檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與不足問(wèn)題研究

朱玉平

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展 ，電子信息化設(shè)備逐漸在我國(guó)發(fā)展起來(lái) 。近年來(lái)，數(shù)字化的檔案在各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)企業(yè)中已被廣泛應(yīng)用，深深影響著我們的工作、生活。而檔案數(shù)字化管理也適應(yīng)了時(shí)代需求，利用高科技電子信息技術(shù)結(jié)合計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)共同實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。目前我國(guó)對(duì)檔案數(shù)字化管理還處于技術(shù)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用階段，有一定的優(yōu)勢(shì)同時(shí)也存在一些不足。在此，我們闡述了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)、不足及應(yīng)該采取的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；紙質(zhì)檔案

在全球信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理體系迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。面對(duì)日漸增長(zhǎng)的電子信息技術(shù)，人們的工作、生活都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，一些日常的工作可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)來(lái)完成，這導(dǎo)致了文件也從紙和筆轉(zhuǎn)變成了電子檔案。大量的紙質(zhì)文件變成了信息數(shù)據(jù)，促進(jìn)了檔案數(shù)字化，而對(duì)檔案數(shù)字化的管理就顯得尤為重要。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 能增強(qiáng)立卷制度執(zhí)行力。

1983年4月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機(jī)

關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均由文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從以上規(guī)定可見(jiàn)，文書(shū)處理部門整理（立卷）在我國(guó)是一項(xiàng)基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實(shí)程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或者制度形同虛設(shè)，沒(méi)有很好的執(zhí)行，個(gè)別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室的相應(yīng)負(fù)責(zé)人，以代替部門進(jìn)行立卷，但檔案管理人員由于知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域的受限，同時(shí)每日均有大量工作需完成，對(duì)每一個(gè)部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，也就必然的不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。

1.2 不受時(shí)間和空間的限制

檔案數(shù)字化管理改變了傳統(tǒng)管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時(shí)間。在傳統(tǒng)管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場(chǎng)合中，利用辦公用具，經(jīng)過(guò)管理人員審批后才可以使用，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中就可以翻閱。以計(jì)算機(jī)、電腦工作臺(tái)為主要辦公工具，通過(guò)檔案編碼就能精確查找。這樣不僅節(jié)省了大量的時(shí)間，也降低了檔案管理員的工作難度。在企業(yè)各部門內(nèi)部，大量的電子檔案、文件被整理出來(lái)，通過(guò)有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時(shí)易于保存，只需要把檔案、文件進(jìn)行加密處理，就可以提高文件的準(zhǔn)確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計(jì)算機(jī)中，定期對(duì)文件、資料進(jìn)行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過(guò)管理系統(tǒng)將檔案卷編目、整理，同時(shí)打印目錄，方便查找。整個(gè)操作流程節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，提高了辦事效率，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

1.3 增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)

紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來(lái)，工作中檔案的利用完全可以通過(guò)數(shù)字化副本代替原件實(shí)現(xiàn)，這樣可以避免或減少對(duì)檔案原件的使用、損壞，可以有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間；特別是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理將得到更好更長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存。

2 檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 檔案數(shù)字化硬件嚴(yán)重不足

檔案數(shù)字化需要以硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，是以信息采集設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備和信息利用設(shè)備為依托。其中，信息采集設(shè)備通常由檔案資料和照片采集設(shè)備、聲音和影像采集設(shè)備以及信息轉(zhuǎn)化設(shè)備組成；信息存儲(chǔ)設(shè)備通常由磁盤陣列、光盤庫(kù)組成；信息利用設(shè)備通常由計(jì)算機(jī)、萬(wàn)維網(wǎng)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等組成。在選購(gòu)硬件設(shè)備時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)數(shù)字化對(duì)象的具體情況確定，但是由于各檔案部門財(cái)力緊張、認(rèn)識(shí)不到位等情況的存在，導(dǎo)致很多檔案館、檔案室出現(xiàn)硬件設(shè)備嚴(yán)重不足，即現(xiàn)有的硬件設(shè)備很難滿足檔案數(shù)字化的實(shí)際需要。

