自來(lái)水企業(yè)檔案管理探究

吳峻

一、自來(lái)水公司建立檔案室的意義

創(chuàng)新檔案管理模式可以更好的記錄自來(lái)水公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，其中最重要的幾項(xiàng)，比如：施工圖紙資料、地下管網(wǎng)資料等，這些都是直接反映工程質(zhì)量和基礎(chǔ)設(shè)施存在形式的依據(jù)，在進(jìn)行管路改造施工以及新管路布局業(yè)務(wù)工作過(guò)程中，上面所說(shuō)的圖紙資料都是必不可少的，在工程施工過(guò)程中或者后期出現(xiàn)延期、索賠、質(zhì)量以及安全事故的時(shí)候，施工圖紙資料以及地下管網(wǎng)資料等都可以成為事故原因分析和責(zé)任追究的重要憑證，也是工程技術(shù)人員和有關(guān)部門實(shí)施工程管理、制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的重要參考資料。

自來(lái)水公司的服務(wù)宗旨是“為人民供水，服務(wù)人民”，而企業(yè)建立檔案室，進(jìn)行現(xiàn)代化示范檔案的管理模式目的是為了在公司確定的工作和目標(biāo)的前提下，不斷規(guī)范工作行為，提高業(yè)務(wù)實(shí)效性，提高人民滿意度。目前的自來(lái)水企業(yè)檔案管理模式基本上還是停留在較為傳統(tǒng)的地方區(qū)域管理和人工管理模式，在信息化發(fā)展如此迅速的時(shí)代，實(shí)施創(chuàng)新的檔案管理模式已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)。自來(lái)水企業(yè)的業(yè)務(wù)工作具有區(qū)別于其他行業(yè)的特殊性，自來(lái)水企業(yè)不僅要供水于數(shù)以萬(wàn)計(jì)的用水居民， 還要管理城市和大多鄉(xiāng)鎮(zhèn)復(fù)雜交錯(cuò)的地下管網(wǎng)和大量基礎(chǔ)設(shè)施，所以，自來(lái)水企業(yè)要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，科學(xué)設(shè)置業(yè)務(wù)分類，集中管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，形成綜合性的檔案管理平臺(tái)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，提高民眾滿意度。

二、目前自來(lái)水企業(yè)檔案管理存在的不足之處

1. 檔案資料內(nèi)容不全面甚至弄虛作假

自來(lái)水企業(yè)的檔案資料大部分是來(lái)自基層部門，但是很多基層工作人員為了省事，在工作中不按照企業(yè)要求來(lái)填寫工作記錄，敷衍了事，所以很多情況下就會(huì)造成工作資料和數(shù)據(jù)的丟失和信息虛假。例如，在施工階段的工程監(jiān)理資料里面，其中包括了項(xiàng)目合同、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理規(guī)劃以及實(shí)施細(xì)則等一系列的重要資料和文件，如果因?yàn)橄嚓P(guān)責(zé)任人的責(zé)任意識(shí)淡薄或者檔案管理意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案資料不能及時(shí)收集，那就會(huì)造成工作在已經(jīng)完成的情況下，參考依據(jù)嚴(yán)重缺失，一旦出現(xiàn)主要負(fù)責(zé)人離開(kāi)，新負(fù)責(zé)人接手的情形，整個(gè)工作還需要重新開(kāi)始，會(huì)給整個(gè)工作帶來(lái)極大的不便及不必要的損失。更有甚者，有些責(zé)任意識(shí)極其淡薄的工作人員還會(huì)在檔案中亂修改，編造虛假數(shù)據(jù)，掩蓋質(zhì)量問(wèn)題，給企業(yè)帶來(lái)極大的經(jīng)濟(jì)損失。

