在施工階段工程檔案的收集與整理

黃嘉潤(rùn)

摘 要：工程檔案是工程施工管理中的一項(xiàng)重要工作，法律法規(guī)規(guī)定，工程檔案的收集、整理、驗(yàn)收、移交要與工程施工、驗(yàn)收、移交同步進(jìn)行。對(duì)施工企業(yè)而言，做好檔案工作，對(duì)工程的及時(shí)驗(yàn)收、及時(shí)結(jié)算具有重要意義。而工程檔案的收集、整理，則是做好檔案工作的第一步，因此，在工程施工階段，根據(jù)法律法規(guī)、合同規(guī)定與業(yè)主要求，做好工程檔案的及時(shí)收集、及時(shí)校對(duì)與及時(shí)整理，非常重要。

關(guān)鍵詞：工程檔案；及時(shí)收集；及時(shí)校對(duì)；及時(shí)整理

中圖分類號(hào)：U655.11 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）12-0122-03

筆者在廣東省樂(lè)昌峽攔河壩工程中，從事施工檔案工作。在實(shí)際工作中，筆者深深體會(huì)到，在工程施工階段，做好施工檔案資料的收集、校對(duì)與整理工作，非常重要?，F(xiàn)將一些心得體會(huì)總結(jié)如下。

1 工程簡(jiǎn)介

樂(lè)昌峽水利樞紐位于廣東省樂(lè)昌市大源鎮(zhèn)，在北江支流武水樂(lè)昌峽河段。樞紐工程由進(jìn)場(chǎng)道路、攔河壩、地下廠房、樞紐管理區(qū)、庫(kù)區(qū)道路等工程所組成，該工程以防洪為主，兼顧發(fā)電，正常蓄水位為154.5m，校核洪水位為163.0m，總庫(kù)容為3.4億m3，防洪庫(kù)容為2.1億m3。電站裝機(jī)3臺(tái)，裝機(jī)容量為132.0MW。工程等別為Ⅱ等大（2）型，其主要建筑物攔河壩級(jí)別為2級(jí)。

樂(lè)昌峽攔河壩為碾壓混凝土重力壩，壩頂長(zhǎng)度256m，壩頂高程164.2m，最大壩高84.2m。河床中央布置5孔溢流壩，溢流壩每孔凈寬12m，閘墩寬度為3m，溢洪道堰頂高程為134.8m。根據(jù)項(xiàng)目劃分，攔河壩是一個(gè)單位工程，分為3個(gè)標(biāo)段、共有16個(gè)分部工程，其中12個(gè)土建分部工程由廣東水電二局股份有限公司負(fù)責(zé)施工。該工程的主體部分已經(jīng)施工完成，并蓄水發(fā)電，目前合同驗(yàn)收工作正在進(jìn)行中。

攔河壩土建工程一套竣工資料有177卷，其中：

（1）工程開工申請(qǐng)、施工設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、工作聯(lián)系（報(bào)告）單等綜合資料為13卷；

（2）原材料與施工過(guò)程中的檢驗(yàn)檢測(cè)資料55卷；

（3）測(cè)量資料2卷；

（4）基礎(chǔ)工程施工記錄43卷；

（5）隱蔽工程驗(yàn)收簽證1卷；

（6）單元工程施工質(zhì)量評(píng)定表46卷；

（7）各分部工程、階段驗(yàn)收、單位工程、合同工程的驗(yàn)收申請(qǐng)、施工質(zhì)量評(píng)定表、施工管理工作報(bào)告與相應(yīng)的工程質(zhì)量簽定書等2卷；

（8）設(shè)計(jì)修改通知單、設(shè)計(jì)修改與竣工圖對(duì)照一覽表1卷；

（9）竣工圖紙10卷（盒）；

（10）圖像資料1卷；

（11）施工日記3卷。

從上述工程實(shí)例中可看出，在工程施工檔案中，基礎(chǔ)工程施工記錄、單元工程質(zhì)量評(píng)定表、各種檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告是三大塊，約占資料總量的70～80%；其它資料占20～30%。抓好基礎(chǔ)工程施工記錄、單元工程質(zhì)量評(píng)定表、各種檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告的收集、校對(duì)與整理工作，是施工單位資料員的主要任務(wù)。

