加強(qiáng)道路運(yùn)輸單位檔案管理工作的思考

曲艷玲

摘 要：隨著改革開(kāi)放逐漸深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，道路交通運(yùn)輸已經(jīng)成為了國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展過(guò)程中非常重要的一項(xiàng)。而作為道路交通運(yùn)輸行業(yè)中主要工作之一的檔案管理工作，不僅僅是道路交通運(yùn)輸工作的基礎(chǔ)和前提，更是保障道路交通正常運(yùn)作的根本。隨著時(shí)代的進(jìn)步，道路交通運(yùn)輸單位檔案管理工作的重要性越來(lái)越高，任務(wù)越來(lái)越重，在此背景下，我們必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行，推動(dòng)道路交通運(yùn)輸行業(yè)的正常發(fā)展。

關(guān)鍵詞：道路交通運(yùn)輸單位；檔案管理工作；有效措施

一、交通運(yùn)輸檔案管理工作的重要性

1.1 從交通運(yùn)輸與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)系上看

就我國(guó)道路交通發(fā)展進(jìn)程來(lái)看，道路交通規(guī)劃已逐漸被規(guī)劃至國(guó)民經(jīng)濟(jì)范疇之內(nèi)?，F(xiàn)如今，道路交通運(yùn)輸在推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，不僅迎合了當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，而且在很大程度上滿足了國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。就道路交通運(yùn)輸行業(yè)而言，穩(wěn)定的發(fā)展可有效改善運(yùn)輸水平，提升運(yùn)輸能力，在一定程度上減少運(yùn)輸成本，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)以最低成本獲取最高利益。但是從另一個(gè)角度來(lái)看，道路交通運(yùn)輸對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平并不能起到完全的影響作用，雖然通過(guò)改善道路交通運(yùn)輸可提升國(guó)民經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展態(tài)勢(shì)，但對(duì)于不同的地理地域而言，其作用也會(huì)存在較大差異。對(duì)于交通便利的區(qū)域，在交通運(yùn)輸?shù)缆方ㄔO(shè)中增加人力及物力的投入，并不會(huì)明顯增加經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益；而對(duì)于交通落后的區(qū)域，在交通運(yùn)輸?shù)缆方ㄔO(shè)中增加人力及物力的投入，能夠有效提升當(dāng)?shù)氐奈锪髁鲃?dòng)效率，提升該地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，進(jìn)而促進(jìn)地域發(fā)展。

1.2 從檔案管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)系上看

交通運(yùn)輸檔案管理工作的實(shí)施是針對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的。從某種角度而言，檔案管理工作是對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的文字描繪，可以說(shuō)其是一種文字型縮影。對(duì)交通運(yùn)輸信息資源進(jìn)行合理規(guī)劃，充分發(fā)揮信息資源的價(jià)值，同時(shí)有效激發(fā)檔案管理價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的健康穩(wěn)定發(fā)展。另外，交通運(yùn)輸檔案管理信息能夠?qū)?dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)明確清晰地反映出來(lái)，并作為今后經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效依據(jù)，通過(guò)為經(jīng)濟(jì)實(shí)踐活動(dòng)提供理論基礎(chǔ)，進(jìn)而獲取更好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

二、利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

1、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；三是在堅(jiān)持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

2、設(shè)計(jì)好檔案現(xiàn)代化管理總體方案

檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時(shí)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的總綱，具有總體性、全局性、長(zhǎng)期性和相對(duì)穩(wěn)定的要求。內(nèi)容包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)的功能設(shè)定、建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)思路、基本內(nèi)容、建設(shè)步驟的組網(wǎng)模式等直接關(guān)系檔案網(wǎng)絡(luò)未來(lái)發(fā)展和最終成效的重大決策。因此，制定總體方案是道路交通運(yùn)輸檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理工作中最為重要的內(nèi)容。

3、加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。沒(méi)有計(jì)算機(jī)，或者說(shuō)有了計(jì)算機(jī)而沒(méi)有進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，道路交通運(yùn)輸檔案現(xiàn)代化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)道路交通運(yùn)輸檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲(chǔ)存，并實(shí)現(xiàn)全屏幕自動(dòng)檢索。所以，計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上，以滿足道路交通運(yùn)輸檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。

