大數(shù)據(jù)背景下的信息化檔案館建設

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，是以計算機為基礎的智能化時代，在這一背景下的檔案館建設，也應突出信息化優(yōu)勢，要運用先進的檔案管理理念，對科學技術手段進行合理使用。本文將以大數(shù)據(jù)背景下檔案館建設現(xiàn)狀為切入點，對信息化檔案館建設方式展開全面論述，旨在改善信息化檔案館建設現(xiàn)狀，保證檔案館能夠符合現(xiàn)代社會要求。

關鍵詞：信息資源；大數(shù)據(jù)技術；檔案館；檔案服務

大數(shù)據(jù)技術在社會中的應用較為廣泛，且該項技術一直處于不斷完善的狀態(tài)，極為適合對大規(guī)模數(shù)據(jù)進行處理與分析，且處理結果較為精準。因此，將這一技術應用到檔案館建設之中，已經(jīng)成為了現(xiàn)代檔案界研究的新方向。為了保障信息化檔案館建設各項工作的順利落實，我們首先要對檔案館建設現(xiàn)狀進行明確。

1 大數(shù)據(jù)背景下的檔案館建設現(xiàn)狀

1.1 資源數(shù)量與類型方面的問題

通過對檔案館資源研究發(fā)現(xiàn)，目前檔案館存在著資源類型多元化不足以及資源數(shù)量相對有限的問題。這一現(xiàn)象主要是因為，傳統(tǒng)檔案管理模式只對范圍內文件進行接收與歸檔，導致電子檔案多以文本形式為主，對于其他類型資源接收卻有所忽略，大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢也無法得到彰顯，對資源建設工作產(chǎn)生了直接的影響[1]。

同時由于部分檔案館非結構化數(shù)據(jù)處理能力相對較弱，導致檔案館在對資源進行建設時，多會運用關系型數(shù)據(jù)庫對資源實施管理，這種數(shù)據(jù)庫雖然能夠對結構化數(shù)據(jù)進行有效處理，但其對非結構以及半結構數(shù)據(jù)的處理水平卻稍顯不足，這也意味著檔案館需要對自身數(shù)據(jù)管理模式進行改革。

1.2 資源安全方面的問題

檔案館的性質較為特殊，對于安全性要求極高，要求無論如何發(fā)展，都必須要保證檔案信息內容的安全性。而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案館信息內容的安全性，遭受到了前所未有的考驗。一方面在文件檔案轉變?yōu)閿?shù)字檔案時，會面臨著損壞以及泄露等方面的風險；一方面會因為人員操作不當或者技術不足等方面原因，造成檔案制作與保存沒有達到相關標準，致使數(shù)據(jù)保存與預期值有所出入；另一方面數(shù)據(jù)在傳播過程中可能會遇到風險。大數(shù)據(jù)技術雖然優(yōu)勢較強，但其以互聯(lián)網(wǎng)為依托的特點，使其有著與互聯(lián)網(wǎng)相同的安全性問題，容易受到黑客或者病毒等危險因素的影響。因此，想要建立起數(shù)字化的檔案館，就必須要對安全性問題予以有效解決。

1.3 檔案服務方面的問題

雖然檔案資料的開放性相對較低，但并不意味著檔案需要長期性處于保密狀態(tài)，是需要被有關人員所利用的，于是檔案服務開始產(chǎn)生。但在進行信息化檔案館建設時，相關人員都將大量的精力用在了檔案信息建立與保管之上，對于用戶的使用需求以及自身數(shù)據(jù)分析能力有所忽略，這樣就會對檔案館資源整合工作的開展造成影響，數(shù)據(jù)資源的挖掘意識也相對較為薄弱，很難為客戶提供深層次的數(shù)據(jù)幫助。同時與客戶的交流也相對較少，無法對客戶做出準確的分析與判斷，服務模式仍然與統(tǒng)一式服務為主，針對性不足，此外，資源的共享與分享機制也存在著不完備之處，這些問題都是信息化檔案館建設需要解決的內容。

2 信息化檔案館建設方式方法

2.1 強化信息安全保障手段

針對信息化檔案館信息資源安全方面存在的問題，管理人員可以從以下三方面入手，來對信息安全保障手段進行強化：一方面要對信息保障體系進行完善。為了確保各項保障工作的順利落實，檔案館需要根據(jù)自身實際情況以及檔案信息數(shù)量，建立起健全的安全保障制度，并要對自身管理水平進行完善，要通過建立檢查監(jiān)督機制的方式，來對各項檔案管理工作的落實質量進行保障，以保證數(shù)據(jù)信息在制作以及保存等階段，都能始終處于安全的狀態(tài)；另一方面要對安全防御技術進行完善，不僅要定期對服務器安全性能進行升級，同時還要不斷對殺毒軟件以及病毒防御系統(tǒng)進行優(yōu)化，以確保數(shù)據(jù)傳播過程中的安全性；第三方面要加大技術人才引進與培養(yǎng)力度。檔案館需要對自身人才技術水平進行明確，要根據(jù)館內人才實際水平，制定出人才培養(yǎng)與招聘計劃，從而打造出一支高技術水平的隊伍，為檔案數(shù)字化推廣工作提供保障[2]。

