淺談提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)途徑

任海斌

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為了各行各業(yè)都非常重視的一項(xiàng)工作。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作質(zhì)量直接影響著日常工作效率，因此事業(yè)單位要更加重視單位檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。本文從事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)方面存在的問題兩方面入手，探討提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的途徑，希望能在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：必要性 存在問題 改善措施 發(fā)展途徑

隨著信息化時(shí)代的到來，過去的檔案管理模式在很大程度上影響了事業(yè)單位的檔案辦公效率，無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需求。因此為了提高事業(yè)單位的檔案利用率，保證檔案管理工作質(zhì)量，最大限度滿足單位工作需求，我們要大力推行信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案中的應(yīng)用，不斷加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性

1、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)即通過信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，使紙質(zhì)檔案能夠以信息的方式儲(chǔ)存下來，再運(yùn)用信息化管理方式更好地管理檔案。通過檔案信息化建設(shè)一方面可以使人們?cè)诓殚喰畔r(shí)更加簡便，隨時(shí)獲取想要查看的信息，另一方面也可以進(jìn)一步壓縮檔案管理成本，減少人力、物力的投入，再一方面可以全面提高檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的充分有效利用。此外，提高事業(yè)單位的檔案信息化管理水平是信息化時(shí)代的必然要求，為下一步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料共享奠定了一定基礎(chǔ)。

2、事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理就是將單位的所有紙質(zhì)資料按照一定方式分類存放和借閱，紙質(zhì)資料在長期保存和使用中必然會(huì)受到損壞，一不注意就可能導(dǎo)致很多重要信息丟失。而事業(yè)單位的檔案相對(duì)都較為重要，涉及到社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)檔案、人事檔案等，一旦出現(xiàn)損壞，很難得到修補(bǔ)，從而導(dǎo)致重要資料的遺失，造成難以預(yù)估的影響。而運(yùn)用信息化手段就可以很好地規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)，將紙質(zhì)檔案信息化，進(jìn)而將原始檔案更好地封存起來，這樣既能滿足人們對(duì)檔案的需求，又能保證檔案的完好存儲(chǔ)。

二、目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1、資金投入少，相關(guān)設(shè)施配備不足

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)首先需要具備完成信息化建設(shè)的工作設(shè)備如掃描機(jī)、錄入機(jī)等等。而很多事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，往往會(huì)忽略檔案管理工作，雖然提倡開展信息化建設(shè)工作，但仍然還未配備相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備，從而使得大部分事業(yè)單位在檔案的信息化管理方面沒有取得突破。其中有些單位在檔案管理工作中，依然保留傳統(tǒng)觀念，不愿意嘗試新鮮事物，信息化意識(shí)淡薄，對(duì)信息化建設(shè)的重視度不夠，即使建立了檔案管理信息化系統(tǒng)也不注重運(yùn)用，此外，有些單位除了具備簡單的檔案儲(chǔ)備設(shè)設(shè)備外沒有任何信息化設(shè)備的運(yùn)用，而有些單位雖然配備了相關(guān)信息化設(shè)施，但由于人員能力不足，操作運(yùn)用困難，這些都影響了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。總體來說，領(lǐng)導(dǎo)重視度不高，資金投入少，相關(guān)設(shè)施配備不足，無法滿足當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的需求。

2、對(duì)檔案信息信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中除了需要投入足夠的設(shè)備，還需要相關(guān)工作人員能正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理工作，因?yàn)橹挥姓_的認(rèn)識(shí)才能促進(jìn)事物的發(fā)展，反而則會(huì)阻礙事物的發(fā)展，目前很多事業(yè)單位工作人員還沒有充分意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，其思想還停留在傳統(tǒng)檔案管理模式上，思想固化，不愿意接受新生事物，不能緊跟時(shí)代的步伐，進(jìn)而阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化的步伐。

3、檔案管理信息化過程中存在安全隱患

事業(yè)單位檔案信息化過程中要充分重視檔案資料的安全性，不能造成安全隱患。有些事業(yè)單位在開展檔案信息化工作時(shí)，對(duì)檔案安全沒有足夠重視，在將紙質(zhì)檔案信息化的過程中不注意保密，造成了重要信息的泄露。此外，檔案信息化本身存在著安全隱患，如果沒有配備安全硬件、軟件設(shè)施，很有可能就被黑客入侵，導(dǎo)致相關(guān)重要資料的泄露，產(chǎn)生不利社會(huì)影響。

