教學(xué)管理信息系統(tǒng)中分院的需求分析與功能實(shí)現(xiàn)

陳鵬++夏莉++張興剛

摘 要：以提升高職院校分院教學(xué)管理信息化水平為目標(biāo)，依據(jù)“學(xué)院-分院（系）-教研室”三級教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)中分院各崗位的工作職責(zé)、業(yè)務(wù)活動和工作流程，分析分院教學(xué)管理功能需求，討論實(shí)現(xiàn)的途徑，并將其歸納為基本功能需求和拓展功能需求，設(shè)計(jì)功能模塊，建立邏輯清楚又便于程序設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，以便推進(jìn)高職院校教學(xué)管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高職院校；教學(xué)管理信息系統(tǒng)；分院（系）；需求分析

中圖分類號：G473 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2017）13-0059-04

一、教學(xué)管理信息系統(tǒng)中分院（系）需求分析及實(shí)現(xiàn)的必要性

高職院校分院（系）教學(xué)管理的主要任務(wù)是在學(xué)校教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)下，合理設(shè)置專業(yè)，準(zhǔn)確定位人才培養(yǎng)目標(biāo)，并依據(jù)人才培養(yǎng)目標(biāo)的要求，按照一定的程序和方法，建設(shè)和配置分院教學(xué)資源，保證教學(xué)過程正常有序，最終高質(zhì)量和高效地實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)。隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和二級管理的深化，分院教學(xué)教務(wù)管理工作越來越復(fù)雜，管理任務(wù)越來越繁重，高職院校校園管理信息系統(tǒng)或教務(wù)管理信息系統(tǒng)雖能夠?qū)崿F(xiàn)部分教學(xué)工作的信息化管理，但數(shù)據(jù)往往單純由分院（系）系統(tǒng)管理員（教學(xué)秘書）錄入，功能側(cè)重于排課，不能實(shí)現(xiàn)全員源頭采集、分層審核，信息化程度低，與分院教學(xué)管理工作流程難以對應(yīng)，因此，高職院校教學(xué)管理信息系統(tǒng)中分院（系）的需求分析及其實(shí)現(xiàn)不僅有助于提升校園管理信息系統(tǒng)的建設(shè)水平，同時，還有助于促進(jìn)教學(xué)建設(shè)，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的扁平化，推動教學(xué)信息資源共享及信息互動，為教學(xué)質(zhì)量管理提供準(zhǔn)確及時的管理信息。（“分院（系）”以下稱分院）

二、分院教學(xué)管理任務(wù)分析

1.分院教學(xué)管理的內(nèi)涵

如圖1所示，分院教學(xué)管理包括教學(xué)研究管理、教學(xué)建設(shè)管理、教學(xué)運(yùn)行管理和教學(xué)質(zhì)量管理。教學(xué)運(yùn)行是分院教學(xué)管理的主要工作，教學(xué)建設(shè)為教學(xué)運(yùn)行提供必要的支撐條件，它們是分院教學(xué)管理信息系統(tǒng)開發(fā)的重點(diǎn)，但不應(yīng)忽視分院教學(xué)管理的職能還應(yīng)包括教學(xué)研究管理與教學(xué)質(zhì)量管理等方面，管理信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)兼顧以上四項(xiàng)管理職能或預(yù)留接口。[1]

2.分院教學(xué)管理的組織結(jié)構(gòu)

目前，高職院校普遍實(shí)行“學(xué)院-分院（系）-教研室”三級教學(xué)管理模式，分院層級主要的教學(xué)管理崗位包括教學(xué)院長、教學(xué)秘書和實(shí)訓(xùn)中心主任；教研室承擔(dān)著一個或幾個專業(yè)的專業(yè)建設(shè)工作和課程建設(shè)與教學(xué)實(shí)施的組織工作，各專業(yè)負(fù)責(zé)人由教研室主任兼任或由其他教師擔(dān)任，側(cè)重于專業(yè)建設(shè)與管理；教學(xué)工作主要通過課程來實(shí)施，各門課程一般設(shè)置課程負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)課程建設(shè)與改革，并與其他任課教師共同完成課程教學(xué)；班主任協(xié)助教研室主任及專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)班級教學(xué)管理工作。[2]分院教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)如圖2所示，分為三個層級，第一層級側(cè)重于分院教學(xué)行政管理，第二層級重在專業(yè)建設(shè)與教學(xué)組織，第三層級的主要工作是課程建設(shè)與教學(xué)實(shí)施。