2 檔案工作的主要依據(jù)

工程施工檔案工作的主要依據(jù)有（但不限于）如下各項(xiàng)：

（1）設(shè)計(jì)圖紙（文件）以及設(shè)計(jì)修改通知單。

（2）施工合同。本工程合同規(guī)定施工單位要向業(yè)主移交2套竣工資料，其中1套必須為原件，另1套（如原材料的出廠證明）確實(shí)無(wú)原件的可以用復(fù)印件。

（3）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822——2008）。內(nèi)容包括案卷組織、文件排列方式、案卷目錄、案卷裝訂、文件盒的規(guī)格等具體要求，是檔案工作的主要依據(jù)，要熟讀熟記、并切實(shí)執(zhí)行。

（4）《技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3——2009）。

（5）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22——2000）。

（6）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28——2002）。內(nèi)容包括文件收集、竣工文件的編制要求、竣工圖的編制規(guī)定與更改方法、文件的整理與歸檔要求、文件移交等具體要求，對(duì)易褪色材料形成的文件要求同時(shí)附上一份復(fù)印件。附錄A中規(guī)定了竣工文件的收集范圍（大致上也是竣工文件的排列順序），是建設(shè)工程檔案工作的主要依據(jù)，要熟讀熟記、并切實(shí)執(zhí)行。

（7）《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定 》（水辦[2005]480號(hào)）。包括檔案管理、歸檔與移交、檔案驗(yàn)收等具體要求，文件強(qiáng)調(diào)了檔案工作的重要性，規(guī)定工程竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案要同步驗(yàn)收；還有水利工程竣工圖的編制與更改方法，檔案驗(yàn)收的部門、工作流程，自檢報(bào)告的主要內(nèi)容等等。是水利工程檔案工作的主要依據(jù)，要熟讀熟記、并切實(shí)執(zhí)行。

（8）《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號(hào)）。

（9）轉(zhuǎn)發(fā)《檔案驗(yàn)收辦法》的通知（粵檔發(fā)[2006]32號(hào)、內(nèi)有評(píng)分表）。

（10）《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》（水辦[2008]366號(hào)、有評(píng)分表）。

（11）《水利水電工程施工質(zhì)量評(píng)定表填表說(shuō)明與示例》。單元評(píng)定表是工程施工檔案的重要組成部分，約占工程施工檔案的四分之一，在工程施工、驗(yàn)收過(guò)程中必須確實(shí)按照規(guī)范要求認(rèn)真、如實(shí)地填寫表格，并簽署完備。工程完工后監(jiān)理人員往往會(huì)調(diào)動(dòng)工作，遺留問(wèn)題在檔案整理時(shí)很難處理。

（12）業(yè)主頒發(fā)的檔案管理規(guī)定、附件、實(shí)施細(xì)則，以及業(yè)主、監(jiān)理召開的歷次檔案工作會(huì)議的紀(jì)要、檔案檢查與整改意見。樂(lè)昌峽工程施工期間，水利部、省水利廳、省檔案局、流域管理局、工程管理處、省質(zhì)量監(jiān)督站以及監(jiān)理等相關(guān)部門單位，先后多次到工地檢查指導(dǎo)，上級(jí)部門和相關(guān)單位的指導(dǎo)意見非常重要，對(duì)做好檔案工作提供了極大的幫助。實(shí)際工作中如出現(xiàn)上級(jí)部門或有關(guān)專家意見不一時(shí)，要及時(shí)用《工作聯(lián)系（報(bào)告）單》的形式將相關(guān)問(wèn)題向監(jiān)理匯報(bào)，以便相關(guān)部門統(tǒng)一意見，免得工作被動(dòng)。

（13）施工單位內(nèi)部的一體化管理要求和相關(guān)的檔案工作規(guī)定。隨著國(guó)家與地方對(duì)檔案工作的重視，施工單位內(nèi)部對(duì)施工檔案的收集范圍也會(huì)有所變化，為保險(xiǎn)起見，項(xiàng)目部在收集工程施工檔案時(shí)，應(yīng)預(yù)備一套完整的資料供本單位檔案室挑選，注意要原件。

