論信息化時代的學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新

金敏紅

摘 要：在社會發(fā)展新時期，信息技術(shù)逐漸深入到人們的日常生活中，同時也在各學(xué)校中得到了廣泛的應(yīng)用。學(xué)校的檔案管理需要保證其完整性和安全性，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在上述性能上存在很大缺陷，檔案管理信息化可有效的避免紙質(zhì)檔案存在的問題，因此，檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢。然而，受諸多因素影響，目前學(xué)校的檔案信息化管理程度還不夠高?；诖?，本文對信息化時代中學(xué)檔案信息管理存在的問題及對策進(jìn)行了分析與探討，以期為學(xué)校的檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息化時代；學(xué)校檔案管理；工作；問題；創(chuàng)新

檔案管理的信息化建設(shè)不僅僅是形式上的改變，還有管理理念的改變。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要在紙質(zhì)文件上進(jìn)行登記，然而，在學(xué)校中，存在大量的檔案信息需要錄入，從而為檔案管理人員增加了工作強(qiáng)度，同時，在繁雜的檔案管理工作中，需要管理人員能夠持有盡職負(fù)責(zé)的心態(tài)，才能保證檔案的規(guī)范性。而檔案信息化使管理人員能夠借助計算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)平臺對信息進(jìn)行管理，提高了檔案管理的工作效率，再加上多元化形式的發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以對聲音信息、視頻信息等進(jìn)行管理，完善了檔案管理內(nèi)容。

1 中學(xué)檔案管理信息化的必然性

1.1 信息整合難度對比

近年來，學(xué)校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，產(chǎn)生的檔案信息越來越多，還有在學(xué)校運營過程中，也會產(chǎn)生諸多的檔案信息，如果只是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式，不足以反映檔案中全部的內(nèi)容，信息的分散程度較大，對學(xué)校的管理具有較大的影響。并且在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整合時，還要花費大量的人力、財力、物力以及時間和精力，而方案管理信息化可以快速對檔案信息進(jìn)行整合，提高工作效率。

1.2 信息調(diào)取靈活性對比

在以前的檔案管理工作中，需要管理人員親自到檔案儲存室進(jìn)行查找，并且，在這一過程中，需要管理人員對檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)有充分的了解，知道哪些文件放在什么位置，才能對分類的文件進(jìn)行查找。另外，在進(jìn)行歸檔時，檔案還要放回原來的位置，不能胡亂放置，否則會造成資源混亂，缺乏靈活性。而檔案信息化管理工作，可以使管理人員在任何教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的計算機(jī)都能打開文檔管理終端，精確的查找到需要的檔案，大大提高工作效率，同時也不用擔(dān)心會打亂檔案的順序，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，在靈活性上具有十分顯著的優(yōu)勢。

1.3 信息管理安全性對比

紙質(zhì)化檔案具有高損耗率的特點，不管是在運輸、轉(zhuǎn)移的過程中，還是保存、整理的過程中，都可能會造成檔案信息缺失或者損壞，從而影響檔案信息的安全性。另外，如果檔案室不幸發(fā)生火災(zāi)，就會造成大量的檔案被燒毀，如果學(xué)校沒有進(jìn)行備份的話，則會造成極其嚴(yán)重的影響。而檔案信息化管理，使檔案以電子文件的形式存在于一個安全的網(wǎng)絡(luò)平臺，在轉(zhuǎn)移過程中只需要借助一定的硬盤設(shè)備就可以完成，便于攜帶。另外，這種信息化檔案便于備份，不會因為一些破壞性傷害而導(dǎo)致信息丟失。

2 信息時代下中學(xué)檔案管理存在的問題

2.1 管理水平信息化程度不高

近年來，學(xué)校對檔案信息管理的模式進(jìn)行了一定的改革，出現(xiàn)了一系列的電子檔案，在某種程度上提高了檔案管理的信息化水平，但是這種情況沒有對此進(jìn)行充分地利用，導(dǎo)致檔案管理水平信息化程度不高。另外，有些學(xué)校因為經(jīng)費限制，對檔案的信息化投入資金不足，導(dǎo)致一些檔案管理模式仍然停留在初級階段，單純的使用計算機(jī)建立檔案目錄管理，沒有對信息化技術(shù)進(jìn)行更深入的利用，從而使學(xué)校的檔案管理信息化水平一直得不到提高。

2.2 中學(xué)檔案管理效率低下

在一些經(jīng)濟(jì)水平較低地區(qū)的學(xué)校其管理模式仍然以人力管理為主，這使得檔案管理的效率得不到提高，而傳統(tǒng)的檔案管理介質(zhì)主要通過紙質(zhì)文件來完成，在進(jìn)行檔案的管理時，需要管理人員翻看大量的紙質(zhì)文件才能找到需要的內(nèi)容，浪費了管理人員的大量時間，同時在進(jìn)行文件翻看的過程中，還不能夠打亂文件擺放的順序，這也會給管理人員整理檔案帶來巨大的困難。另外，學(xué)校的主要職能是教育，因此，在檔案管理工作中只會配備少量的工作人員，在有限的時間內(nèi)，管理人員的工作效率相對較低，不足以滿足學(xué)校管理的需要。