3.分院教學(xué)管理流程

明確教學(xué)管理流程的目的在于理清教學(xué)研究管理、教學(xué)建設(shè)管理、教學(xué)運(yùn)行管理和教學(xué)質(zhì)量管理之間的相關(guān)關(guān)系，以及如何實(shí)施，由誰來實(shí)施。教學(xué)研究的主要任務(wù)是收集和整理職教動態(tài)、行業(yè)動態(tài)，依據(jù)學(xué)院發(fā)展建設(shè)規(guī)劃，為分院發(fā)展，專業(yè)、課程的建設(shè)與改革指引方向；教學(xué)建設(shè)為教學(xué)運(yùn)行提供載體，合理配置師資隊(duì)伍是教學(xué)運(yùn)行的保證，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)與管理是實(shí)踐教學(xué)體系質(zhì)量好壞的關(guān)鍵，專業(yè)、課程建設(shè)是教學(xué)運(yùn)行和課程實(shí)施的基礎(chǔ)；教學(xué)運(yùn)行通過一系列的組織工作，保證課程有序開出；教學(xué)質(zhì)量管理依賴于教學(xué)建設(shè)與教學(xué)運(yùn)行過程，同時又指導(dǎo)教學(xué)建設(shè)與教學(xué)運(yùn)行，以達(dá)到提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的目的。圖3為分院教學(xué)管理流程，其中教學(xué)研究管理、教學(xué)建設(shè)管理與教學(xué)運(yùn)行管理與分院教學(xué)管理的組織中三個層級的對應(yīng)關(guān)系明確，教學(xué)質(zhì)量管理則由學(xué)院相關(guān)部門或分院教學(xué)管理崗組織完成，各層級共享數(shù)據(jù)。

三、教學(xué)管理信息系統(tǒng)中分院的功能需求

教學(xué)管理信息系統(tǒng)中分院的功能需求包括基本功能要求和拓展功能要求?；竟δ芤笾饕概c分院教學(xué)業(yè)務(wù)管理流程相對應(yīng)的功能，該功能以基本信息庫為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系為紐帶，以每個角色的業(yè)務(wù)活動為主線，與分院教學(xué)管理工作密切相關(guān)；拓展功能要求是指個性化教學(xué)管理要求，如成果登記、項(xiàng)目申報(bào)、審批、數(shù)據(jù)分析（數(shù)據(jù)運(yùn)算、查詢、檢索、篩選）等，拓展功能要求同樣依托于基本信息庫，一般具有即時性，有時甚至具有唯一性，但隨著個性化教學(xué)管理要求的定型、固化，拓展功能要求也可能轉(zhuǎn)化為基本功能要求。

1.基本功能需求

對應(yīng)管理流程的分院教學(xué)管理基本功能要求可歸納為以下幾點(diǎn)：（見圖4）

（1）基本信息庫的錄入與維護(hù)功能

將諸如教師、教研室、專業(yè)、學(xué)生、班級、人才培養(yǎng)方案（教學(xué)進(jìn)程表）、課程庫、教學(xué)場所等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入并存儲在系統(tǒng)服務(wù)器中，并由相應(yīng)角色完善。基本信息庫錄入的關(guān)鍵要素是實(shí)現(xiàn)各基本信息的隸屬關(guān)系和關(guān)聯(lián)關(guān)系，如“學(xué)生←班級←專業(yè)”之間的隸屬關(guān)系，再如課程庫中各課程的擬開實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目與教學(xué)場所中的可開實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目的同一關(guān)系；同時，基本信息庫中的信息要便于調(diào)整和更新，如可由原人才培養(yǎng)方案調(diào)整生成新的人才培養(yǎng)方案。[3]基本信息庫的錄入有效降低了人工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的誤差概率，保證了基本教學(xué)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，是提高教學(xué)管理工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵。

（2）目標(biāo)信息庫的錄入及指標(biāo)比對功能

教學(xué)研究為教學(xué)建設(shè)、教學(xué)運(yùn)行、質(zhì)量管理提供指導(dǎo)，其對應(yīng)于教學(xué)運(yùn)行、質(zhì)量管理主要是方法、措施等的支持，而對應(yīng)于教學(xué)建設(shè)，則有明確的指標(biāo)要求，將建設(shè)指標(biāo)要求包括規(guī)劃期建設(shè)指標(biāo)要求和年度建設(shè)指標(biāo)要求錄入系統(tǒng)，設(shè)置功能模塊并將其與基本信息庫中的信息進(jìn)行比對，可以明確教學(xué)建設(shè)工作的重點(diǎn)。

