青果教務(wù)管理系統(tǒng)在教務(wù)管理中的應(yīng)用與思考

李世婷　李陶深

摘要 教務(wù)管理系統(tǒng)是學(xué)校教學(xué)管理信息化的產(chǎn)物，教務(wù)管理系統(tǒng)的有效運用，大大地提高了教務(wù)管理工作效率和水平。本文以廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校為例，通過該校運用青果教務(wù)管理系統(tǒng)各功能模塊進(jìn)行教務(wù)管理的應(yīng)用現(xiàn)狀，認(rèn)真分析教務(wù)管理系統(tǒng)使用過程中存在的各種問題，從而引發(fā)了對教務(wù)管理系統(tǒng)未來發(fā)展的一些思考。

關(guān)鍵詞 教務(wù)管理系統(tǒng) 教務(wù)管理 應(yīng)用

教務(wù)管理是高校教學(xué)管理中的重要工作之一，隨著辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷運用和推廣，高校運用教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行教務(wù)管理也越來越普遍。以廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校為例，自2009年升格為?？茖W(xué)校以來，教學(xué)管理一直保存著中專時代的管理模式，都是傳統(tǒng)的手工操作和一級管理模式。但是隨著學(xué)校的發(fā)展壯大，招生規(guī)模越來越大，教師數(shù)量也逐年增長，傳統(tǒng)的教務(wù)管理已經(jīng)不能滿足學(xué)校的發(fā)展。2013年學(xué)校引進(jìn)青果教務(wù)管理系統(tǒng)并慢慢實施系部二級管理模式，與傳統(tǒng)的教務(wù)管理相比較，青果教務(wù)管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用提高了管理水平和信息服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)了學(xué)校信息化校園建設(shè)的進(jìn)程，為學(xué)校教務(wù)管理提供必要的輔助手段，在更大程度上減輕了管理人員的工作量，提高了教務(wù)管理的工作效率。

1青果教務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)成

青果教務(wù)管理系統(tǒng)的主要功能模塊包括教學(xué)計劃，基本信息，學(xué)生學(xué)籍，教學(xué)評教，教學(xué)安排，免修重修，教材管理，考試事務(wù)，學(xué)生成績，系統(tǒng)管理，等級考試，畢業(yè)處理共12個模塊，這些模塊既相互獨立又相互聯(lián)系，既可以獨立工作又相互制約，貫穿學(xué)校教務(wù)管理的各個環(huán)節(jié)，構(gòu)成了復(fù)雜、龐大的教務(wù)管理信息系統(tǒng)。

教學(xué)計劃模塊主要實現(xiàn)課程、環(huán)節(jié)庫的構(gòu)建并設(shè)置教學(xué)計劃等功能；基本信息模塊主要實現(xiàn)專業(yè)信息管理，教學(xué)場地信息管理，教師教輔人員信息管理，外聘教師信息管理等功能：學(xué)生學(xué)籍模塊主要建立學(xué)生學(xué)籍檔案，維護學(xué)籍檔案，處理學(xué)籍異動，專業(yè)分流等；教學(xué)考評模塊主要用來進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量評價和教學(xué)工作量統(tǒng)計等；教學(xué)安排模塊主要設(shè)置教學(xué)任務(wù)，編排課表，安排臨時活動等；考試事務(wù)模塊用于實現(xiàn)期末考試安排和補考安排；學(xué)生成績模塊實現(xiàn)課程成績錄入，補錄刪除修改成績和成績認(rèn)定等；等級考試模塊用于實現(xiàn)校外考試的報名管理和成績管理等。畢業(yè)處理模塊主要實現(xiàn)學(xué)生的畢業(yè)審核，畢業(yè)情況查詢，打印證書等功能；系統(tǒng)管理主要實現(xiàn)用戶管理，數(shù)據(jù)字典，數(shù)據(jù)庫維護和系統(tǒng)曰志等功能。

