淺談信息化下的現(xiàn)代檔案管理發(fā)展趨勢

李航

摘要：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)。本文介紹了在數(shù)字信息化平臺下檔案管理體系的發(fā)展概況以及未來發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息化；發(fā)展；趨勢

檔案是對信息進(jìn)行整理歸納以及分類之后的形態(tài)的一種稱呼，是一個企業(yè)、公司或者是團(tuán)體活動發(fā)展的記錄，也是信息的儲存。近年來，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展，使得其在檔案管理方面發(fā)揮著巨大的作用。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢。

一、檔案信息電子化

檔案管理信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。隨著信息化的普及，政府、企事業(yè)單位都有自己的辦公自動化系統(tǒng)，為檔案的收集、保管以及使用提供了方便。管理人員也達(dá)到了人手一臺計算機(jī)的配置，這就為實現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件基礎(chǔ)。同時也為檔案管理向信息化發(fā)展提供了充足的、完善的條件。在數(shù)字化信息化的大趨勢的推動下，檔案管理工作勢必受到重要影響，傳統(tǒng)檔案管理手段將逐漸被業(yè)界摒棄，取而代之的是全程數(shù)字化管理模式。

二、檔案管理方法科學(xué)化

檔案管理工作方法科學(xué)化，就是根據(jù)信息社會的特點和檔案工作的客觀規(guī)律，進(jìn)行合理的組織計劃和控制?？萍嫉娘w速發(fā)展，不斷給檔案管理工作提供新理論、新方法和新要求。檔案管理辦法勢必打破傳

統(tǒng)一枝獨秀的局面，呈現(xiàn)百花齊放的態(tài)勢，這種良好的局面將不斷循環(huán)演變下去，預(yù)示著我國檔案管理水平走向成熟.管理方法的科學(xué)化是新形勢下檔案管理信息化現(xiàn)代化的核心。

三、管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化

文件檔案管理需要耐心細(xì)致的工作，要需要具備敬業(yè)精神和專業(yè)素質(zhì)。因此，必須建立科學(xué)的引進(jìn)人才制度，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，同時還要對這些人員進(jìn)行科學(xué)合理的培訓(xùn)，使得這些人員對檔案的業(yè)務(wù)很了解，使這些人的才能發(fā)揮好，在檔案管理方面進(jìn)行高度的創(chuàng)新，保證檔案的信息安全。

四、檔案管理制度規(guī)范化

統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的保證。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。檔案管理制度的規(guī)范和完整，能夠為檔案管理工作提供可靠的業(yè)務(wù)支撐，縱觀我國目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數(shù)字管理平臺的籠罩下，還需要對檔案管理制度進(jìn)行更深層次的規(guī)范和調(diào)整，使其適應(yīng)數(shù)字信息的發(fā)展需求，特別是加強(qiáng)對電子文檔的保存數(shù)據(jù)、交換技術(shù)、鑒定資源共享等眾多業(yè)務(wù)的規(guī)范，這些均是未來檔案管理制度發(fā)展過程中亟待解決的問題。

五、檔案管理滿足社會需求化

采用數(shù)字化管理模式對檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化改革，歸根到底是為完善社會服務(wù)體系。隨著社會的高速發(fā)展，檔案管理也面臨了巨大的挑戰(zhàn)，為了更好的為人民和社會服務(wù)，我們首先要更好的利用信息與數(shù)字化這個平臺，對檔案資源進(jìn)行有效積累分配，實現(xiàn)人盡其用，人盡其才。其次，我們將對檔案管理信息更加充分的開發(fā)與利用。在全國范圍內(nèi)形成高速的資源共享，從而形成面向全社會和人民的服務(wù)宗旨。

六、檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化

由于網(wǎng)絡(luò)覆蓋規(guī)模逐漸擴(kuò)大，為了滿足檔案管理的應(yīng)用需求，檔案管理在發(fā)展中也不斷重視網(wǎng)絡(luò)資源的開放性 。網(wǎng)絡(luò)資源的開放性依賴于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)拓?fù)洹ｋS著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷進(jìn)步，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)性能也會不斷的完善，引進(jìn)新設(shè)備，新技術(shù)是必然的。同時也是保證信息的容和及合理利用的前提。隨之檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全也會受到威脅。這就需要我們注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟安全與可靠性能，為檔案資料建立全套備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)，制定一系列應(yīng)急預(yù)案，采用更先進(jìn)技術(shù)對檔案訪問人員身份進(jìn)行識別，加強(qiáng)對電子檔案自身的加密措施，確保檔案的唯一性和真實性，使網(wǎng)絡(luò)共享和數(shù)據(jù)交換在更為安全的環(huán)境中進(jìn)行。

檔案管理的信息化是當(dāng)今檔案工作的需要，也是適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求，針對檔案管理體系的建設(shè)仍任重道遠(yuǎn)，始終不可懈怠，這要求每一位檔案管理工作者肩負(fù)起時代交付的重任，把握每一次機(jī)遇與挑戰(zhàn)，與時俱進(jìn)，力圖將我國的檔案管理事業(yè)推上更高層次的發(fā)展平臺。