（3）通知功能

以基本信息庫中各角色的相互關(guān)系為路徑，以工作任務(wù)為主題，由高層級向低層級定向發(fā)出工作通知，減少非關(guān)聯(lián)人員接受垃圾信息，如教材征訂可由教學(xué)秘書向擬開課課程負(fù)責(zé)人發(fā)出，選課可由教研室主任向?qū)W生發(fā)出。

（4）與教學(xué)業(yè)務(wù)活動相關(guān)聯(lián)的功能

與教學(xué)業(yè)務(wù)活動相關(guān)聯(lián)的功能要求主要包括教材征訂、選課、配課、課表編制、實(shí)訓(xùn)課表編制、考試編排、教學(xué)運(yùn)行過程中的調(diào)整、教學(xué)工作量記錄、教學(xué)過程監(jiān)控等，可看成是基本信息庫的擴(kuò)充和完善，它依賴于基本信息庫及其相互關(guān)系，通過該功能模塊的建設(shè)實(shí)現(xiàn)基本的教學(xué)管理。如教材征訂，由基本信息庫中人才培養(yǎng)方案（教學(xué)進(jìn)程表）生成各專業(yè)學(xué)期開課表，到課程庫中找到相應(yīng)課程及課程負(fù)責(zé)人，即可指令各課程負(fù)責(zé)人征訂教材，而對于教材的數(shù)量（學(xué)生+教師），根據(jù)配課結(jié)果確定；再如選課功能，同樣由基本信息庫中學(xué)生與專業(yè)的隸屬關(guān)系，找到備選課程，設(shè)置選課條件即可進(jìn)行選課。

（5）記錄教學(xué)運(yùn)行的功能

“智慧化校園”硬件建設(shè)達(dá)到一定要求后，可在教學(xué)場所記錄教學(xué)運(yùn)行情況，如教學(xué)日志、學(xué)生出勤情況、學(xué)生平時成績以及教師課程完成情況等，該功能的實(shí)現(xiàn)一定要簡單便捷，煩瑣的操作會讓師生心生厭惡，難以推行。如軟硬件建設(shè)達(dá)不到便捷記錄教學(xué)運(yùn)行過程的要求，也可線下記錄，定期錄入，或參照計(jì)劃安排生成并按實(shí)際進(jìn)行調(diào)整。

（6）網(wǎng)面展示功能

如專業(yè)、課程建設(shè)等，可在系統(tǒng)中設(shè)置鏈接，通過網(wǎng)頁來展示，作為教學(xué)信息管理系統(tǒng)的補(bǔ)充。

2.拓展功能需求

（1）信息登記的功能

除基本信息庫中的信息之外，還有很多信息是動態(tài)的、實(shí)時的，及時做好登記工作，可以提高工作效率，減少重復(fù)勞動，如教師教學(xué)年度科研工作、學(xué)生獎懲信息，實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備的添置、報(bào)廢，實(shí)驗(yàn)室耗材購置與使用等信息，設(shè)置相應(yīng)角色權(quán)限，做好登記、審核工作即可。信息登記也是基本信息庫的擴(kuò)充，如教師、學(xué)生檔案，實(shí)訓(xùn)基地工作檔案等。

（2）實(shí)現(xiàn)特殊化要求的功能

在分院教學(xué)管理過程中，有許多諸如項(xiàng)目申報(bào)、調(diào)查問卷、學(xué)生報(bào)名參加專門考試、技能競賽管理、技能鑒定管理、獎勵申請、事務(wù)審批等功能要求，個性化特色鮮明，一般由事務(wù)發(fā)起人發(fā)起相應(yīng)項(xiàng)目，根據(jù)條件篩選出潛在的符合要求的角色，由他們網(wǎng)上填報(bào)信息，最后經(jīng)過審查、確定，完成相應(yīng)項(xiàng)目。