2青果教務(wù)管理系統(tǒng)各模塊的應(yīng)用現(xiàn)狀

應(yīng)用教務(wù)管理系統(tǒng)是教學(xué)管理模式創(chuàng)新的必然趨勢，是提高教學(xué)管理工作效率的重要途徑，為教務(wù)管理規(guī)范化提供了有力保障，是實現(xiàn)教育管理信息化的迫切需要。學(xué)校自2013年引入青果教務(wù)管理系統(tǒng)以來，投入使用的子模塊有教學(xué)計劃，基本信息，學(xué)生學(xué)籍，教學(xué)評教，教學(xué)安排，考試事務(wù)，學(xué)生成績，等級考試，系統(tǒng)管理等模塊。

青果教務(wù)管理系統(tǒng)由客戶端和WEB端兩部分組成?？蛻舳嗣嫦蚪虅?wù)處管理人員和各系部教學(xué)秘書。WEB端面向全校師生。青果教務(wù)管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員由教務(wù)處管理人員承擔(dān)，系統(tǒng)管理員擁有整個系統(tǒng)管理的最高權(quán)限。

2.1系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)管理模塊和基本信息模塊的應(yīng)用

系統(tǒng)管理員首先通過客戶端的系統(tǒng)管理模塊對教務(wù)處管理人員和各系部教學(xué)秘書分配賬號，并對賬號賦予角色，然后對角色分配權(quán)限。系統(tǒng)管理員根據(jù)教務(wù)處管理人員具體崗位分配為相應(yīng)子模塊的管理人員，子模塊管理員擁有該模塊的全部權(quán)限。系統(tǒng)管理員對各系部教學(xué)秘書進(jìn)行權(quán)限劃分，并賦予教學(xué)秘書各子模塊的相應(yīng)功能。其次通過客戶端的基本信息模塊對全校教師分配賬號和密碼，增加外聘教師相關(guān)信息，同時對教學(xué)場地進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入。同時在WEB端對學(xué)生賬號進(jìn)行初始化學(xué)生密碼。最后系統(tǒng)管理員主要在系統(tǒng)管理模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)字典的維護和管理，對各模塊的控制開關(guān)進(jìn)行控制，對數(shù)據(jù)庫的備份和對數(shù)據(jù)進(jìn)行維護等。

2.2學(xué)生學(xué)籍模塊的應(yīng)用

學(xué)籍管理員通過學(xué)生學(xué)籍管理模塊完成學(xué)生學(xué)籍管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。每年新生入學(xué)后，由學(xué)籍管理員創(chuàng)建學(xué)生學(xué)籍檔案，完善學(xué)生的基本信息并生成學(xué)號等，處理學(xué)生的學(xué)籍異動、專業(yè)分流等。各系部教學(xué)秘書根據(jù)本系部學(xué)生的情況進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)籍管理等。

2.3教學(xué)計劃模塊的應(yīng)用

教學(xué)計劃管理員根據(jù)人才培養(yǎng)方案對理論課程和實踐課程進(jìn)行課程編碼，錄入課程名稱、學(xué)時、學(xué)分、課程類別等相關(guān)信息，設(shè)置各個教學(xué)系部不同專業(yè)、年級的教學(xué)計劃，從而形成完整的專業(yè)教學(xué)計劃資源庫。

2.4教學(xué)安排模塊的應(yīng)用

教學(xué)安排管理員根據(jù)教學(xué)計劃讀取學(xué)年學(xué)期教學(xué)計劃。教務(wù)處統(tǒng)籌全校公共必修課程和選修課程，設(shè)置理論教學(xué)任務(wù)和實踐教學(xué)任務(wù)并編排課表；各系部根據(jù)教學(xué)計劃設(shè)置本系部的專業(yè)課程理論教學(xué)任務(wù)和實踐教學(xué)任務(wù)，并編排課表。對于一些需要分組教學(xué)的課程，由各系部完成分組教學(xué)安排。有開課變更的系部，可以通過系統(tǒng)申請學(xué)期開課變更，教務(wù)處管理人員再完成相關(guān)的審核確認(rèn)開課變更。對于存在補選和退選課程的學(xué)生，也需要通過系統(tǒng)完成相應(yīng)的補選和退選程序。