3 項(xiàng)目部檔案工作組織

廣東水電二局股份有限公司樂(lè)昌峽攔河壩項(xiàng)目經(jīng)理部，由項(xiàng)目經(jīng)理、副經(jīng)理、項(xiàng)目總工、副總工等負(fù)責(zé)人所組成。項(xiàng)目部下設(shè)行政辦公室、質(zhì)量技術(shù)部、設(shè)備物資部、財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)部、安全生產(chǎn)部等業(yè)務(wù)部門，以及基礎(chǔ)、土石方、混凝土等專業(yè)施工隊(duì)（分公司）。

項(xiàng)目部由項(xiàng)目總工、質(zhì)量技術(shù)部長(zhǎng)以及各專職、兼職資料員組成檔案工作小組，協(xié)調(diào)本工程的檔案工作。質(zhì)量技術(shù)部下設(shè)資料室，配備2名專職資料員負(fù)責(zé)具體的檔案事務(wù)。資料室在工地配備有辦公室1間，專用庫(kù)房1間，掃描儀2臺(tái)，打印機(jī)2臺(tái)，復(fù)印機(jī)2臺(tái)，鐵皮文件柜10個(gè)，塑料文件箱30個(gè)，先后購(gòu)置文件盒約800個(gè)。充分的辦公條件為做好檔案工作提供了很好的條件，本工程的施工檔案基本上做到了及時(shí)收集、及時(shí)整理、資料齊全、排列有序的工作要求。遺憾的是各專、兼職資料員在施工過(guò)程中因個(gè)人工作變動(dòng)等因素更換較多，使資料的收集、整理工作受到相當(dāng)影響。

4 施工階段檔案資料的收集、校對(duì)與整理

工程施工的檔案資料，是在工程施工過(guò)程中逐步積累形成的。工作要點(diǎn)是及時(shí)收集、及時(shí)校對(duì)、及時(shí)整理，做到資料齊全、排列有序。

工程檔案中很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，在工程施工階段及時(shí)發(fā)現(xiàn)的話，很好處理；若在工程完工后、資料匯編整理時(shí)再發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，由于原來(lái)的經(jīng)辦人員工作變動(dòng)等原因，處理起來(lái)就很麻煩。對(duì)此，施工單位的資料員僅僅坐在資料室里是做不好檔案工作的，必須經(jīng)常深入生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)、施工現(xiàn)場(chǎng)，具體了解原材料、人員、設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)情況，以及施工現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)度、質(zhì)量、施工方法等情況，才能更好地做好檔案工作。

4.1 及時(shí)收集

檔案資料必須緊隨工程施工進(jìn)度及時(shí)收集。根據(jù)資料來(lái)源，檔案資料可分成“內(nèi)部生成”和“來(lái)自外部”兩大類。

內(nèi)部生成的資料主要是由施工單位編寫、記錄、填報(bào)，然后報(bào)送監(jiān)理、業(yè)主審批的資料，包括開工申請(qǐng)、施工組織設(shè)計(jì)、施工計(jì)劃、施工方案，人員、設(shè)備、原材料的進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)單，測(cè)量資料報(bào)驗(yàn)單，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，單元工程質(zhì)量評(píng)定表，各種施工記錄等。資料員要跟生產(chǎn)技術(shù)、材料供應(yīng)等部門保持密切聯(lián)系，提醒有關(guān)部門根據(jù)工程進(jìn)度和原材料的進(jìn)場(chǎng)情況及時(shí)申報(bào)相關(guān)資料，經(jīng)監(jiān)理、業(yè)主等相關(guān)部門批復(fù)后要及時(shí)收集歸檔，避免資料散失。

來(lái)自外部的資料主要是原材料的出廠合格證、出廠檢驗(yàn)報(bào)告，委托第三方檢測(cè)單位進(jìn)行檢驗(yàn)、檢測(cè)的各種檢測(cè)成果。外來(lái)資料很重要，一旦缺失很難補(bǔ)回，資料員必須高度重視。原材料的出廠合格證和出廠檢驗(yàn)報(bào)告，通常是在原材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收時(shí)同步收集；個(gè)別材料如水泥的出廠檢驗(yàn)報(bào)告通常要滯后28天廠家才能提供的，對(duì)此則要掛牌記錄，到期后要及時(shí)催收。委托第三方檢測(cè)單位進(jìn)行檢驗(yàn)、檢測(cè)的，在檢測(cè)檢驗(yàn)工作完成后要及時(shí)向檢測(cè)單位催收各種檢測(cè)成果。

