關于檔案信息化建設的新思考

韓佳

摘 要：自2002年國家檔案局為適應國家信息化建設標準，緊跟社會科技進步發(fā)展，根據(jù)國家至此檔案事業(yè)的發(fā)展總體趨勢做了安排，并研究制定了《全國檔案信息化建設實施綱要》，其中較詳盡的規(guī)定了“十五”期間全國檔案信息化建設的任務與目標。自此以后，各行各業(yè)，對于檔案信息化建設的重視度逐漸提高，檔案信息化怎樣建設也成了人們所思考的問題。基于此，本篇文章從對于檔案信息化建設的理解開始，針對現(xiàn)在檔案信息化建設所面臨的現(xiàn)狀進行思考，得出有效性的改進策略，實現(xiàn)檔案信息化建設的有利益意義。

關鍵詞：檔案；信息化建設；建設策略

檔案是由文件有條件的轉化而來，是人類能動的最大程度記錄、歸納、整理人類活動的一種行為，它基于生活，獲取社會信息資源等方面的材料，從而把握生活和社會發(fā)展客觀的規(guī)律，它貫穿于事業(yè)發(fā)展的全過程且不停的增長變化。所以對于檔案工作方面的信息化建設，我們需要用理性的眼光和發(fā)展的思維來看待這一問題。

1 對于檔案信息化建設的理解

隨著科技的進步、社會的發(fā)展和新媒體的出現(xiàn)，擴大了人們汲取數(shù)據(jù)信息量的范圍，加之互聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)代化發(fā)展，進行檔案信息化建設是一個機關或組織適應時代發(fā)展的必然選擇。但在海量的大數(shù)據(jù)背景之下，多樣的數(shù)據(jù)模型、不同的數(shù)據(jù)動態(tài)、極速的數(shù)據(jù)流轉是傳統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)不適應于現(xiàn)代化的整理，所以這需要我們用發(fā)展的眼光和信息化建設的思維來提供于檔案工作方面所需的能力。

當前，檔案信息化建設內容主要有其基礎建設所需歸檔的信息資源建設，信息化應用系統(tǒng)管理建設，信息化建設標準規(guī)范，建設人才等。檔案信息化建設涉及范圍廣，需有較多的建設人才和信息化現(xiàn)代化的建設型服務。當然，信息化建設的作用，可以包括有檔案信息傳輸、交換和資源共享等，有利于信息載體的傳播，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益和能動性可持續(xù)性利用，它也是國家信息化戰(zhàn)略在當今現(xiàn)代化科技發(fā)展中在檔案領域的體現(xiàn)。

檔案信息化建設可以有效的整合社會可利用資源，從而發(fā)揮國家層面的宏觀控制，甚至高達戰(zhàn)略資源儲備等方面。當然，從小的方面說，檔案信息化建設也可以更有效的記錄日常人們所需要的數(shù)據(jù)，且便于迅速規(guī)整與查閱，對基層群眾的生活帶來了便捷，在此建設的同時，共享與公開一些檔案的部分內容，還可以保證行政等單位的清正廉潔，從而提高政府等機關部門的工作效率。

2 當前檔案信息化建設的現(xiàn)狀及改進策略

（一）建設管理體制不健全

雖然我國對于信息化檔案建設的方案有較早的起步策劃過程，但發(fā)展的速度并不是十分理想，在當前檔案信息化建設，管理體制方面也存在著許多不合理的地方。例如：信息化管理太固體化而失去了本身發(fā)展的靈動性，這樣就無法利用和整合信息化資源，從而對于檔案管理工作的不適應，造成了檔案信息化管理水平參差不齊，使應有的服務效率和質量降低。

所以這需要我們完善檔案信息化建設的管理體系：

1.從政府：政府應提出明確的相關細則，頒布相關法律法規(guī)及其文件，召開會議，推行知識講座等。豐富有關于檔案信息化建設的新內容，提高相關專業(yè)人士及其基層人民對于檔案信息化建設的認知水平，從個體的思想進行知識的普及，改變這一問題。

2.從各個組織：各個組織（包括行政單位、事業(yè)單位等）應從自身出發(fā)，順應時代改變自身檔案管理模式，從實際出發(fā)注重檔案信息化本身的能動性，注重總體的策劃方案，并充分考慮可實踐效益。同時要注重相關人員，對于當前信息化檔案建設的理解，定期培訓提高工作人員的理解與實踐能力。

