新時(shí)期如何做好工程檔案管理工作

張玲

摘 要：隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，新時(shí)期我國(guó)的工程數(shù)量日益增多，技術(shù)水平要求越來越高，這在一定程度上給工程檔案管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)。因此，需要針對(duì)工程檔案管理工作中存在的問題，找出切實(shí)可行的解決辦法。本文主要對(duì)新時(shí)期如何做好工程檔案管理工作進(jìn)行了研究，主要從工程檔案管理工作的特點(diǎn)、新時(shí)期工程檔案管理工作存在的問題以及新時(shí)期做工程檔案管理工作的具體措施這三個(gè)方面進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；工程檔案；檔案管理

一、新時(shí)期工程檔案管理工作的特點(diǎn)

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。工程檔案管理工作主要是記錄從工程的招投標(biāo)到工程施工過程再到后期的竣工等工作，包括工程施工的工程全部技術(shù)文件、施工過程中使用的資料、招投標(biāo)合同以及工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。

新時(shí)期，工程檔案管理工作日益復(fù)雜，對(duì)于揚(yáng)水管理處來說，其工程檔案管理工作具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，單位檔案類目比較多，工作量大，工程分為擴(kuò)灌，固海，同心三大類。每類工程都包含多項(xiàng)資料，資料非常多，類目繁雜，而且還包括各個(gè)工程的財(cái)務(wù)資料等，都要進(jìn)行管理，因此工作量非常大；第二，跨度比較大，涉及部門多。例如各個(gè)部門中凡是涉及到工程檔案資料的都需要工程檔案管理部門進(jìn)行整理和歸檔。另外，基層單位就有33個(gè)，在相關(guān)檔案整理、歸檔以及存檔工作中非常復(fù)雜。因此，新時(shí)期如何做好工程檔案管理工作已經(jīng)成為迫切需要解決的問題。

二、新時(shí)期機(jī)電設(shè)備檔案管理工作存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案管理工作不夠重視

當(dāng)前單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案管理工作不夠重視，為檔案管理工作無關(guān)緊要，管理意識(shí)相對(duì)淡薄，對(duì)工程檔案管理工作的投入和重視力度不夠。在很多單位，盡管在年度工作計(jì)劃中明確提出工程檔案管理工作的重要性，并將其列入工作計(jì)劃，但是在執(zhí)行過程中大多是敷衍了事，管理意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致機(jī)工程檔案管理工作的人手不夠，投入力度不夠，直接影響工作質(zhì)量和效率。

（二）工程檔案管理人員的專業(yè)技能和責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)

工程檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)要求較高、技術(shù)較強(qiáng)的一項(xiàng)工作，需要專業(yè)人員既要了解工程特點(diǎn)以及施工主要要點(diǎn)，還有懂管理知識(shí)和檔案的歸檔等技能。但是，在很多單位，工程檔案的管理工作大多由那些工作相對(duì)清閑的人員完成，這些人員身兼多職，加上檔案管理工作量非常大，而且不懂檔案管理的一些技能和知識(shí)，大多是應(yīng)付差事，缺乏責(zé)任意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作水平不高。

（三）工程檔案管理工作信息化水平不高

自21世紀(jì)以來，我國(guó)正式邁進(jìn)了信息化發(fā)展的時(shí)代，給人們生活和工作來了極大的便利。其中工程檔案管理工作也不例外，檔案的信息化管理極大的提高了檔案管理的工作效率，而且可以使檔案保存的更加完好。但由于很多機(jī)電設(shè)備檔案管理人員的思想陳舊，很難跟上時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)信息化和計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)掌握不夠，很多用計(jì)算機(jī)能夠快速完成的任務(wù)卻依然手工進(jìn)行，導(dǎo)致效率非常低下，加上檔案管理工作量非常大，直接影響整體的檔案管理工作。

三、新時(shí)期做好工程檔案管理工作的具體措施

（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作的重視

單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案管理工作的重視與否對(duì)檔案管理工作人員的工作態(tài)度產(chǎn)生直接影響，直接影響檔案工作的效率和質(zhì)量。因此，今后領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視工程檔案的管理工作，要加大投入，成立專業(yè)的檔案管理部門，配備專業(yè)人員進(jìn)行工程檔案管理工作，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，保證工程檔案資料的真實(shí)性和完成行，使工程檔案管理工作的順利開展。

（二）注重提高工程檔案管理工作人員的專業(yè)能力和整體素質(zhì)

工程檔案管理工作需要高素質(zhì)的人員完成，既要精通計(jì)算機(jī)和工程管理等相關(guān)知識(shí)，又要懂檔案的管理，并且要有較強(qiáng)的責(zé)任心。因此今后單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，從而提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識(shí)，這樣才能在工程檔案管理工作中更加游刃有余，從而達(dá)到事半功倍的效果。

（三）加強(qiáng)工程檔案管理工作的信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理工作帶來了極大的便利，因此今后在工程檔案管理工作中要高度重視信息化建設(shè)，單位應(yīng)當(dāng)加大投入，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等檔案管理信息化所需要的儀器、設(shè)備，同時(shí)還要根據(jù)機(jī)電設(shè)備檔案工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，制作檔案文件的電子檔進(jìn)行保存，設(shè)計(jì)出專業(yè)的檔案管理軟件，對(duì)檔案進(jìn)行合理歸檔，資料更完整地保持，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)電設(shè)備檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量，使其向著信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化和智能化的方向發(fā)展。

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