2.3 專業(yè)管理人員嚴(yán)重缺乏

受傳統(tǒng)教育體制影響，學(xué)校往往只會重視學(xué)生的學(xué)習(xí)水平，忽視檔案管理工作的重要性，從而使學(xué)校的檔案管理建設(shè)程度不足，一些當(dāng)單管理工作是由其他一些代課老師或者是其他部門抽調(diào)而來的人員，沒有管理經(jīng)驗，同時，這些人員對檔案管理的認(rèn)識程度不足，認(rèn)為檔案管理只是對紙質(zhì)文件的整理與保管即可，不愿意花費更多的時間了解檔案信息化管理的工作，從而導(dǎo)致學(xué)校的檔案信息化管理建設(shè)止步不前。

3 中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新

3.1 檔案管理思路的創(chuàng)新

檔案管理的創(chuàng)新，首先樹立先進(jìn)的管理理念，以人本的管理思想為主導(dǎo)，以觀念創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的前提，對檔案管理工作另辟蹊徑；其次，對管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。中學(xué)學(xué)校中存在大量的檔案，只是對檔案進(jìn)行儲存已不能滿足學(xué)校發(fā)展需要，因此在進(jìn)行檔案管理時，要注重資源的收集，進(jìn)行有目的、有計劃的對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理與分析，實現(xiàn)檔案資料的優(yōu)化管理；再次，重視先進(jìn)人才的培養(yǎng)工作，吸引具有檔案管理工作經(jīng)驗的人員進(jìn)行管理工作，并營造良好的工作環(huán)境；最后，重視現(xiàn)有檔案管理人員的創(chuàng)新思維的培養(yǎng)，并加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流，共同創(chuàng)新出一套合適的檔案管理思路，并進(jìn)一步將思路落實到實際行動。

3.2 檔案管理手段的創(chuàng)新

傳統(tǒng)檔案管理手段多為手工執(zhí)行，與信息技術(shù)廣泛普及的現(xiàn)代化管理手段相比，其較低的工作效率已無法滿足行業(yè)需求。運用現(xiàn)代化管理手段來替代傳統(tǒng)手工管理是中學(xué)檔案管理改革創(chuàng)新的重點之一，盡快做好庫藏資料的錄入工作以實現(xiàn)檔案檢索自動化，能夠提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。并科學(xué)合理協(xié)調(diào)中學(xué)學(xué)校檔案管理的服務(wù)與被服務(wù)關(guān)系、保密與開放關(guān)系、社會與部門利益關(guān)系，提高其創(chuàng)新發(fā)展程度，從而優(yōu)化檔案的管理手段，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 檔案管理模式的創(chuàng)新

就目前的檔案管理工作而言，其屬于校辦科室，只是一個服務(wù)于校園管理的科室，對檔案涉及的信息內(nèi)容沒有決策權(quán)力，從而一些檔案管理人員認(rèn)為自己的工作可有可無，對工作內(nèi)容責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致中學(xué)的檔案管理工作質(zhì)量不高，隨著中學(xué)管理體制改革，檔案管理工作的重要性逐漸受到校領(lǐng)導(dǎo)重視，對此，需要學(xué)校需要對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。首先，將檔案管理部門脫離于校辦科室范疇，完善檔案管理部門職能；其次，改變檔案管理部門的被動性，使其具有一定的自主決策權(quán)，從而提高檔案管理人員的工作積極性，這種管理是對傳統(tǒng)檔案管理模式的一種挑戰(zhàn)，在管理變革工作中，具有十分重要的意義。

4 結(jié)束語

在信息化發(fā)展背景下，學(xué)校一定要做好檔案管理工作這一重要環(huán)節(jié)，正確運用檔案管理帶動學(xué)校健康發(fā)展。檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)于學(xué)生和教師，學(xué)校的檔案管理要與學(xué)校的發(fā)展具有一致性。因此，中學(xué)學(xué)校要打破傳統(tǒng)檔案管理模式束縛，借助信息化時代提供的改革契機(jī)，努力構(gòu)建和運用信息化系統(tǒng)，有效地推動我國學(xué)校的檔案信息化管理工作，滿足其長期發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

[1]林莉.中學(xué)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策研究[J].新教育時代電子雜志：教師版，2016（22）.

[2]孫勇.談中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略[J].教育，2016（7）：00041-00041.

[3]孫翠云.中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)探討[J].電子世界，2016（21）：40-40.

[4]陳傳榮.中學(xué)檔案信息化建設(shè)面臨的問題及對策[J].才智，2016（16）.