2.2 電子檔案存儲(chǔ)受載體制約性強(qiáng)

電子文件的存儲(chǔ)、利用、處理均離不開(kāi)軟硬件設(shè)備，然而，盡管計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備容量越來(lái)越大，但電子文件卻成幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)。同時(shí)，相關(guān)應(yīng)用軟件更新速度非常快，很多早期形成的電子文件在新軟件環(huán)境中存在無(wú)法讀取的問(wèn)題，而很多不能實(shí)現(xiàn)兼容的軟件也會(huì)造成數(shù)據(jù)的無(wú)法讀取。

2.3 檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險(xiǎn)性

在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時(shí)，主要利用電子編碼技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時(shí)有一定的弊端，如果對(duì)原始憑證內(nèi)容進(jìn)行修改也不會(huì)留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。

3 檔案數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的問(wèn)題的對(duì)策

信息技術(shù)將檔案工作帶入了存儲(chǔ)數(shù)字化的新時(shí)代，面對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)有針對(duì)性的措施，推動(dòng)檔案數(shù)字化的進(jìn)一步發(fā)展。

3.1 加大檔案數(shù)字化硬件投入力度

檔案數(shù)字化要以檔案硬件現(xiàn)代化為前提，并且越來(lái)越離不開(kāi)高技術(shù)作為支撐。為此， 在信息采集環(huán)節(jié)， 應(yīng)遵循“硬件求實(shí)”原則， 購(gòu)置必備的文字、圖片、音像等采集設(shè)備以及轉(zhuǎn)換設(shè)備， 并按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)；在信息儲(chǔ)存環(huán)節(jié)，要配置適應(yīng)業(yè)務(wù)需要的磁盤陣列、光盤庫(kù)；在信息利用環(huán)節(jié)， 購(gòu)置必備的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)， 提高因特網(wǎng)配置，并及時(shí)做好更新?lián)Q代， 確保檔案數(shù)字化不受阻礙。

3.2 有效解決載體儲(chǔ)存問(wèn)題

堅(jiān)持選好數(shù)字檔案的載體光盤進(jìn)行歸檔，實(shí)施更趨完善的數(shù)據(jù)安全監(jiān)控，全程監(jiān)管光盤性能和參數(shù)，確保光盤檔案數(shù)據(jù)安全。

3.3 保證檔案數(shù)字化的安全性

檔案數(shù)字化的安全性問(wèn)題已經(jīng)引起了業(yè)界普遍關(guān)注，加強(qiáng)檔案安全性建設(shè)至關(guān)重要。一方面，對(duì)于涉及重大政治、軍事、外交、經(jīng)濟(jì)和尖端科學(xué)技術(shù)的檔案，要高度保密，不將其列入數(shù)字化范圍，并做好嚴(yán)格的保密與保護(hù)。另一方面，要加強(qiáng)數(shù)字化管理，保證檔案原件安全，防止人為破壞、計(jì)算機(jī)病毒侵害或惡意刪除等。

總之，檔案數(shù)字化管理是信息社會(huì)對(duì)檔案管理工作的必然要求，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，我們要在充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理中存在的各種問(wèn)題與不足基礎(chǔ)上，進(jìn)一步做好檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，并以此為切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，以擴(kuò)大檔案信息資源共享為目標(biāo)，切實(shí)加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，為我國(guó)檔案事業(yè)早日步入“數(shù)字化”打下深厚的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]金晶.探討如何進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào)，2012（02）：112-113.

[2]王勇，王潔，張勇.北京市檔案館數(shù)字檔案利用取得突破性進(jìn)展[J].中國(guó)檔案，2011（4）.

[3]曾燕.檔案數(shù)字化工作中遇到的問(wèn)題與對(duì)策[J].云南檔案，2010，7（15）：26-27.