建設(shè)科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的需求分析及框架探索

摘要：大型科研項(xiàng)目一般具有研究周期長(zhǎng)、投資成本高、涉及部門多等特點(diǎn)，給項(xiàng)目管理帶來一定困難。因此，如何有效地進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)管理、進(jìn)度管理，如何降低運(yùn)營(yíng)成本，充分利用有限資源創(chuàng)造更多的效益，對(duì)企業(yè)來說就顯得非常重要。文章從企業(yè)科研項(xiàng)目管理過程中存在的問題出發(fā)，分析了建設(shè)科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的必要性和需求，并對(duì)系統(tǒng)建設(shè)框架進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目 信息化管理系統(tǒng) 需求分析 框架

某企業(yè)年均承擔(dān)科研項(xiàng)目70余項(xiàng)，年科研投資均超過10億元，加之科研項(xiàng)目本身具有研究周期長(zhǎng)、投資成本高、涉及范圍廣等特點(diǎn)，給項(xiàng)目管理工作帶來很大的難度，迫切需要企業(yè)建立一套完善、高效的科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)。

一、企業(yè)科研項(xiàng)目管理過程中存在的問題

（一）平臺(tái)孤立，難以對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行全方位、全流程管理

企業(yè)雖在合同管理、預(yù)算管理及財(cái)務(wù)管理等方面應(yīng)用了部分軟件，但這些平臺(tái)的信息化是孤立的、非集成的，系統(tǒng)擴(kuò)展性較差，無法為企業(yè)科研管理決策提供全面、集成的信息支持，也難以對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行全方位、全流程的管理。

（二）模塊不完善，缺乏合同立項(xiàng)、進(jìn)度控制等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

企業(yè)采用的合同管理系統(tǒng)為文本型系統(tǒng)，在合同立項(xiàng)時(shí)無法對(duì)合同經(jīng)費(fèi)來源進(jìn)行有效管控，導(dǎo)致合同簽訂后出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)不足以保證合同執(zhí)行的情況；同時(shí)無法實(shí)現(xiàn)合同進(jìn)度管理，存在未按進(jìn)度付款、合同逾期等問題。

（三）信息不對(duì)稱，管理漏洞難以避免

與合同有關(guān)的信息存儲(chǔ)于企業(yè)合同管理系統(tǒng)中，與項(xiàng)目預(yù)算有關(guān)的信息存儲(chǔ)于企業(yè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)中，與項(xiàng)目投資支出有關(guān)的信息存儲(chǔ)于企業(yè)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中，其他信息如項(xiàng)目基本信息、進(jìn)展情況、成果信息等更是游離在系統(tǒng)之外，由于系統(tǒng)之間及系統(tǒng)內(nèi)外的數(shù)據(jù)無法共享，各部門之間的信息不對(duì)稱，存在成本控制信息偏差、項(xiàng)目進(jìn)度難以掌控等管理漏洞。

（四）事后管控，成本控制效果不理想

企業(yè)為加強(qiáng)科研項(xiàng)目管理確立了科研臺(tái)賬管理模式，通過人工登記臺(tái)賬的方式進(jìn)行投資控制，分別由科研管理部門登記項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)及預(yù)算批復(fù)臺(tái)賬，合同部門登記合同臺(tái)賬，財(cái)務(wù)部門登記項(xiàng)目支出賬，業(yè)務(wù)部門登記項(xiàng)目流水賬。這種模式在加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理方面發(fā)揮了積極作用，但由于存在主要依賴于人工，且側(cè)重于事后管控，數(shù)據(jù)誤差等問題時(shí)有發(fā)生，成本控制效果不甚理想。

（五）耗時(shí)耗力，管理效率低下

為掌握科研項(xiàng)目的關(guān)鍵信息，企業(yè)設(shè)計(jì)了項(xiàng)目立項(xiàng)情況統(tǒng)計(jì)表、合同簽訂與執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算與批復(fù)情況統(tǒng)計(jì)表、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表及項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)表等多種報(bào)表，人工統(tǒng)計(jì)相關(guān)信息，耗費(fèi)大量的人力物力，信息的準(zhǔn)確度和及時(shí)性難以保證，管理效率不高。

二、企業(yè)科研項(xiàng)目信息化管理需求

（一）全方位的項(xiàng)目管理平臺(tái)

銜接企業(yè)全面預(yù)算、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)和人力資源管理系統(tǒng)，將項(xiàng)目立項(xiàng)到合同簽訂、資金預(yù)算、報(bào)銷及付款、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目成果、項(xiàng)目檔案及統(tǒng)計(jì)報(bào)表，全部納入到系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一管理，提供一個(gè)能夠滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求的集成性管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目的全流程、全方位管理。

（二）完善的合同管理體系

將合同立項(xiàng)、合同經(jīng)費(fèi)控制、合同基本信息、合同資金申請(qǐng)、付款、驗(yàn)收及統(tǒng)計(jì)查詢等信息全部納入到項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，彌補(bǔ)企業(yè)合同管理系統(tǒng)存在的漏洞，對(duì)項(xiàng)目合同進(jìn)行全周期管理，提供一個(gè)完善的合同管理體系。