教學(xué)安排管理員設(shè)置公共選修課教學(xué)任務(wù)后，通過WEB端打開相應(yīng)控制開關(guān)，學(xué)生可以通過WEB端利用個人賬號密碼登錄選修自己喜歡的選修課程。

課程課表編排完成后，教師和學(xué)生都可以通過WEB端查看教師課表和班級課表。當(dāng)教學(xué)安排管理員對全校課表進(jìn)行鎖定后，系部教學(xué)秘書無法對課表進(jìn)行修改，如須修改，需經(jīng)過教務(wù)處同意方可進(jìn)行課表的調(diào)整。

2.5考試事務(wù)模塊的運用

考試事務(wù)管理員首先設(shè)置考試輪次、考試時間、設(shè)置考場容量等排考的相關(guān)參數(shù)，然后讀取學(xué)年學(xué)期課程結(jié)束節(jié)序，確定考試任務(wù)，鎖定空閑教室。各系部根據(jù)教學(xué)安排完成期末考試和補考的考試安排?？荚嚢才磐瓿珊?，考試事務(wù)管理員發(fā)布考試安排，學(xué)生可通過WEB端查看考試安排，監(jiān)考員也可通過WEB端查看個人監(jiān)考任務(wù)。

2.6學(xué)生成績模塊的應(yīng)用

學(xué)生成績管理員設(shè)置完成相關(guān)成績參數(shù)后，各系部教學(xué)秘書對本系部承擔(dān)的課程設(shè)置綜合成績構(gòu)成，并根據(jù)任課教師設(shè)置相關(guān)課程的成績錄入人。以上相關(guān)參數(shù)完成后，學(xué)生成績管理員設(shè)置成績錄入時間區(qū)段，任課教師可以通過WEB端錄入學(xué)生成績。當(dāng)任課教師錄入完學(xué)生成績檢查無誤后提交系統(tǒng)。任課教師在錄入課程成績過程中可以隨時暫存已錄成績，并隨時修改，課程成績一經(jīng)任課教師提交后，教師無權(quán)再進(jìn)行成績的修改，只有經(jīng)過教務(wù)處同意后辦理相關(guān)成績修改手續(xù)，學(xué)生成績管理員才會對課程成績進(jìn)行修改。課程成績經(jīng)過學(xué)生成績管理員認(rèn)定后，學(xué)生可以通過WEB端個人賬號密碼查看課程成績。

2.7教學(xué)考評模塊的應(yīng)用

教學(xué)考評模塊主要實現(xiàn)質(zhì)量評價和工作量的計算。通過質(zhì)量評價可以實現(xiàn)學(xué)生評教、教師相互評教、督導(dǎo)評教、同行評教、教研室領(lǐng)導(dǎo)和各系部領(lǐng)導(dǎo)評教等。有了質(zhì)量評價體系，對于提高教師教學(xué)水平有一定的促進(jìn)作用。教學(xué)工作量的計算可以實現(xiàn)教師工作量的統(tǒng)計，對于審核評定教師工作量有一定的便利，同時也方便課酬審核。整套評價體系的形成，為學(xué)校職稱評審、評優(yōu)評先提供重要的依據(jù)。

2.8等級考試模塊的應(yīng)用

等級考試模塊主要實現(xiàn)校外等級考試的報名管理和成績管理。如全國大學(xué)生英語等級考試、計算機等級考試、普通話測試等。通過系統(tǒng)模塊，嚴(yán)格控制允許報名的專業(yè)年級，并對報名總?cè)藬?shù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，有利于充分利用學(xué)校現(xiàn)有資源，同時也大大減少報名數(shù)據(jù)的錯誤，提高工作效率。考試結(jié)束后通過等級考試的成績管理模塊導(dǎo)入學(xué)生成績，對分析數(shù)據(jù)，得到數(shù)據(jù)表，反饋教學(xué)也起到促進(jìn)作用。

