學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理探討

張欣

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的教育事業(yè)也隨之在穩(wěn)定發(fā)展中。在這樣高速發(fā)展的教育背景下，我國大部分學(xué)校也在飛速發(fā)展。由此可見，相關(guān)工作人員對學(xué)校的檔案工作進(jìn)行管理時運(yùn)用傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)跟不上學(xué)校的發(fā)展了，并且傳統(tǒng)管理模式嚴(yán)重阻礙了學(xué)校檔案工作管理現(xiàn)代化的發(fā)展，所以這些學(xué)校應(yīng)該創(chuàng)新對檔案工作管理的方式，從而使這種新型模式做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵字：學(xué)校檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；管理探討

眾所周知，我國的教育事業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，各所學(xué)校也在穩(wěn)步發(fā)展中。在這樣的社會背景下，學(xué)校檔案管理工作要做到與時俱進(jìn)就必須要使其管理做到規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。因?yàn)閷W(xué)校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是促進(jìn)學(xué)校檔案工作與時俱進(jìn)、符合社會發(fā)展的必要前提和核心環(huán)節(jié)，并且我們都應(yīng)該要明白，相關(guān)工作人員在進(jìn)行管理學(xué)校檔案資料工作時不僅要注重外在的裝備設(shè)施的建設(shè)工作，更要重視檔案資料內(nèi)在文本內(nèi)容的處理工作。今天，我們就以為什么應(yīng)該促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理以及如何促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化做一個簡單的探討。

1 學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

在教育事業(yè)不斷發(fā)展的背景下，各所學(xué)校的檔案工作的進(jìn)展情況是這個學(xué)校的管理模式向外界呈現(xiàn)出來的一面鏡子，這面鏡子反映的就是這所學(xué)校整體教學(xué)水平處于一個什么階段。學(xué)校檔案資料管理工作的最終目標(biāo)就是打破傳統(tǒng)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，而我們要完成這個理想目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)就是做好學(xué)校檔案工作規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理。根據(jù)教育部門對部分學(xué)校管理情況的調(diào)查報(bào)告顯示，目前我國部分學(xué)校管理人員并沒有重視起來對學(xué)校檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，從而導(dǎo)致學(xué)校整體教學(xué)水平較低、教學(xué)效率也不高的情況，由此可見，學(xué)校負(fù)責(zé)人應(yīng)該明白學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理對促進(jìn)學(xué)校自身發(fā)展具備重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。

2 學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的幾大特點(diǎn)

2.1 新型模式下的檔案管理儲藏量大并且查找方便

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，我國的信息技術(shù)也在飛速發(fā)展。所以，在多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)達(dá)的社會背景下，新型模式（電子文檔方面）下的檔案管理比起以往傳統(tǒng)檔案管理模式（紙質(zhì)文本方面）顯得更加方便快捷。當(dāng)今社會下，學(xué)校各層工作人員都會選擇運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，比如運(yùn)用WPS表格、Word文檔、Excel表格等一些電子軟件對學(xué)校檔案資料進(jìn)行錄入和儲藏。這樣做的根本目的是使學(xué)校檔案資料管理儲藏方便，并且我們都知道電子文檔的儲藏量是極其大的，平時教育管理人員在外出參與研討會時可以使用U盤對要使用的檔案資料進(jìn)行拷貝，這樣做不僅攜帶起來特別方便，工作人員在進(jìn)行檔案資料的查詢時也是特別容易的。這與傳統(tǒng)檔案管理模式使用紙質(zhì)文檔手寫的方式相比而言明顯更加現(xiàn)代化，這樣對提高學(xué)校整體教學(xué)水平的發(fā)展也有至關(guān)重要的推動作用[2]。

2.2 新型模式下的檔案管理的成本較低

傳統(tǒng)管理模式下對檔案管理時不僅出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)容易出錯的情況，而且特別耗費(fèi)人力和學(xué)校財(cái)力。而新型管理模式下的檔案管理的成本則大大降低了，這主要是由于運(yùn)用電子文檔對學(xué)校所有資料進(jìn)行錄入以及保存或者是以后查找都是特別準(zhǔn)確并且方便的，傳統(tǒng)檔案管理模式下需要幾個人進(jìn)行對檔案資料的整理、核對以及收藏，新型檔案管理模式下一個人就可以做完這所有的部分并且做起來還顯得更輕松，這樣做不僅可以使學(xué)校成本降低，還可以讓檔案資料數(shù)據(jù)更具準(zhǔn)確性。而且在傳統(tǒng)檔案管理模式下大量使用人力的情況下，不可避免地會出現(xiàn)部分人員偷懶或者粗心大意的現(xiàn)象，這樣的情況不僅浪費(fèi)了學(xué)校的金錢還讓檔案資料數(shù)據(jù)沒有準(zhǔn)確性，這就等同于竹籃打水一場空，所有的努力都白費(fèi)了。而新型管理模式下的檔案管理明顯更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而也能有效避免這一類問題的出現(xiàn)[3]。