（二）檔案信息化技術不到位

檔案管理工作是記錄、儲存、整理，一個企業(yè)或組織或機關在生產(chǎn)和經(jīng)營活動中所形成的具有保存價值的有關文檔，圖案的不同形式的工作記錄。在當前大數(shù)據(jù)背景下的檔案工作，有效的收集與整合，提供、數(shù)據(jù)檔案的信息化技術還有待提高。

故面對全球信息化高潮，完善檔案信息化建設技術是我們的必然選擇，當然這也離不開信息技術及信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。對比在保障了技術的前提下，我們可以用發(fā)展的眼光，不斷合理的更新檔案工作的理念，然后積極的探索創(chuàng)新，去嘗試新的發(fā)展手段，并進行合理有效的順應社會發(fā)展的新形式、新動態(tài)，同時也可豐富宣傳檔案工作的內容，使之進一步發(fā)展。兩者互利，技術帶動了信息化的管理，信息化的管理也為新的技術的帶動提供了物質基礎，形成雙贏局面。

（三）檔案信息化歸檔管理有待提高

因為時代背景下的非靜止化數(shù)據(jù)動態(tài)和逐漸提高的數(shù)據(jù)價值構成了大數(shù)據(jù)的形態(tài)，所以這對檔案信息化歸檔管理細則方面提出了新的挑戰(zhàn)。檔案收集的形式多樣，有文字，圖表等多種，而新媒介的出現(xiàn)又增加了音頻文件等，所需要擋案信息化歸納的內容，又龐大且繁多、零碎。

我們應提高文件歸納管理檔案信息化建設的要求，多途徑多方面的汲取檔案的真實性，完整性，有效性的內容，利用數(shù)字化、信息化科技，選擇有條理性的單位進行歸納整理。這樣有利于今后開展事業(yè)的檔案信息化調查和審視歷史人類活動的進程等。

（四）安全意識管理不完善

當今社會多量信息爆炸，科學技術與創(chuàng)新技術給人帶來便捷的同時，我們所涉及的信息化，數(shù)字化的安全意識也越來越值得重視。網(wǎng)絡媒介帶給我們便捷的同時，信息化的泄露也十分嚴重，加之當前檔案信息化建設的開展，從小到大，從簡單到繁多的所有數(shù)字化信息都儲存于檔案之中，信息泄露問題也很促使了我們安全意識的提高。

完善檔案信息安全體制管理工作已迫在眉睫，有關部門及企業(yè)應加強對計算機數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)督與處理，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，對于相關管理人員給予安全信息的危機意識，從而確保歸檔電子文件和檔案信息數(shù)字化的工作流程的完整無誤，安全可靠，真實有效。同時對于存儲檔案的數(shù)據(jù)庫，進行防火墻系統(tǒng)監(jiān)督，或數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。相關執(zhí)法部門也應頒布有關于觸及瓢取偷盜相關信息檔案的法律法規(guī)，從各個方面嚴加管理，確保檔案信息輸入的安全，防止泄露、失密等問題的發(fā)生。

3 進行檔案信息化建設的意義

按照全國檔案信息化建設的總體要求，同時以鄧小平理論和“三個代表”的重要思想為指導，我國重視檔案信息化建設，同時也在此方面做出了不懈的努力。以檔案數(shù)字化建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，擴大它的開發(fā)與利用，整合資源，推進數(shù)字化、信息化管理標準的進步，這一過程也促進了檔案信息化建設的快速發(fā)展，為我國現(xiàn)科技化現(xiàn)代發(fā)展提供了有效的動力。

合理有效的進行檔案信息化建設，可以最大限度的掌握國家的人力資源、社會公共資源等方面的最大化效益利用。同時檔案信息化管理，也便捷了人們的生活，讓人可以在現(xiàn)代數(shù)字化的生活當中享受科技給人帶來的方便快捷。檔案管理的規(guī)范化，信息利用的合理化，檔案歸納信息的數(shù)字化這些處于生活當中的信息化建設，有利之處不僅體現(xiàn)于我們的日常生活，更之它貫穿于我們整個國家的發(fā)展當中，檔案信息化建設是涉及在國家戰(zhàn)略政策，實施可行的建設可增加各種檔案在我國的政治，經(jīng)濟、文化等各個領域中的利用率，從而能動的提高整個國家的綜合實力，有效抵御全球信息化的危機。當然對于本國來說更為之重要，檔案信息化建設的安全保證穩(wěn)定了社會的和諧發(fā)展，整合資源利用率有利于國家實行宏觀調控和經(jīng)濟化建設，縮小城鄉(xiāng)差距，這也為全面建成小康社會的發(fā)展提供了穩(wěn)固的基礎。

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