（三）高效率的協(xié)同辦公系統(tǒng)

以單個(gè)項(xiàng)目（課題）為單位建立項(xiàng)目基礎(chǔ)檔案，包含從項(xiàng)目立項(xiàng)到執(zhí)行結(jié)束的全部信息，各部門根據(jù)權(quán)限可及時(shí)更新和查詢，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少因信息不對(duì)稱造成的管理漏洞。同時(shí)，通過對(duì)接全面預(yù)算系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)月度預(yù)算數(shù)據(jù)自動(dòng)傳輸；對(duì)接財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)自動(dòng)生成憑證，財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)取數(shù)，減少財(cái)務(wù)核算工作量，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提供一個(gè)高效率的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

（四）嚴(yán)格的成本控制

投資成本控制是項(xiàng)目管理的重中之重，通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)，預(yù)置嚴(yán)格的成本費(fèi)用控制策略，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，在滿足一定的條件，如材料驗(yàn)收入庫、軟件交接、完成培訓(xùn)及中期驗(yàn)收等，并上傳相應(yīng)的證明材料后，才允許申請(qǐng)和使用資金。完全由系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行控制，將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出全部納入到預(yù)算盤子內(nèi)，杜絕預(yù)算外及超預(yù)算費(fèi)用開支，從嚴(yán)控制項(xiàng)目投資。

（五）實(shí)時(shí)、全面提供項(xiàng)目信息，為管理者科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支撐

企業(yè)管理者不僅需要依靠豐富的經(jīng)驗(yàn)來做出判斷，也需要及時(shí)準(zhǔn)確的項(xiàng)目信息為決策提供支持。通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)，管理者可以實(shí)時(shí)、全面、準(zhǔn)確地獲取投資、合同、進(jìn)度、資金及成果等統(tǒng)計(jì)信息，以便于及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展，分析并預(yù)測(cè)項(xiàng)目可能發(fā)生的變化從而采取應(yīng)急措施。信息系統(tǒng)雖然不能像人腦一樣具有極強(qiáng)的邏輯思維和模糊判斷能力，但其精準(zhǔn)、快速、全面的統(tǒng)計(jì)信息卻能夠?yàn)槊總€(gè)決策者提供良好的依據(jù)，是做出科學(xué)決策的基礎(chǔ)。

三、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)框架分析

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)操作界面可以考慮搭建在企業(yè)ERP系統(tǒng)、全面預(yù)算管理系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)下，以方便數(shù)據(jù)共享，避免重復(fù)性的信息錄入等工作。根據(jù)企業(yè)實(shí)際，筆者認(rèn)為系統(tǒng)應(yīng)主要包括9大模塊：項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目基本信息、合同管理、資金預(yù)算、報(bào)銷及付款管理、項(xiàng)目進(jìn)度、成果管理、文件管理及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（一）項(xiàng)目立項(xiàng)

該模塊主要內(nèi)容包括填寫科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書及可行性研究報(bào)告，按照企業(yè)內(nèi)部管理流程提交到投資管理或科研管理部門，由其進(jìn)行審批、回退等操作。關(guān)鍵控制點(diǎn)是系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)?xiàng)目預(yù)期研究成果或創(chuàng)新點(diǎn)自動(dòng)進(jìn)行重復(fù)性查詢，避免重復(fù)立項(xiàng)等現(xiàn)象的出現(xiàn)，節(jié)約投資成本。

（二）項(xiàng)目基本信息

該模塊主要內(nèi)容包括科研項(xiàng)目類別、級(jí)別、費(fèi)用構(gòu)成及年度計(jì)劃。在科研項(xiàng)目立項(xiàng)通過后，按年度及項(xiàng)目級(jí)別以樹形結(jié)構(gòu)的形式錄入項(xiàng)目基本信息，包括研究目標(biāo)、投資預(yù)算、經(jīng)費(fèi)構(gòu)成、運(yùn)行期間、承擔(dān)單位及具體負(fù)責(zé)人等，是整個(gè)項(xiàng)目管理的源頭，并根據(jù)實(shí)際情況定期更新項(xiàng)目狀態(tài)。關(guān)鍵控制點(diǎn)是系統(tǒng)在必要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)能夠自動(dòng)發(fā)出提醒信息，如項(xiàng)目中期驗(yàn)收、結(jié)題驗(yàn)收及項(xiàng)目變更等。

（三）合同管理

該模塊主要內(nèi)容包括合同立項(xiàng)管理及合同基本信息。合同費(fèi)用來源于某項(xiàng)科研項(xiàng)目的一項(xiàng)或幾項(xiàng)費(fèi)用，合同立項(xiàng)前需要在系統(tǒng)中進(jìn)行立項(xiàng)審核，確認(rèn)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)可用余額足以支撐合同訂立。關(guān)鍵控制點(diǎn)是系統(tǒng)應(yīng)按可用余額控制合同立項(xiàng)金額，并根據(jù)合同實(shí)際結(jié)算金額釋放控制。合同正式簽訂后，需要錄入合同的基本信息，后續(xù)的月度資金預(yù)算及付款都以此為基礎(chǔ)。