2.3 新型模式下的檔案管理歸檔更科學(xué)

一所學(xué)校的檔案資料不論是從種類上還是保存時間上都是千變?nèi)f化的，由此可見，運(yùn)用新型管理模式使檔案管理進(jìn)行歸檔時規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化是至關(guān)重要的。眾所周知，一所學(xué)校的檔案資料都是繁瑣無規(guī)律的并且還特別多，所以為了方便后期工作人員進(jìn)行查找閱讀，前期相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案資料歸檔時就應(yīng)該科學(xué)并整齊地歸檔，新型管理模式下的檔案管理恰好可以滿足這點(diǎn)，這明顯是傳統(tǒng)檔案管理模式做不到的。

3 促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

3.1 夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)工作

雖然目前我國應(yīng)該實(shí)行運(yùn)用電子文檔對學(xué)校檔案進(jìn)行管理工作，可是在檔案管理的最基礎(chǔ)工作時仍然需要使用紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類。這就需要相關(guān)工作人員在進(jìn)行基礎(chǔ)工作的時候仔細(xì)檢查，避免出現(xiàn)此項(xiàng)資料已經(jīng)過期或者檔案文件不符合存儲規(guī)定的情況。眾所周知，任何事物的基礎(chǔ)部分是必須要做好的，基礎(chǔ)沒做好，后期一系列的工作都等于竹籃打水一場空。由此可見，為了促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先就要求相關(guān)工作人員應(yīng)該夯實(shí)檔案資料管理的基礎(chǔ)分類工作[4]。

3.2 對檔案資料進(jìn)行定期檢查

為了更好地促進(jìn)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，相關(guān)工作人員對檔案資料進(jìn)行定期的檢查也是一個至關(guān)重要的中間環(huán)節(jié)。這主要是因?yàn)橥ㄟ^教育部門調(diào)查人員的總結(jié)報(bào)告來看，現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理資料在前期準(zhǔn)備工作做得都還不錯，可是中期后期經(jīng)常出現(xiàn)一些已經(jīng)失去價值意義或者明顯不符合儲藏規(guī)定的文件，這種情況的出現(xiàn)顯然是有問題的。所以在學(xué)校管理人員展開檔案管理工作的時候，應(yīng)該要重視起來對檔案資料進(jìn)行定期檢查的工作，從現(xiàn)有的檔案資料中檢查出來的已經(jīng)過期的或者是失去價值意義的文件就應(yīng)該單獨(dú)分類出來，最終把這些文件集合起來進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。這樣做的最終目的是對學(xué)校檔案資料進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，使其更加?guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化[5]。

3.3 提高工作人員的綜合素質(zhì)

眾所周知，學(xué)校中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員是管理工作中的主體部分，所以相關(guān)工作人員自身的綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力對檔案管理現(xiàn)代化也是起到至關(guān)重要的影響作用的。一所學(xué)校的資料都是其自身的價值意義所在，由此可見，這些資料中有一部分資料是需要嚴(yán)格保密地，這些絕密資料一旦泄露，對學(xué)校會造成一系列嚴(yán)重后果?？墒牵ㄟ^現(xiàn)在社會上的某些新聞報(bào)道可以看出，有些學(xué)校的工作人員在進(jìn)行檔案資料的管理時，因?yàn)樽陨砭C合素質(zhì)較低，隨意把學(xué)校的絕密資料泄露出去，更有甚者沒有經(jīng)受住不發(fā)法子的利益誘惑，從而濫用職權(quán)用學(xué)校檔案資料進(jìn)行非法售賣。這類問題對促進(jìn)學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是起到了特別大的阻礙作用的，所以學(xué)校高層人員為了避免這類問題的出現(xiàn)，應(yīng)該加強(qiáng)對管理檔案資料的工作人員人員進(jìn)行嚴(yán)格地審核考察從而提高管理工作人員自身的綜合素質(zhì)。這樣做的根本目的是為了保障學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展不受外力影響。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)在目前我國大部分學(xué)校對檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化都沒有重視起來，所以這些學(xué)校的整體教學(xué)水平普遍偏低，并且教學(xué)效率也不高。所以，在教育事業(yè)高速發(fā)展的社會背景下，各所學(xué)校應(yīng)該重視起檔案管理這件事。學(xué)校負(fù)責(zé)人應(yīng)該打破傳統(tǒng)檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理模式，使其規(guī)范化并且標(biāo)準(zhǔn)化，從而推動學(xué)校的發(fā)展并且可以有效提高學(xué)校的整體教學(xué)水平。

參考文獻(xiàn)

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