淺談建筑工程竣工文件檔案的整編與整理

宋丹+任美佳

摘要：建筑工程現(xiàn)代化管理中，對已經(jīng)竣工的文件進行整理和歸檔是管理的重點，更是能記錄建筑企業(yè)管理全過程的最佳方式?，F(xiàn)在人們更重視精細化管理意識，這不斷能對建筑工程的全過程有極為真實的記錄，也能讓人民對精細化管理有新的認知，從而能對建筑工程文件資料的管理提出新的挑戰(zhàn)。本文主要概述工程竣工文件檔案的整編和整理問題研究，提出合理的解決措施，目的是讓文件的編排和管理更具科學化和合理化。

關鍵詞：建筑工程；竣工文件；檔案；整編；整理

建筑工程文件在整個文件工程管理中能產(chǎn)生不同的信息記錄形式，包括工程準備、監(jiān)理和施工等多個環(huán)節(jié)。建筑工程竣工檔案管理的效果能對整個建筑工程質量有著直接影響。建筑工程竣工文件是工程竣工驗收的條件，需要保證其完整性、齊全性和準確性，能夠將建筑工程施工、竣工驗收的真實情況反映出來，使得圖物相符，技術數(shù)據(jù)更加可靠。此外也需要做好歸檔工作。如果建筑工程檔案驗收不合格就無法進行竣工驗收。因此需要采取有效的措施對竣工文件檔案進行整編和整理。

一、建筑工程竣工文件檔案整編整理的現(xiàn)狀

建筑工程資料的整編以及整理等工作需要貫穿于工程的全過程，如果監(jiān)督管理不到位，就會使得建筑工程文件資料的整編與管理效果不佳，甚至會影響到歸檔后文件資料的利用。

近些年來我國的基本建設體制逐漸推進，建筑工程項目中的合同管理、招投標、建筑監(jiān)理、工程資料的整編與歸檔等效果雖然得到了一定的改善，但是問題依舊存在。

首先建筑工程竣工文件存在著不齊全的問題，很多建筑項目中缺少投資審批文件、施工許可證、驗收合格證以及安裝和質量管理文件等。施工單位管理不到位，技術人員對安裝設備文件以及合格證等的管理不夠重視，隨意放置，使得文件出現(xiàn)丟失，施工材料進入到現(xiàn)場后，其合格證以及文件等經(jīng)常出現(xiàn)審批手續(xù)不全的現(xiàn)象。在工程建設中必須要保證竣工圖和施工圖的一致，在施工前做到施工圖的干凈、完整，科學的對竣工圖進行改繪。雖然在實踐中有些項目已經(jīng)修改，但是修改后的竣工圖不能進行有效的歸檔，也不能更換之前的圖紙。

其次無法保證建筑工程文件的真實性，有些工程聯(lián)系單的簽字是代簽的，還有些單元工程質量評定資料存在涂改的現(xiàn)象。建筑工程竣工文件的編制不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范性。建筑工程中，一些項目的施工圖紙被替換，并且在圖中沒有標識說明，對于圖紙的更改情況也沒有備注。此外，圖紙需要與變更通知單分別歸檔。有些竣工圖雖然按照變更進行了修改，但是修改標識并不統(tǒng)一，而且有些需要重新繪制的竣工圖沒有重新繪制。

最后建筑工程竣工圖上的變更與實際不相符，有些變更通知單沒有進行編號，工程變更并不明確，使得有些根本沒有執(zhí)行、或者已經(jīng)作廢的變更也進入到竣工文件的歸檔中，導致竣工圖的使用價值降低。

二、建筑工程竣工文件整編整理不當?shù)挠绊懸?/p>

首先不能規(guī)范管理日常的項目文件，在建筑工程中，施工企業(yè)在文件資料管理過程中需要花費一定的人力和物力，需要與工程實施相結合，從而滿足日常工作的實際需要，但是實際上，企業(yè)并沒有將工程建設與竣工文件檔案的整編歸檔相結合，使得工程資料管理不到位，規(guī)范性不強。

其次建筑工程文件資料管理制度還不完善，雖然施工單位建立了文件檔案管理方面的制度，但是并不齊全，無法保證建筑竣工文件資料整編的順利推進。沒有統(tǒng)一管理文件、技術通知等，編號不到位，比較混亂，規(guī)格上也存在大小不一的現(xiàn)象，使得整編工作的難度比較大?？⒐の募Y料的移交與保管也沒有專門的制度，由于建筑工程的施工周期長，人員存在頻繁的變動，如果相關資料手續(xù)交接不到位，就會出現(xiàn)資料丟失，使得檔案的歸檔管理遇到極大的困難。