2.檔案管理信息化程度偏低

自來(lái)水企業(yè)本身的業(yè)務(wù)工作就比較繁雜，全市復(fù)雜的地下管網(wǎng)和大量基礎(chǔ)設(shè)備都需要進(jìn)行管理，自來(lái)水公司服務(wù)關(guān)乎著千家萬(wàn)戶的用水需求。檔案管理需要時(shí)刻遵循為用戶服務(wù)的宗旨，提高管理效率和服務(wù)水平。傳統(tǒng)的檔案管理基本上是以實(shí)體為載體的，比如紙質(zhì)、照片等，并且還是工作人員手工操作完成檔案收集等一系列工作，在這個(gè)過(guò)程中，工作人員的工作量巨大，內(nèi)容繁瑣，檔案管理部門對(duì)這些散亂的資料很難進(jìn)行整理和總結(jié)，很多檔案資料都沒(méi)有得到充分的利用。有些企業(yè)的紙質(zhì)檔案有很高的利用價(jià)值，比如給水管道施工圖等，可能因?yàn)楫?dāng)時(shí)的技術(shù)落后等原因，圖紙由工程設(shè)計(jì)師手工繪制，然而隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)版的圖紙保存就會(huì)變得越來(lái)越困難，保存成本會(huì)越來(lái)越高，并且地質(zhì)環(huán)境也會(huì)發(fā)生變化，所以圖紙繪制的內(nèi)容使用率也會(huì)越來(lái)越低?，F(xiàn)在，信息化發(fā)展越來(lái)越迅速，然而傳統(tǒng)的自來(lái)水管網(wǎng)資料卻是需要消耗很多的人力物力去整理總結(jié)，所以在新信息時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)管網(wǎng)資料的修訂和整理無(wú)法跟得上生產(chǎn)需要。

3.檔案管理多個(gè)歸口缺少統(tǒng)一管理平臺(tái)

目前有些自來(lái)水公司的檔案管理部門相對(duì)比較松散，會(huì)議等資料會(huì)集中在行政部門，工程文件主要集中在施工部門，然而這兩個(gè)部門之間的信息和文件都只能在很局限的范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)傳遞，不能在整個(gè)企業(yè)里面進(jìn)行共享，信息孤島化現(xiàn)象比較嚴(yán)重。所以自來(lái)水企業(yè)要把重要數(shù)據(jù)進(jìn)行集中整理和復(fù)制，統(tǒng)一規(guī)劃和共享，不斷形成綜合性的管理信息平臺(tái)。

三、自來(lái)水企業(yè)檔案管理原則

1. 真實(shí)可靠性

自來(lái)水企業(yè)的檔案記錄著自來(lái)水公司每一項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)展的詳細(xì)情況，也反映了公司整體精神面貌，具有很高的參考和指導(dǎo)價(jià)值。所以，在這個(gè)前提下，檔案管理人員就要時(shí)刻遵循真實(shí)可靠的原則去認(rèn)真對(duì)待每一份檔案和文件，必須要堅(jiān)持以事實(shí)為根據(jù)，保證檔案文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。有些文件除了含有紙質(zhì)文件，還有照片、影像資料等，這種情況就需要檔案管理人員利用科學(xué)合理的管理方法進(jìn)行整理歸檔，避免出現(xiàn)材料缺失，數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)不上的情況。

2.及時(shí)有效性

自來(lái)水企業(yè)的業(yè)務(wù)很繁雜，而且其檔案整理是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，企業(yè)的檔案管理制度也需要與時(shí)俱進(jìn)，形成一種科學(xué)有效的檔案管理制度，對(duì)于歸檔資料內(nèi)容、時(shí)間、相關(guān)負(fù)責(zé)人、檔案提交和查閱方式，再加上檔案借閱和安全保密制度進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理。所以檔案管理人員要隨著信息時(shí)代的變化不斷推進(jìn)檔案管理工作的改革步伐，形成及時(shí)有效的檔案管理模式。

3.分工負(fù)責(zé)性

自來(lái)水企業(yè)作為民生企業(yè)，就要求業(yè)務(wù)工作人員秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)心的態(tài)度去對(duì)待完成業(yè)務(wù)工作。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，這種態(tài)度尤為重要，因?yàn)樽詠?lái)水企業(yè)的檔案資料都掌握在檔案管理人員手中，企業(yè)檔案資料的收集和歸類都需要通過(guò)檔案管理人員。所以，檔案管理人員要提高責(zé)任意識(shí)，檔案管理不容出現(xiàn)差錯(cuò)，管理人員在做好各項(xiàng)管理工作之后也要做好資料歸檔工作，不斷優(yōu)化檔案使用率和檔案管理水平。