（四）月度資金預(yù)算

該模塊主要內(nèi)容包括合同資金申請(qǐng)、非合同資金申請(qǐng)及月度資金申請(qǐng)匯總。由各項(xiàng)目承擔(dān)單位根據(jù)工作進(jìn)展情況，按月申請(qǐng)資金，分為合同費(fèi)用和非合同費(fèi)用兩種管理流程。每筆合同資金流單獨(dú)作為一條信息，由合同主管部門、財(cái)務(wù)及科研管理部門共同審核確認(rèn)后，才準(zhǔn)予申請(qǐng)資金；非合同費(fèi)用以項(xiàng)目為單位合并申請(qǐng)，由科研管理部門審批。符合條件的資金申請(qǐng)單，由各單位項(xiàng)目管理員匯總形成科研項(xiàng)目月度資金預(yù)算，并發(fā)送至全面預(yù)算管理系統(tǒng)。關(guān)鍵控制點(diǎn)是系統(tǒng)按單項(xiàng)費(fèi)用可用余額控制資金申請(qǐng)金額，不允許超支及預(yù)算外資金支出。

集團(tuán)公司批復(fù)科研項(xiàng)目投資預(yù)算后，由科研管理部門進(jìn)行預(yù)算批復(fù)下達(dá)，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資金到賬操作，各項(xiàng)單據(jù)進(jìn)入到報(bào)銷付款環(huán)節(jié)。

（五）報(bào)銷及付款管理

該模塊主要內(nèi)容包括合同付款單、費(fèi)用申請(qǐng)單及費(fèi)用報(bào)銷單。預(yù)算批復(fù)及資金到位后，各單位根據(jù)情況，在網(wǎng)上填寫并打印費(fèi)用報(bào)銷單，其中，合同付款單與合同資金申請(qǐng)一一對(duì)應(yīng)，非合同費(fèi)用根據(jù)費(fèi)用可用余額進(jìn)行預(yù)算管控。財(cái)務(wù)部收到報(bào)銷單據(jù)后，進(jìn)行網(wǎng)上審核，并通過對(duì)接財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，自動(dòng)生成憑證，完成相應(yīng)的賬務(wù)處理及資金支付。關(guān)鍵控制點(diǎn)是待辦事項(xiàng)提醒及報(bào)銷控制。

（六）進(jìn)度管理

該模塊主要內(nèi)容是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每月根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況填寫項(xiàng)目進(jìn)度，以便于企業(yè)管理者能夠?qū)崟r(shí)了解項(xiàng)目推進(jìn)情況。關(guān)鍵控制點(diǎn)是有關(guān)項(xiàng)目基本信息、經(jīng)費(fèi)使用情況及合同進(jìn)展等信息應(yīng)自動(dòng)生成，避免重復(fù)性錄入。

（七）科研項(xiàng)目成果管理

該模塊主要內(nèi)容是由相關(guān)人員將科研項(xiàng)目研究過程中形成的各類成果，如專利、論文、著作、標(biāo)準(zhǔn)、軟件、設(shè)備及獲獎(jiǎng)情況等維護(hù)到系統(tǒng)中。關(guān)鍵控制點(diǎn)是成果與科研項(xiàng)目及科研人員的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)按人員、成果及項(xiàng)目均可參照查詢。

（八）文件管理

該模塊主要內(nèi)容是將科研項(xiàng)目研究過程中形成的各類技術(shù)、財(cái)務(wù)、成果及其他相關(guān)資料整理歸檔，形成電子檔案，使系統(tǒng)信息與紙質(zhì)資料相輔相成，促進(jìn)科研項(xiàng)目信息有效保存及綜合利用。關(guān)鍵控制點(diǎn)是資料歸檔的及時(shí)性和完整性，所有上傳資料均應(yīng)由相應(yīng)管理人員予以審核確認(rèn)。

（九）統(tǒng)計(jì)報(bào)表

系統(tǒng)在運(yùn)行過程中，保存了項(xiàng)目、合同、付款及進(jìn)度等信息，就可以對(duì)這些信息進(jìn)行綜合分析，從而形成項(xiàng)目管理的各種報(bào)表，如：歷年科研項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算及批復(fù)情況表、項(xiàng)目執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表、合同報(bào)表、項(xiàng)目進(jìn)度、科研經(jīng)費(fèi)結(jié)構(gòu)分析等。

除上述主要框架外，系統(tǒng)在建設(shè)過程中，還需要充分預(yù)計(jì)企業(yè)未來組織結(jié)構(gòu)變化、業(yè)務(wù)擴(kuò)展及與其他管理系統(tǒng)的集成與整合等事項(xiàng)，為系統(tǒng)進(jìn)一步升級(jí)改進(jìn)打下基礎(chǔ)。

作者簡(jiǎn)介：

金芳，女，碩士研究生，陜西延長(zhǎng)石油（集團(tuán)）有限責(zé)任公司研究院，會(huì)計(jì)師，主要負(fù)責(zé)企業(yè)科研項(xiàng)目管理、全面預(yù)算管理、經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)及公文寫作。