最后建筑企業(yè)中缺少懂得檔案管理知識和技術的人員，很多施工單位雖然配備了一定的檔案管理人員，并且這些人員接受過檔案管理知識的教育培訓，但是他們對建筑工程方面的知識了解不多，對工程技術并不懂。還有一些建筑工程技術人員對檔案管理的相關要求認識不足，檔案知識不多，使得建筑工程竣工文件的整編和整理受到影響。

三、建筑工程竣工文件檔案整編與整理的有效策略

（一）做好建筑工程招投標工作

建筑企業(yè)需要做好招標和投標工作，綜合考察組織，選擇最佳的施工單位、監(jiān)理單位，并要求工程竣工文件有質量保障。要明確合同中文件檔案資料的整編責任、內容、特殊需要、資料原件、移交時間等。加強建筑單位的綜合管理，保障建筑工程的質量的順利實現(xiàn)，能夠讓建筑工程竣工文件檔案的整編和整理工作更加高效。

（二）同時進行收集、歸檔文件檔案工作

為了使得建筑工程檔案更加完整，就需要定期做好歸檔工作。工作中需要明確現(xiàn)場技術管理人員的竣工文件質量管理責任，開展工程領導的負責制。同時建立完善的崗位責任制和管理制度，如果遇到不合格的文件資料，就需要否定，并重新補做。同時配備專業(yè)化的資料人員，使得建筑工程竣工文件檔案的整編與整理能夠有效落實。

（三）完善變更后的文件檔案管理制度

要使得建筑工程變更后的文件資料更加齊全，就需要分類整理，并定量進行統(tǒng)計。建立完善的變更文件檔案管理制度。變更文件資料是竣工圖繪制的重要依據(jù)，為了保證建筑工程竣工圖更加完整、準確、真實、可靠，就需要對變更文件的形成質量給予重視。

依據(jù)檔案形成時間對竣工文件檔案進行編號，避免檔案文件形成、移交和保管中出現(xiàn)丟失?？⒐D編制單位需要收集齊全變更的材料，對其分類整理，明確變更文件的數(shù)量，為查閱提供便利，同時能夠逐一審查核變更單，同時蓋上已經(jīng)執(zhí)行或者沒有執(zhí)行的章，[5]使得竣工圖編制沒有問題。

此外，施工單位繪制竣工圖時，建筑和監(jiān)理單位都需要認真監(jiān)督、檢查。編制竣工圖時要做到與施工一致，使得竣工圖繪制的質量得到提升。施工后要馬上編繪，并進行修改，使其能夠滿足實際需要。參與工程建設的技術人員要親自參與編繪，提高竣工圖的整體效果，防止工程結束后部分施工人員撤離，沒有人熟悉施工現(xiàn)場，使得竣工圖的編制效果達不到理想的狀態(tài)。編制竣工圖要滿足實際需求，保證竣工文件檔案的價值得以凸顯。

（四）加強檔案人才的教育培養(yǎng)

竣工文件檔案的整編、整理與歸檔需要檔案管理人員進行操作，因此需要提高檔案管理人員的素質水平，加強檔案管理知識以及技術的運用，檔案管理人員要認真學習文件材料立卷歸檔整理規(guī)范，能夠提高檔案管理人員在檔案的收集、整理、編目、分類、歸檔等工作中的水平。同時使用現(xiàn)代化的知識與管理方法提高檔案工作者的操作能力，強化檔案管理人員的電子文件歸檔、計算機管理、電子檔案管理等技能，使得檔案管理更加科學，同時組織檔案人員參觀學習和培訓，與其他單位進行交流，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。

四、結語

建筑工程施工中，竣工文件是極為重要的組成部分，存在于整個工程建設的始終，需要將其放到與工程質量同等的高度?？⒐の募牧⒕須w檔等是十分系統(tǒng)的工作，需要對其進行全過程的管理，并做好竣工文件的編制歸檔，加強相關部門的協(xié)調配合，使得建筑工程施工單位的管理水平得到提升?？傊?，在建筑工程竣工文件檔案整編管理時，要完善相關的制度，認真做好相關的質量管理工作，滿足時代發(fā)展的實際需要，更好地為建筑工程順利提供依據(jù)和參考。

參考文獻：

[1]史海峰，陳俊濤.建筑工程竣工資料管理問題及應采取的措施[J].山西建筑，2010，32：203-204.

[2]劉彥霞.竣工資料整編與歸檔探析[J].科技風，2011，15：179.