（3）數(shù)據(jù)分析功能（數(shù)據(jù)運(yùn)算、查詢、檢索、篩選）

數(shù)據(jù)運(yùn)算如教師教學(xué)工作量的計(jì)算、科研積分等可依據(jù)教學(xué)運(yùn)行信息和登記信息給出計(jì)算規(guī)則即可得出，去除了煩瑣的人工計(jì)算，實(shí)時、準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)查詢、檢索功能以各數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系與隸屬關(guān)系為主線，合理配置各角色的權(quán)限，通過信息化平臺，實(shí)現(xiàn)廣大教師和學(xué)生上網(wǎng)查詢檢索自己需要的教務(wù)相關(guān)信息和內(nèi)容，為他們自主安排自己的工作和生活提供了便利。數(shù)據(jù)篩選功能則為如三好生評審、獎學(xué)金評定、學(xué)生專轉(zhuǎn)本選拔條件等工作提供了便利。

四、分院教學(xué)管理功能的實(shí)現(xiàn)

1.基本功能的實(shí)現(xiàn)

基本功能的實(shí)現(xiàn)如圖5所示，分以下四個部分：

（1）教學(xué)研究管理功能的實(shí)現(xiàn)

教學(xué)研究功能相對其它管理環(huán)節(jié)，邏輯性較弱，不利于編制管理信息系統(tǒng)，主要根據(jù)研究的類別，以網(wǎng)站的形式加以展示，對建設(shè)目標(biāo)中相對明確的建設(shè)指標(biāo)，分年度要求和建設(shè)規(guī)劃期要求，納入信息管理系統(tǒng)，以便對照建設(shè)成果，為教學(xué)建設(shè)指引方向。

（2）教學(xué)建設(shè)管理功能的實(shí)現(xiàn)

分院的教學(xué)建設(shè)主要包括分院綜合建設(shè)（專業(yè)設(shè)置、師資建設(shè)、實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)等）、專業(yè)建設(shè)和課程建設(shè)，教學(xué)建設(shè)管理是分院教學(xué)管理中最能動的因素。系統(tǒng)通過建立基本信息庫來表達(dá)教學(xué)建設(shè)工作，搭建關(guān)系清晰的基本數(shù)據(jù)庫是分院教學(xué)管理信息系統(tǒng)建設(shè)成敗的關(guān)鍵。基本數(shù)據(jù)庫主要包括學(xué)生、班級、年級、專業(yè)、教研室、教師、課程、教學(xué)場所等，相互間的關(guān)系如圖5所示。各項(xiàng)數(shù)據(jù)又可包括基本信息、教學(xué)安排信息、教學(xué)運(yùn)行信息和登記信息?；拘畔⒅饕ň幋a、名稱、數(shù)據(jù)間的隸屬關(guān)系等；教學(xué)安排信息是指在教學(xué)運(yùn)行過程中人、物所賦予的事項(xiàng)；教學(xué)運(yùn)行信息反映教學(xué)運(yùn)行情況，一般應(yīng)與教學(xué)安排信息一致，未能按計(jì)劃運(yùn)行的須做調(diào)整；登記信息一般是指動態(tài)的、實(shí)時的信息。教學(xué)建設(shè)展示網(wǎng)站是教學(xué)建設(shè)管理功能的補(bǔ)充，如專業(yè)、課程、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室均可開發(fā)。

（3）教學(xué)運(yùn)行管理功能的實(shí)現(xiàn)

教學(xué)運(yùn)行管理可分為教學(xué)運(yùn)行計(jì)劃安排和實(shí)際教學(xué)運(yùn)行兩部分。教學(xué)運(yùn)行計(jì)劃安排是指依據(jù)人才培養(yǎng)方案，特別是其中的教學(xué)進(jìn)程表，由系統(tǒng)直接生成學(xué)期課程開課清單，將課程分為專業(yè)選修課、專業(yè)必修課、公共基礎(chǔ)課和公共選修課，開出專業(yè)課程的教材征訂和試卷命題均由課程負(fù)責(zé)人完成，并錄入系統(tǒng)，在專業(yè)選修課程選課完成后，由教研室完成專業(yè)課程配課（配置教學(xué)班、任課教師、教學(xué)場所要求），公共課程則由學(xué)院完成配課；根據(jù)配課結(jié)果，完成課表編制和考試編排，多場所教學(xué)的課程尚須按課表編制實(shí)訓(xùn)（二次）課表，這三張安排表指導(dǎo)教學(xué)運(yùn)行。教學(xué)運(yùn)行不是完全按照教學(xué)安排一成不變的，還要動態(tài)調(diào)整，如教師調(diào)停課、課表變更等，在教學(xué)運(yùn)行過程中，還要對教學(xué)過程進(jìn)行記錄，包括日常教學(xué)檢查的記錄、教學(xué)對學(xué)生的評價、學(xué)生學(xué)習(xí)成績等。最后，教學(xué)運(yùn)行計(jì)劃安排和實(shí)際教學(xué)運(yùn)行與相關(guān)的教師、學(xué)生、場所關(guān)聯(lián)后形成教學(xué)檔案。該功能的實(shí)現(xiàn)需要設(shè)計(jì)一定的功能模塊。