4、缺乏檔案管理信息化專業(yè)人才

作為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施者，檔案工作人員在檔案信息化過程中發(fā)揮著非常重要的作用。而目前很多事業(yè)單位的檔案工作人員思想較為落后，對(duì)信息化認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)還不愿意去接受新生事物，對(duì)相關(guān)信息化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等一知半解，操作起來非常困難，極大的阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

5、檔案管理工作培訓(xùn)力度存在不足

雖然目前很多事業(yè)單位都開展了檔案信息化管理工作，但是從對(duì)此項(xiàng)工作的支持程度上來看，大多事業(yè)單位都不注重檔案信息化管理工作方面的培訓(xùn)，使得工作工作人員不論在思想上還是技術(shù)上都沒有對(duì)檔案信息化管理工作給予重視，更談不上主動(dòng)開展檔案管理信息化工作，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化工作進(jìn)程。因此，在事業(yè)單位檔案信息化管理工作中，應(yīng)持續(xù)加強(qiáng)這方面知識(shí)的培訓(xùn)，進(jìn)而更好地促進(jìn)檔案管理信息化工作的開展。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)途徑

1、提高領(lǐng)導(dǎo)信息化認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想更好地推進(jìn)檔案管理的信息化工作，必須提高領(lǐng)導(dǎo)的信息化認(rèn)識(shí)，充分重視檔案信息化建設(shè)工作的重要性，進(jìn)而增加信息化建設(shè)的資金投入，一方面加大信息化硬件設(shè)施投入力度，如引進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀等資料的設(shè)備，另一方面加大信息化軟件設(shè)施投入，如數(shù)據(jù)庫、防火墻技術(shù)等。

2、強(qiáng)化檔案信息化工作考核

通過加強(qiáng)檔案信息化工作考核，使檔案工作人員明確自己的工作職責(zé)，激發(fā)其對(duì)檔案管理信息化工作的全面認(rèn)識(shí)，進(jìn)而提高他們對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，在思想上充分意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性。

3、提高檔案管理人員工作能力

檔案管理工作人員在檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，因此必須全面提高檔案管理人員的信息化知識(shí)水平，主要包括以下幾個(gè)方面：一是提高工作人員的信息化認(rèn)識(shí)，使他們確實(shí)意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，從而更好地將信息化方案運(yùn)用在工作中；二是通過講座、培訓(xùn)等增強(qiáng)工作人員的信息化專業(yè)技能，提高硬件操作能力；三是工作人員要意識(shí)到檔案管理信息化模式的優(yōu)勢，將信息化管理內(nèi)化為一種工作習(xí)慣。

4、加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理，確保檔案管理安全

一方面通過引用先進(jìn)的安全硬件、軟件設(shè)施，防止黑客入侵盜取重要資料，另一方面要建立檔案信息管理保密制度并嚴(yán)格落實(shí)，使保密制度貫穿于檔案細(xì)信息化管理的始終。

5、持續(xù)加強(qiáng)檔案管理信息化培訓(xùn)工作

通過開展檔案信息化管理知識(shí)培訓(xùn)，一方面可以使領(lǐng)導(dǎo)和工作人員正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和必要性，進(jìn)而重視此項(xiàng)工作的開展，另一方面可以從技能和管理兩個(gè)方面持續(xù)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，最終滿足當(dāng)前檔案管理信息化工作的需要。在日常工作中，事業(yè)單位應(yīng)經(jīng)常性地開展相關(guān)信息化知識(shí)培訓(xùn)，針對(duì)工作人員在工作中遇到的問題進(jìn)行培訓(xùn)，以便更好地推進(jìn)檔案管理信息化工作。

四、結(jié)束語

綜上所述，我們知道事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展的必然要求，更是提高單位檔案管理質(zhì)量的必經(jīng)之路。面對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位存在的問題，我們要一一解決，切實(shí)落實(shí)上述途徑，真正促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

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