2.9畢業(yè)處理模塊的應(yīng)用

畢業(yè)處理模塊主要通過設(shè)定畢業(yè)條件的規(guī)定，然后對學(xué)生進(jìn)行畢業(yè)審核。有了系統(tǒng)信息化的管理，極大的方便各系部對學(xué)生的畢業(yè)審核，大大減少了由于個人疏忽而造成的錯誤。

3青果教務(wù)管理系統(tǒng)在學(xué)校應(yīng)用過程中存在的問題

整個教務(wù)管理系統(tǒng)幾乎是全部模塊同時上線并投入使用，前期并沒有經(jīng)過任何的試用就直接上線了，雖然有了系統(tǒng)的信息化管理，在很大程序上簡化了工作流程，提高了教務(wù)管理人員的工作效率，但是在使用的過程中不可避免地遇到各種各樣的問題。

3.1系統(tǒng)管理隊伍的不穩(wěn)定，培訓(xùn)不足

2013年8月系統(tǒng)開始投入使用后，原確定的系統(tǒng)管理員由于工作調(diào)動而更換系統(tǒng)管理員，新的系統(tǒng)管理員沒參與前期的數(shù)據(jù)處理工作，同時由于時間關(guān)系技術(shù)員沒對新的系統(tǒng)管理員進(jìn)行前期數(shù)據(jù)處理的講解與培訓(xùn)，系統(tǒng)管理員沒得到全部系統(tǒng)模塊的專業(yè)培訓(xùn)，系統(tǒng)管理員對前期的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)沒有了解，技術(shù)員只根據(jù)教務(wù)管理人員的崗位對于子模塊的管理員進(jìn)行了簡單的培訓(xùn)。對于全新的青果教務(wù)系統(tǒng)，要求系統(tǒng)管理員在短時間內(nèi)完全掌握各模塊的功能，掌握子系統(tǒng)問的相互關(guān)系，各模塊的操作方法，這顯然是不現(xiàn)實的。而各子模塊管理員并非計算機專業(yè)，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，在短時間內(nèi)掌握系統(tǒng)操作方法，規(guī)范教學(xué)管理也是相當(dāng)困難。同時各系部教學(xué)秘書也是頻繁更換，導(dǎo)致系統(tǒng)的推進(jìn)有很大的難度。

3.2技術(shù)員不穩(wěn)定、客服無法及時處理問題、系統(tǒng)更新慢

系統(tǒng)投入使用不到一年，技術(shù)員頻繁更換，每個技術(shù)員對于系統(tǒng)的理解存在偏差。由于操作不當(dāng)，最后導(dǎo)致系統(tǒng)存在不少冗余的數(shù)據(jù)而數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后又無法刪除。而系統(tǒng)客服人員每天面對大量的客戶，無法及時處理學(xué)校提出的問題。很多的問題都需要通過擬定問題描述、網(wǎng)絡(luò)提交數(shù)字青果進(jìn)行問題處理、上傳備份數(shù)據(jù)庫、研發(fā)部測試反饋、研發(fā)部技術(shù)解決、用戶下載更新包進(jìn)行更新等一系列反復(fù)的溝通與交流才能完成。有些問題甚至提交問題后也無法滿足用戶的需求。