4.2 及時(shí)校對(duì)

檔案資料及時(shí)收集后，還要及時(shí)校對(duì)。主要校對(duì)的內(nèi)容有：

（1）資料頁(yè)數(shù)是否齊全，每頁(yè)資料的內(nèi)容是否完整，相關(guān)人員的簽名是否齊備，有無(wú)蓋章，某些帶有有效期的證章是否過(guò)期。

（2）原材料的出廠檢驗(yàn)報(bào)告與進(jìn)場(chǎng)檢測(cè)報(bào)告的表格中，通常列有相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要將各項(xiàng)檢測(cè)數(shù)據(jù)與相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比對(duì)，看各項(xiàng)檢驗(yàn)、檢測(cè)結(jié)果是否合格。

（3）一份完整的原材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)資料，是由原材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)單、出廠合格證、出廠檢驗(yàn)報(bào)告與材料進(jìn)場(chǎng)后的檢測(cè)報(bào)告所組成的，相關(guān)資料收集后要注意校對(duì)它們之間的材料名稱、規(guī)格、批號(hào)、生產(chǎn)單位是否一致，檢驗(yàn)結(jié)果是否合格，各種日期是否真實(shí)、合理。合理的日期順序應(yīng)該是先生產(chǎn)、后檢驗(yàn)，材料進(jìn)場(chǎng)后再檢測(cè)、報(bào)驗(yàn)，然后業(yè)主（或監(jiān)理）審批。

比較特殊的是水泥，水泥進(jìn)場(chǎng)后取樣檢測(cè)，如果3天強(qiáng)度合格就可以使用，但要等28天強(qiáng)度的檢測(cè)結(jié)果出來(lái)以后才能正式報(bào)驗(yàn)，這在資料上就形成了原材料先使用、后檢測(cè)的假象，解決方式是在資料上補(bǔ)充一張《水泥3天強(qiáng)度申報(bào)表》，手續(xù)就完備了。

（4）基礎(chǔ)（隱蔽）工程的施工記錄，很多是施工現(xiàn)場(chǎng)填報(bào)的原始記錄，資料員收到資料后主要檢查表格內(nèi)容是否填報(bào)齊全、字跡是否清晰、監(jiān)理及施工單位相關(guān)人員的簽名是否完備，有資質(zhì)要求的簽名人員是否擁有相關(guān)證書、具備相應(yīng)資質(zhì)，業(yè)主（或監(jiān)理）有保留意見、返工意見或處理要求的，還要將相應(yīng)的處理過(guò)程的施工記錄及再驗(yàn)收記錄歸攏到一起，以便形成一個(gè)完整的施工記錄。

（5）單元（或工序）工程施工質(zhì)量評(píng)定表，最好在報(bào)送前先由資料員校對(duì)一遍，主要校對(duì)工程部位是否準(zhǔn)確，檢查數(shù)據(jù)與現(xiàn)場(chǎng)情況、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否相符，檢查頻率是否合理，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，某些容易誤解的項(xiàng)目、填表人是否理解正確，各工序之間的檢查時(shí)間是否真實(shí)、準(zhǔn)確。電腦拷貝的表格，還要注意填報(bào)的內(nèi)容中是否遺留有其它單元的數(shù)據(jù)。

（6）單元（或工序）工程施工質(zhì)量評(píng)定表經(jīng)監(jiān)理審核簽署后，要及時(shí)領(lǐng)回，注意校對(duì)監(jiān)理的評(píng)定意見是否符合規(guī)范，簽名是否齊全；對(duì)一式多份的資料，還要注意校對(duì)監(jiān)理的簽名及簽署日期是否一致。

4.3 及時(shí)整理

施工過(guò)程中收集積累的工程檔案在校對(duì)完畢后，要根據(jù)竣工資料的組卷要求，及時(shí)進(jìn)行分類整理，通常要每月整理一次，整理方式如下。