（4）教學(xué)質(zhì)量管理功能的實(shí)現(xiàn)

只有加強(qiáng)信息化資源的建設(shè)和管理，形成教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息化系統(tǒng)，及時進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，才能不斷調(diào)整和提升高職院校人才培養(yǎng)工作，提高教學(xué)質(zhì)量，優(yōu)化教育資源配置，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高職院校內(nèi)涵建設(shè)。教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息化系統(tǒng)包括信息采集分析和信息反饋處理兩個子系統(tǒng)，監(jiān)控的對象為專業(yè)、課程建設(shè)與實(shí)施。[4]信息采集分析子系統(tǒng)采集的信息主要分為直接采集、匯集統(tǒng)計(jì)、調(diào)查分析三類。直接采集類信息通過添加用戶角色即可實(shí)現(xiàn)；匯總統(tǒng)計(jì)類需要開發(fā)簡單的功能模塊即可實(shí)現(xiàn)；調(diào)查分析類信息則要根據(jù)質(zhì)量監(jiān)控的要求設(shè)置功能模塊。信息反饋處理兩個子系統(tǒng)要將采集和搜集到的各種數(shù)據(jù)、評估信息等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時反饋至主管領(lǐng)導(dǎo)、部門或個人，以便及時采取有效措施進(jìn)行處理，改進(jìn)工作，提高質(zhì)量，達(dá)到教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控的真正目的。

2.拓展功能的實(shí)現(xiàn)

拓展功能的實(shí)現(xiàn)同樣基于基本數(shù)據(jù)及其相互關(guān)系，按照拓展功能需求的要求，編制功能模塊，并能將部分信息作為基本信息庫的拓展。

五、與教育行政主管部門的數(shù)據(jù)接口

我國已進(jìn)入創(chuàng)新驅(qū)動轉(zhuǎn)型的新階段，需要發(fā)揮信息和數(shù)據(jù)的作用來促進(jìn)社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十三個五年規(guī)劃綱要提出，實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，把大數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，全面實(shí)施促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動，加快推動數(shù)據(jù)資源共享開放和開發(fā)應(yīng)用，助力產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級和社會治理創(chuàng)新。目前，教育行政主管部門已經(jīng)開發(fā)應(yīng)用“高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺”、“高等職業(yè)院校適應(yīng)社會需求能力評估數(shù)據(jù)采集”、“高基報(bào)表”、“全國教師管理信息系統(tǒng)”等系統(tǒng)，但未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互相調(diào)用，造成各高校反復(fù)填報(bào)數(shù)據(jù)，信息采集工作量大，給學(xué)院和教師帶來了不便，如填報(bào)數(shù)據(jù)能從學(xué)院教學(xué)管理信息系統(tǒng)中自動抽取，既能減輕工作負(fù)擔(dān)，又能從源頭上保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和實(shí)時性，教學(xué)管理信息系統(tǒng)中分院（系）的需求分析與實(shí)現(xiàn)應(yīng)考慮國家大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的采集要求，并在采集要求基礎(chǔ)上加以細(xì)化。如在“高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺”中，關(guān)于專業(yè)信息、班級信息、教職工信息、學(xué)生信息、校內(nèi)實(shí)踐基地、校外實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地、課程信息等均應(yīng)能直接從系統(tǒng)抽取。

六、結(jié)束語

分院教學(xué)管理功能需求分析與實(shí)現(xiàn)是提升分院教學(xué)管理水平、促進(jìn)教學(xué)內(nèi)涵建設(shè)的重要手段，信息化建設(shè)一方面提高了教學(xué)管理效率，另一方面，又進(jìn)一步明確了崗位職責(zé)，規(guī)范工作流程，簡化工作環(huán)節(jié)。

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（編輯：王天鵬）