵稱或者公眾號的微信二維碼，讓用戶在微信搜索欄中能夠搜索到檔案管理部門部門的微信賬號，然后進(jìn)行添加操作。檔案管理部門在收到用戶的添加請求之后，可以在本部門的檔案信息數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索，將用戶想要的信息以微信消息的形式反饋的用戶。為了使得服務(wù)更加深入人心，學(xué)校檔案管理部門還以在微信消息發(fā)送的形式上下功夫，除了習(xí)以為常的文字消息之外，還可以將消息的發(fā)送形式變得更加形象、生動，如語音消息、視頻消息、圖文混合消息等，通過上述豐富的內(nèi)容發(fā)送形式，讓用戶可以全方位地了解檔案原件信息。當(dāng)然，學(xué)校檔案管理部門還以對用戶的資訊問題進(jìn)行頻率統(tǒng)計(jì)，然后根據(jù)統(tǒng)計(jì)獲取到的數(shù)據(jù)信息，篩選問題頻率最高的前十個問題建立對應(yīng)的解答信息數(shù)據(jù)庫，用戶今后再提問這些問題時，檔案管理部門可以通過微信自動回復(fù)，提供全天候的信息服務(wù)。

2.向公眾傳播檔案文化

微信傳播信息的形式豐富多樣，通過公眾微信平臺進(jìn)行檔案文化信息的傳播，可以體現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢，精確傳達(dá)想要的信息。利用公眾微信平臺傳播檔案文化信息的時候，主要可以從兩方面體現(xiàn)出來。第一，將文字信息和圖片信息有效地結(jié)合在一起，向用戶傳播檔案知識內(nèi)容，同時還可以傳統(tǒng)檔案技術(shù)常識、檔案界的學(xué)術(shù)研究成果等。第二，充分發(fā)揮出中文字、圖片、語音、視頻的優(yōu)勢特點(diǎn)，將其有效地結(jié)合起來，全方位地向用戶展示檔案資料信息。例如，以圖片的形式一些老檔案，吸引用戶的閱讀興趣。又比如，還可以通過視頻的形式向用戶展示服務(wù)功能。用戶通過對文字、圖片、語音、視頻信息的吸收，在無形中提升了檔案管理和保護(hù)的意識。

3.完善檔案信息資源共享機(jī)制

微信開展活動的形式比較多，微信群聊便是其中之一。微信群類似與QQ群，在微信群中用戶可以表達(dá)自己的意見和建議，發(fā)表自己對學(xué)校檔案管理工作的看法。對于學(xué)校檔案管理部門而言，通過微信群可以增強(qiáng)用戶之間的交流、互動，同時還可以為具有相同需求的用戶建立討論組進(jìn)行探討。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出公眾微信號的應(yīng)用優(yōu)勢，督促廣大用戶積極分享推送的信息內(nèi)容，在不斷的分享過程中，越來越多的人知道相關(guān)的檔案文化知識內(nèi)容，逐漸成為潛在的檔案信息接受者。此外，學(xué)校檔案管理部門還以建立“檔案征集”的主題模塊，開發(fā)民間檔案信息資源，不斷充實(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫。

4.加強(qiáng)對現(xiàn)有服務(wù)模式的改善

當(dāng)前，學(xué)校檔案管理部門在為用戶提供服務(wù)的過程中，往往表現(xiàn)得非常被動，并且服務(wù)的內(nèi)容和模式比較單一，通常是用戶有需求之后才“動手”。利用公眾微信平臺，將最大化地改善這一現(xiàn)象，將原本被動式的服務(wù)變得主動、生動和及時。主動式的服務(wù)要求學(xué)校檔案管理部門主動向用戶發(fā)送問候、公告和資訊等，改變用戶對檔案管理部門的看法。生動式的服務(wù)要做到文字、圖片、語音、視頻的合理搭配、合理利用，最大限度地吸引用戶的眼球。即時性服務(wù)體現(xiàn)出信息傳播的及時性，讓用戶第一時間接收到最新消息。

四、結(jié)語

總而言之，檔案公眾微信平臺的應(yīng)用，改善了傳統(tǒng)的檔案工作管理模式，極大地提升了檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)了學(xué)校檔案管理部門工作的順利開展。隨著信息化時代的到來，人們對信息的需求量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了用戶的對檔案信息資源的實(shí)際需求，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立起公眾微信平臺，從建立在線咨詢的模式、向公眾傳播檔案文化、完善檔案信息資源共享機(jī)制以及加強(qiáng)對現(xiàn)有服務(wù)模式的改善等方面出發(fā)，提升檔案管理部門的水平。

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