提升檔案管理水平的思考

劉璐

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的建立與逐步完善，用人制度也進(jìn)一步市場化。檔案管理作為一種管理手段，在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的地位和作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理的科學(xué)化問題已經(jīng)被提到議事日程上來。檔案儲(chǔ)存了人類發(fā)展歷程的知識(shí)財(cái)富，可以再現(xiàn)人類文化，在維系人類社會(huì)連續(xù)性方面具有不可替代的作用，所以應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，不斷提高所有人員對(duì)檔案工作的重視，特別是單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案管理人員也要積極與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新手段、新技術(shù)，不斷提升檔案管理人員的檔案管理能力，以逐步提高自身綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；建議

現(xiàn)代管理實(shí)踐證明，科學(xué)決策與管理、信息密不可分。文件信息包含在人類發(fā)展的重要信息資源中，在所有的信息資源真實(shí)性當(dāng)中，檔案信息攜帶的原始信息資源是最全面、最可信賴、最權(quán)威的，是推動(dòng)社會(huì)向前發(fā)展的主要因素，在促進(jìn)人類文明發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。因此，要注意加強(qiáng)檔案管理，積極探索有效提高檔案管理水平的途徑。

一、檔案及檔案管理

檔案是指對(duì)人們?cè)诂F(xiàn)實(shí)生產(chǎn)生活中的各種信息所做的的原始記錄，是對(duì)人們以前實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄。檔案工作的根本目的在于利用，在于通過認(rèn)真收集保存好第一手資料，根據(jù)現(xiàn)代檔案學(xué)者的觀點(diǎn)，檔案的內(nèi)涵是指社會(huì)個(gè)體、社會(huì)組織、國家機(jī)構(gòu)在各種社會(huì)活動(dòng)中所形成的不同形式的有價(jià)值的歷史記錄。檔案儲(chǔ)存了人類發(fā)展歷程的知識(shí)財(cái)富，可以再現(xiàn)人類文化，在維系人類社會(huì)連續(xù)性方面具有不可替代的作用，可以說是歷史的糧倉，為人們研究歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供了非?？煽康牟牧稀n案管理是指檔案工作人員對(duì)檔案信息以及檔案實(shí)體進(jìn)行直接的開發(fā)、利用并給予全面維護(hù)的業(yè)務(wù)工作。主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，二是對(duì)檔案中所包含信息的管理。

二、做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，變被動(dòng)的資料管理為主動(dòng)服務(wù)

目前，許多企業(yè)都沒有專門的檔案管理部門，也缺少人事檔案管理，這主要是由于各部門對(duì)檔案管理工作重視不夠，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案的獨(dú)特價(jià)值。為此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理宣傳工作，明確宣傳對(duì)象，根據(jù)不同需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行不同形式的宣傳。

在目前的市場經(jīng)濟(jì)中，檔案部門不直接產(chǎn)生利潤，所以很容易忽視它的重要性。有的單位歸檔等組織合并，文件管理人員很少，認(rèn)為文件管理人員比較閑置，薪資待遇差。面對(duì)困難，檔案工作者應(yīng)積極大膽創(chuàng)新，而不是僅僅消極的把檔案部門的職能定位管理資料上。不可能簡單地了解收集、識(shí)別、排序、編目、使用等的基本鏈接，否則會(huì)極大地影響文件管理的級(jí)別。檔案部門應(yīng)積極圍繞單位的業(yè)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)決策、研究等主動(dòng)提供高效、快捷的服務(wù)，這也是在檔案單位中主要依靠和價(jià)值。在所有企事業(yè)單位中，檔案管理主體應(yīng)積極適應(yīng)新時(shí)期的要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“無所作為”、“守庫待查”的觀念為“搞好開發(fā)、利用給企業(yè)和社會(huì)創(chuàng)造效益”的觀念，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。

（二）加強(qiáng)宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)的重視是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，建立編制檔案管理人員，所有分配的資金有保證，在實(shí)際工作中遇到的問題得到有效的解決方案，使檔案管理工作的順利進(jìn)行。當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理提供了很好的宣傳資料，檔案管理人員應(yīng)盡量抓住每一個(gè)機(jī)會(huì)，積極加大宣傳力度，有條件的單位可充分利用報(bào)紙和其他出版物，以及內(nèi)部廣播的形式宣傳檔案管理的意義和價(jià)值。讓單位各部門和人事檔案管理人員了解什么是什么，什么是檔案室，什么是檔案與工作的關(guān)系以及與員工的利益的關(guān)系，如何在需要時(shí)使用。

（三）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

檔案管理水平的高低，取決于檔案工作者的素質(zhì)。在加強(qiáng)思想政治教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案管理員建立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的工作理念。加強(qiáng)檔案管理工作，完善檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，充分體現(xiàn)檔案的“歷史”特征。積極采取措施，提高保管、檔案借閱、保密、歸檔的業(yè)務(wù)水平，以及每一個(gè)環(huán)節(jié)的識(shí)別，在檔案材料收集的過程中，要綜合考慮到其手續(xù)的完備性以及表述的準(zhǔn)確性，此外還要了解檔案的觀點(diǎn)是否明確等，保證檔案在收集和歸檔過程中不出現(xiàn)丟失、積壓的情況，真正的實(shí)現(xiàn)反映事實(shí)的作用。同時(shí)，跟隨時(shí)代發(fā)展的主旋律，加大投資力度，對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理意識(shí)培訓(xùn)，讓檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案工作科學(xué)化的要求，讓他們能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)制度和最新的檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。堅(jiān)決按照現(xiàn)代化管理的要求，重視信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、條目清楚、排列有序、查找便捷。

（四）抓好檢查環(huán)節(jié)，列為年終績效考核內(nèi)容

檔案管理人員要定期歸檔文件，做好檢查和文件存儲(chǔ)等，對(duì)違反規(guī)定的行為限時(shí)糾正，不斷提高工作人員的積極性以及責(zé)任心，把檔案管理工作作為年終績效考核的一個(gè)重要組成部分，考核結(jié)果作為評(píng)估每位負(fù)責(zé)人的一個(gè)重要指標(biāo)。

（五）注重提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著社會(huì)的發(fā)展，各種新技術(shù)逐步應(yīng)用到各行各業(yè)，面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理工作也受到了一定的影響。過去傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程和方法已不能很好地適應(yīng)今天的需要。因此，檔案管理人員要積極跟上時(shí)代的步伐，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新方法、新技術(shù)，不斷提高檔案管理人員的檔案管理能力，逐步提高其綜合素質(zhì)。第一，檔案管理人員應(yīng)該具有正確的價(jià)值觀，具備無私奉獻(xiàn)、踏實(shí)勤奮的優(yōu)良品質(zhì)，具備高度的組織性、紀(jì)律性，能夠嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，堅(jiān)決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。第二，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在培訓(xùn)內(nèi)容的安排上，除檔案專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)之外，還應(yīng)不斷加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，注重網(wǎng)絡(luò)知識(shí)教育，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要。在培訓(xùn)時(shí)應(yīng)制定學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能的計(jì)劃，明確方向。依據(jù)計(jì)劃、分類別逐步實(shí)施，確保學(xué)習(xí)系統(tǒng)、扎實(shí)、深入，避免盲目與空洞。

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