（1）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定，工程檔案按照單位工程進(jìn)行組卷。當(dāng)一個(gè)單位工程分成幾個(gè)合同標(biāo)段進(jìn)行施工時(shí)，應(yīng)請(qǐng)示業(yè)主單位，能否按照合同范圍獨(dú)立組卷。

（2）工程開工后，應(yīng)請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的資料員，對(duì)本工程中各類資料的數(shù)量作出初步估計(jì)，并制訂本工程的檔案分類計(jì)劃。每卷資料的厚度以1～2cm為宜，約100～200頁(yè)。

小型工程的檔案資料為1～10卷，按照綜合資料、檢測(cè)資料、施工記錄、單元評(píng)定、完工驗(yàn)收、竣工圖紙、施工日記的順序排列即可。中型工程的資料有10～50卷，大型工程的資料有50～300卷，更大型的工程資料更多，相應(yīng)地檔案分類也要細(xì)化。通常：

綜合資料可分為開工申請(qǐng)、施工組織設(shè)計(jì)、施工計(jì)劃、施工方案、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)、人員進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)、工作聯(lián)系（報(bào)告）等分別組卷，卷內(nèi)資料按照時(shí)間順序排列即可；

原材料檢驗(yàn)資料可按水泥、鋼筋、砂、碎石等材料類別分別組卷，卷內(nèi)資料按照時(shí)間順序排列；施工過(guò)程的檢測(cè)資料可按基礎(chǔ)工程、混凝土工程等專業(yè)分類，混凝土的檢測(cè)資料還可進(jìn)一步按照不同的檢測(cè)內(nèi)容（如抗壓、抗?jié)B等）、不同標(biāo)號(hào)分別組卷，卷內(nèi)資料可按工程部位順序排列，也可按照時(shí)間順序排列；

單元工程施工質(zhì)量評(píng)定表可按分部工程分別組卷，卷內(nèi)資料宜按工程部位順序排列；

基礎(chǔ)（隱蔽）工程施工記錄可按固結(jié)灌漿、帷幕灌漿、接觸灌漿等類別分別組卷，卷內(nèi)資料宜按工程部位順序排列。

（3）在施工過(guò)程中，不同資料要分別存放。剛收到、未校對(duì)的資料可放在辦公室。已校對(duì)、未作組卷整理的資料應(yīng)分類存放到文件柜中。已組卷完成的資料，應(yīng)編制目錄，裝入檔案盒內(nèi)、并封存到文件箱（柜）中。

（4）以樂(lè)昌峽工程為例，竣工資料需要一式三份，其中業(yè)主需要2份，施工單位應(yīng)備查1份。資料整理時(shí)，3份資料要同時(shí)整理、同時(shí)組卷、如有整改則要同時(shí)整改，以保證3份資料完全一致。

4.4 其它討論

《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定，工程檔案按照單位工程進(jìn)行組卷。對(duì)于工期較長(zhǎng)、規(guī)模較大的工程來(lái)說(shuō)，工程完工后，檔案資料匯編、整改時(shí)間很長(zhǎng)，難于及時(shí)進(jìn)行竣工驗(yàn)收。如果允許工期較長(zhǎng)、規(guī)模較大的工程，其檔案資料按照分部工程進(jìn)行組卷，并在分部工程驗(yàn)收的同時(shí)進(jìn)行該分部工程的資料預(yù)驗(yàn)收，則工程檔案可以及時(shí)匯編、及時(shí)整改。

5 結(jié)語(yǔ)

工程檔案是工程施工管理中的一項(xiàng)重要工作，它與工程施工中的計(jì)劃管理、質(zhì)量管理、成本管理與安全生產(chǎn)管理等工作同等重要。法律法規(guī)規(guī)定，工程檔案的收集、整理、驗(yàn)收、移交要與工程施工、驗(yàn)收、移交同步進(jìn)行。對(duì)施工企業(yè)而言，做好檔案工作，對(duì)工程的及時(shí)驗(yàn)收、及時(shí)結(jié)算具有重要意義。筆者雖然在施工企業(yè)工作多年，但做檔案工作還是首次，謹(jǐn)將一些心得體會(huì)總結(jié)一下，請(qǐng)同道與專家斧正。