2.2 提高服務水平

檔案館人員應認識到服務工作的重要性，要改變以往被動的服務模式，要對用戶需求進行深層次了解，要準確掌握用戶對于檔案的實際需要，有計劃性、有針對性對其進行服務，逐步形成一套完善的個性化服務模式，確保客戶對于服務的滿意度[3]。同時檔案館應加大與客戶之間的溝通力度，要主動與客戶進行交談，并要建立起專門性交流平臺，要打破檔案館與用戶之間溝通的障礙鴻溝，實現(xiàn)兩者之間的密切交流，從而形成檔案服務新模式，以確保其管理水平的不斷提升。

2.3 實施一體化管理

由于檔案館不僅要對檔案進行保存，同時還要負責對檔案的控制工作，因此建立一體化檔案管理體系，對于信息化模式的落實有著極為重要的作用。

在實施一體化管理之前，管理人員首先應對檔案資源類型進行豐富，要通過不斷學習對非結構化以及半結構化數(shù)據(jù)信息的建立與儲存方式進行掌握，從而改變資源類型過于單一的問題；其次要對館內結構、半結構以及非結構數(shù)據(jù)實施科學化管理與保管，并要對信息資源以及多元數(shù)據(jù)的聲、圖以及文等內容進行整合與處理，以實現(xiàn)對檔案資源表現(xiàn)形式以及利用方式不斷進行擴充的目的；最后，要將一體化管理與自動化管理模式落實到實處，要對信息遠距離無障礙共享與交流進行保障，以保證檔案服務現(xiàn)代化水平的不斷提升。

2.4 切實擴充檔案數(shù)字資源

針對檔案資源數(shù)量不足的問題，管理人員應從檔案收集范圍入手，對總體檔案信息資源進行擴充。管理人員不僅要運用傳統(tǒng)方式，對信息數(shù)據(jù)進行收集，同時還要突破傳統(tǒng)模式的局限，要加大對社交媒體等新型信息資源的收集力度[4]。并要運用物聯(lián)網(wǎng)射頻識別手段，與用戶進行用戶信息交互，不斷對新的資源進行挖掘與運用，保證資源收集數(shù)量與質量。為了實現(xiàn)這一點，管理者需要對自身視野進行拓展，并要對自身收集意識進行強化，以保證該項工作能夠得到高質量開展。

2.5 完善資源共享與開放體系

筆者通過多年工作發(fā)現(xiàn)，檔案館主要由全面性公開信息、授權型信息以及其他形式數(shù)字檔案所組成。以往為了對檔案實施保護，檔案館多會以半封閉的方式來對信息進行管理，致使檔案信息的價值并沒有被完全體現(xiàn)出來，資源開放與共享機制有待提高。所以管理人員應對檔案工作水平進行科學衡量，要準確分析出館內資源開發(fā)與傳遞工作中存在的問題，并按照大數(shù)據(jù)技術的特點，不斷對共享機制以及資源開放機制進行優(yōu)化，建立起智能化的資源搜索、統(tǒng)計以及價值鑒定等操作系統(tǒng)，并要對重要資源的閱覽權限進行限制，以實現(xiàn)資源使用安全性與高效性的并存。

3 結束語

雖然大數(shù)據(jù)時代的到來，使信息化檔案館建設面臨著諸多的問題，但這些問題并不是不可解決的，管理人員要對這些問題產(chǎn)生的本質原因進行分析，并要結合館內信息管理標準，通過完善安全保護系統(tǒng)、實施一體化管理以及優(yōu)化檔案服務等方式，就能有效提升信息化檔案館的建設水平，保證各項建設工作的順利落實，以實現(xiàn)智能化、自動化的檔案信息管理模式，進而為信息化檔案館的立足與發(fā)展提供保障。

參考文獻

[1]王美云. 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息化建設的思考[J]. 城建檔案，2016，（09）：17-19.

[2]楊文剛. 大數(shù)據(jù)背景下檔案館的建設研究[J]. 山西檔案，2016，（04）：67-68.

[3] 宋美霞. 大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案館信息服務研究[J]. 檔案管理，2015，（02）：45-46.

[4]李海瑛. 大數(shù)據(jù)時代下高校檔案館的信息化建設[J]. 城建檔案，2016，（04）：16-18.

作者簡介

梁茜（1988-），女，江蘇省南京市人，漢，助理館員，本科。研究方向：信息化檔案館建設。