3.3承擔(dān)單位劃分不合理

很多相同課程的學(xué)分、學(xué)時相同，代碼不同，不同的教學(xué)系部都開設(shè)相同名稱的課程，承擔(dān)單位劃分不合理，加上各系部在教學(xué)安排時不嚴(yán)格按照人才培養(yǎng)方案進(jìn)行排課，導(dǎo)致考試事務(wù)考試安排時，出現(xiàn)有的系部找不到考試課程，或者找不到學(xué)生名單，在學(xué)生成績管理模塊中無法顯示課程等。由于期末考試安排時臨近放假，工作量多，為了簡化工作，快速完成考試安排，各系部秘書之間相互借用賬號進(jìn)行排考，設(shè)置成績構(gòu)成等，最后導(dǎo)致教學(xué)管理不規(guī)范。

3.4課程設(shè)置不合理

相同課程開設(shè)在多個學(xué)期的，由于課程設(shè)置不合理，導(dǎo)致在成績管理模塊出現(xiàn)無法錄入課程成績。最后出現(xiàn)大量學(xué)生后一個學(xué)期的課程無法錄入成績，對于后期的畢業(yè)審核有很大的影響。

4青果教務(wù)管理系統(tǒng)發(fā)展的若干思考

針對學(xué)校使用青果教務(wù)管理系統(tǒng)的情況和出現(xiàn)的問題分析，對后續(xù)的發(fā)展引發(fā)了若干思考。

4.1穩(wěn)定教學(xué)管理隊伍，加強培訓(xùn)提高管理人員的業(yè)務(wù)水平

教務(wù)管理日常工作比較瑣碎，內(nèi)容繁雜，工作量大，涉及到學(xué)校教學(xué)管理的方方面面。而學(xué)校的管理隊伍缺乏專業(yè)的管理知識，很多管理人員都忙于應(yīng)付各種日常的繁雜事務(wù)，無暇顧及自我管理水平的提高，整體管理水平低下，學(xué)校應(yīng)加強教學(xué)管理人員的培訓(xùn)，可以采取走出去或者引進(jìn)來的辦法，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時由于教學(xué)管理人員社會地位偏低，在職稱評審中沒有明確的方向，晉升的機會少。管理人員的工作熱情難于調(diào)動，而教學(xué)管理人員又是處于學(xué)校教學(xué)管理中的重要位置，建議學(xué)校出臺相應(yīng)政策，從而穩(wěn)定教學(xué)管理隊伍。

4.2嚴(yán)格要求，規(guī)范教學(xué)管理

針對承擔(dān)單位劃分不合理和課程設(shè)置不合理的情況，建議學(xué)校教務(wù)部門認(rèn)真分析出現(xiàn)的問題，嚴(yán)格要求，從源頭開始把握，制定相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范教學(xué)管理，并及時與技術(shù)人員溝通在運行過程中出現(xiàn)的找不到課程，無法錄入后一學(xué)期課程成績等問題，早日解決系統(tǒng)中存在的各類問題。

4.3加大資金投入，維護系統(tǒng)更新

軟件都有一定的生存周期，當(dāng)系統(tǒng)超過使用服務(wù)年限后，學(xué)校應(yīng)加大投入，維護系統(tǒng)的更新。一個龐大繁雜的教務(wù)管理系統(tǒng)在運行過程中必然會遇到各種各樣的問題，軟件需要不斷地更新、改進(jìn)、開發(fā)；硬件需要更新、維護，管理系統(tǒng)才能更好地為教學(xué)所利用，這必然要有相應(yīng)的資金作為保障。

教務(wù)管理系統(tǒng)作為一個面向全校的網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集中管理和資源共享。從這幾年來的使用情況來看，各功能模塊運行情況整體良好，該系統(tǒng)的有效運用，大大提高了學(xué)校的教務(wù)管理效率，提高工作的規(guī)范性和工作職責(zé)的明確性。只有不斷優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)，規(guī)范教務(wù)管理制度，加強教務(wù)管理隊伍建設(shè)，穩(wěn)定教學(xué)管理隊伍，提高教務(wù)管理人員素質(zhì)，才能更好地運用教務(wù)管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量服務(wù)教學(xué)的目標(biāo)。為推進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。