四、加強(qiáng)自來(lái)水企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

在如今信息化時(shí)代發(fā)展迅猛的背景下，檔案管理信息化也將會(huì)是自來(lái)水企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)。利用信息系統(tǒng)規(guī)范檔案管理，讓檔案更有利于人們查詢和使用，這樣一來(lái)，不僅縮短了人們?cè)诓樵冞^(guò)程中花費(fèi)的時(shí)間，也提高了查詢資料的準(zhǔn)確性，也減少了檔案管理人員的重復(fù)工作，加強(qiáng)了檔案管理的工作實(shí)效性以及工作效率，加快了自來(lái)水企業(yè)的現(xiàn)代化水平。

1.建立數(shù)據(jù)庫(kù)入侵保護(hù)系統(tǒng)、病毒預(yù)警系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)

檔案管理中計(jì)算機(jī)的安全管理是重中之重。所以在利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的時(shí)候，需要安裝必要的安全防護(hù)軟件，服務(wù)器也要設(shè)置身份認(rèn)證等安全措施保護(hù)。另外，病毒防御系統(tǒng)的建立是安全防護(hù)中最重要的一部分，所以檔案管理人員應(yīng)該建立網(wǎng)站檢測(cè)系統(tǒng)，全天監(jiān)控網(wǎng)站出現(xiàn)的所有文件，發(fā)現(xiàn)病毒或者可疑的文件就會(huì)自動(dòng)報(bào)警提醒管理人員，通過(guò)IP地址定位等方法，來(lái)鎖定病毒根源，并生成病毒產(chǎn)生的日志和報(bào)告，記錄病毒活動(dòng)細(xì)節(jié)。值得注意的是，不同的檔案資料要通過(guò)科學(xué)合理的分類法進(jìn)行資料分類，一些重要的文件檔案也需要實(shí)施加密處理，并且要備份所有檔案資料以防丟失。

2.提高檔案庫(kù)房的安全性

自來(lái)水公司的檔案資料大部分還是紙質(zhì)版的，而且其中的內(nèi)容價(jià)值含量也比較高，保存的時(shí)間相對(duì)也比較久，所以自來(lái)水企業(yè)就要做好紙質(zhì)版材料周圍環(huán)境的防火防水防盜系統(tǒng)，要做到對(duì)檔案資料安全防護(hù)事無(wú)巨細(xì)的程度。檔案庫(kù)房要設(shè)置溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)，它可以對(duì)檔案的安全監(jiān)測(cè)起到很重要的作用，它可以對(duì)檔案材料起到防潮濕、防發(fā)霉、防變質(zhì)等作用。而且溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)可以根據(jù)檔案室的環(huán)境進(jìn)行設(shè)計(jì)，綜合運(yùn)用先進(jìn)的環(huán)境測(cè)量等各項(xiàng)技術(shù)，相對(duì)來(lái)說(shuō)比較穩(wěn)定可靠，而且使用起來(lái)也比較方便，功能先進(jìn)、擴(kuò)展性強(qiáng)再加上方便維修這一點(diǎn)，溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在檔案安全防護(hù)上就顯現(xiàn)了出來(lái)。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的挖掘

目前自來(lái)水企業(yè)的檔案管理都主要側(cè)重于對(duì)資料數(shù)據(jù)的整理和收集，然而對(duì)于數(shù)據(jù)的歸納和分析相對(duì)比較缺乏，在一定程度上降低了信息資料的使用率，然而受到專業(yè)范圍的限制，部分檔案管理人員只能對(duì)檔案進(jìn)行整理和收集，歸納和分析的能力就比較弱。所以自來(lái)水企業(yè)可以加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理能力進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們清楚的了解檔案管理的工作流程，提高和拓展他們的管理能力，在能夠整理檔案信息的同時(shí)也可以對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納和分析，同時(shí)也能學(xué)會(huì)用科學(xué)合理的方法對(duì)檔案進(jìn)行分類和保管。

（作者單位：北京市自來(lái)水集團(tuán)禹通市政工程有限公司）