電子檔案管理在銀行檔案管理中的應(yīng)用

江曉霞

摘要：在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，電子檔案管理模式出現(xiàn)，并代替了傳統(tǒng)檔案管理，減輕了勞動力，提高了管理效率。在銀行檔案管理中電子檔案管理已經(jīng)成為了不可忽視的主要方式，故此本文主要探究了銀行檔案管理中電子檔案的應(yīng)用，分析其問題以及發(fā)展。

關(guān)鍵詞：銀行；檔案管理；電子檔案管理；應(yīng)用

從本質(zhì)上分析，所謂的電子檔案是時代發(fā)展的產(chǎn)物，主要是信息技術(shù)與銀行管理的相互結(jié)合，通過將聲音、圖像、文字相互結(jié)合形成的檔案管理模式。從作用上分析，電子檔案能夠?qū)y行的業(yè)務(wù)信息加以反映，并制定信息框架結(jié)構(gòu)，實施分類處理。且采取電子檔案管理，可以迎合時代發(fā)展的基本特點，對檔案內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)與概括，完善檔案管理內(nèi)容，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、電子檔案管理在銀行檔案管理中存在的問題

根據(jù)分析與調(diào)查，因為受到相關(guān)因素的影響，銀行檔案保管的期限劃分與自身的特點存在問題，兩者并不匹配，導(dǎo)致不合理保管嚴(yán)重。其中在相關(guān)文獻(xiàn)中表明，有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)，掛失登記以及補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)等均需要永久保管，但是很多情況下，有權(quán)機(jī)關(guān)的查詢書并沒有與財務(wù)處理相互掛鉤，僅僅只能將其作為銀行履行查詢業(yè)務(wù)的物件或者證據(jù)，所以從銀行的實際情況分析是不具備長期保存價值的。另掛失登記或者單據(jù)補(bǔ)發(fā)憑證屬于會計憑證，其保管的時間為15年，所以無法做到永久保管；貸款或者存款的開銷戶記錄以及申請表，按照相關(guān)規(guī)定要求，則需要裝訂流轉(zhuǎn)，尤其在保管期限上存在雙重標(biāo)準(zhǔn)，所謂，在此發(fā)展背景下，為進(jìn)一步緩解其矛盾，銀行會采取傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相互結(jié)合的方式，雖然可以保障檔案內(nèi)容的有效性，但是在一定程度上卻為銀行人員增加了工作量。

二、電子檔案管理在銀行檔案管理應(yīng)用

（一）可降低銀行檔案管理的強(qiáng)度

從銀行檔案管理全局出發(fā)可以清楚的認(rèn)識到電子檔案管理在與傳統(tǒng)檔案管理的對比中，不僅可以減少書面書寫，減少錯誤量，并且還可緩解存儲分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優(yōu)勢，尤其在無關(guān)檔案銷毀方面優(yōu)勢更加明顯。從另外一個角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會計檔案往往會依據(jù)業(yè)務(wù)類型加以整理與存放，但是因為管理體制不同，所以容易造成混亂，所以說混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無法提高保存質(zhì)量。

（二）符合會計電算化的要求

電算化是時代發(fā)展的一個趨勢，但是從當(dāng)前的發(fā)展趨勢分析電子檔案在電算化背景下應(yīng)用受到限制。因為受到多年工作的影響，銀行工作過分關(guān)注紙質(zhì)檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應(yīng)，還有部分銀行在發(fā)展過程中沒有嚴(yán)格按照實際的發(fā)展情況進(jìn)行規(guī)定與要求，僅僅在某一部分實施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無法真正發(fā)揮其自身的作用與價值，無法擴(kuò)大自身的應(yīng)用范圍。

（三）在銀行中的應(yīng)用

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)檔案在銀行中的保管已經(jīng)與現(xiàn)實呈現(xiàn)出不均衡現(xiàn)象，如此一來則會對財務(wù)資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會計檔案管理中，其基本目的不僅要維護(hù)銀行自身的利益，更為主要的是滿足內(nèi)外查詢的要求。通過對相關(guān)法律環(huán)境的探究，現(xiàn)在所保留的紙質(zhì)憑證只有債權(quán)債務(wù)關(guān)系的相關(guān)資料，尤其在銀行高度電子化的發(fā)展背景下，其它的資料與內(nèi)容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規(guī)章制度。然而根據(jù)分析與研究，當(dāng)前銀行還存有一部分紙質(zhì)檔案，尤其在業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展下，紙質(zhì)檔案的數(shù)量越來越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現(xiàn)象，減少庫存壓力。

三、電子檔案管理在銀行檔案管理發(fā)展

從屬性分析在當(dāng)前發(fā)展趨勢下，電子檔案管理成為了銀行檔案管理的關(guān)鍵所在，并且在新時期，全新檔案管理理念提出之后促使銀行檔案管理要求逐漸與業(yè)務(wù)流程相互融合，不僅將中間環(huán)節(jié)加以簡化，并且也明確了操作流程，減少各項成本，在此發(fā)展背景下，銀行檔案管理中電子檔案管理在未來的發(fā)展需要從以下三點出發(fā)：其一是需要進(jìn)一步明確檔案管理的重要性，銀行的業(yè)務(wù)部門在推出業(yè)務(wù)的時候需要與部門相互溝通與交流，比如涉及到會計資料的則要與會計部門相互溝通，并界定其保管期限。其二是業(yè)務(wù)部門在對各項資料進(jìn)行歸檔的時候需要從現(xiàn)實出發(fā)，對其正確性以及必要性進(jìn)行分析與探究，將明細(xì)列出，對歸檔范圍加以明確，從而減少歸檔的數(shù)量。比如前臺生成的各類業(yè)務(wù)資料，需要嚴(yán)格按照資料名稱進(jìn)行歸納與整理，分析哪一部分內(nèi)容不需要進(jìn)行歸檔，哪一部分資料需要保管，還有一點是電子數(shù)據(jù)需要滿足實際的情況，避免發(fā)生重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。其三是需要在滿足會計核算基礎(chǔ)下，要采取系統(tǒng)優(yōu)化的方式選擇節(jié)點，在檔案入庫之前要對資料進(jìn)行分期限裝訂，或者依據(jù)實際的情況制定完善的規(guī)范與要求，減少銀行后期的檔案管理工作量，并簡化檔案的分揀工作，提高檔案管理效率與質(zhì)量。

四、結(jié)語

電子檔案管理已經(jīng)成為了時代發(fā)展的要求，也是銀行檔案管理中不可忽視的內(nèi)容，在銀行檔案管理中要加大電子檔案的推廣力度，減少紙質(zhì)檔案對庫房所造成的要求與壓力，充分發(fā)揮出電子檔案的作用與價值。

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