4、建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享

道路交通運(yùn)輸檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各機(jī)關(guān)單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陣列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過(guò)觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級(jí)管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機(jī)制上提高機(jī)關(guān)信息共享能力。

三、提高管理人員素質(zhì)，構(gòu)建全能管理隊(duì)伍

道路交通運(yùn)輸檔案管理工作是一項(xiàng)極為重要的工作，因此對(duì)工作人員的要求也較高。隨著道路交通運(yùn)輸行業(yè)逐步的發(fā)展，我們必須加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)，培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人員，使其能夠更好的適應(yīng)當(dāng)前道路交通運(yùn)輸單位的檔案管理工作，保證檔案管理工作合格的完成。其一，國(guó)家應(yīng)加大對(duì)新型檔案管理人員的培養(yǎng)，設(shè)計(jì)專門的檔案管理教育體系，形成一個(gè)完整的人才培養(yǎng)模式；其二，道路交通運(yùn)輸檔案的信息較復(fù)雜，這就要求檔案管理工作人員應(yīng)具備極為敏銳的觀察能力和非常迅速的反應(yīng)能力，在工作中應(yīng)善于觀察和分析，及時(shí)對(duì)道路交通運(yùn)輸實(shí)際工作中各項(xiàng)信息進(jìn)行收集和整理，同時(shí)，道路交通運(yùn)輸檔案管理工作人員應(yīng)具備一定的總結(jié)能力，應(yīng)對(duì)所有的檔案有一個(gè)完整的認(rèn)識(shí)，能夠不定期的從檔案中挖掘有價(jià)值的信息，從而幫助高層更好的進(jìn)行決策，促進(jìn)整個(gè)道路交通運(yùn)輸單位的發(fā)展；其三，道路交通運(yùn)輸單位檔案管理人員必須具備一定的調(diào)查研究能力，應(yīng)掌握基本的調(diào)查方法，從而科學(xué)、客觀的對(duì)道路交通實(shí)際工作的種種問(wèn)題進(jìn)行匯總和整理，同時(shí)應(yīng)對(duì)社會(huì)需求有一個(gè)較為細(xì)致的了解，幫助單位更好的制定道路交通運(yùn)輸方案，推動(dòng)單位更好的發(fā)展；其四，作為管理部門之一的道路交通運(yùn)輸檔案管理單位，由于需要隨時(shí)與其他單位相溝通，因此對(duì)其工作人員的組織協(xié)調(diào)能力有一定的要求；其五，道路交通運(yùn)輸單位應(yīng)加大對(duì)包括檔案管理人員在內(nèi)所有管理人員的監(jiān)督考查力度，應(yīng)隨時(shí)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能、理論知識(shí)、法律知識(shí)以及道德素質(zhì)進(jìn)行全方面的考查，努力構(gòu)建一只愛(ài)崗敬業(yè)并且專業(yè)技能過(guò)硬的檔案管理人才隊(duì)伍，從而有效保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推動(dòng)整個(gè)道路交通單位日常工作更好的開(kāi)展。

結(jié)束語(yǔ)：任何行業(yè)的發(fā)展都需要一定的管理和監(jiān)督，道路交通運(yùn)輸行業(yè)更不例外。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和行業(yè)的發(fā)展，我國(guó)的道路交通運(yùn)輸事業(yè)已經(jīng)今非昔比，龐大的運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)在給人們帶來(lái)方便和快捷的同時(shí)，也同樣給檔案管理工作帶來(lái)很大的難度。新的時(shí)代，為了更好的保證道路交通運(yùn)輸工作的正常進(jìn)行，我們不得不更必須做好檔案管理工作，努力建設(shè)一套完善的管理模式、優(yōu)秀的管理隊(duì)伍、健全的管理制度、先進(jìn)的管理設(shè)備構(gòu)成的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而推動(dòng)我國(guó)道路交通事業(yè)更快更好的發(fā)展。

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