關(guān)于做好檔案管理保密工作的幾點思考

呂文杰

摘 要：當(dāng)前關(guān)于檔案管理的保密工作，很多單位普遍存在著經(jīng)驗與技術(shù)落后，制度不健全，責(zé)任不到位，保密技術(shù)防范裝備的研制、開發(fā)和應(yīng)用工作進展遲緩，投入不足，經(jīng)費匱乏等不足，這些不足導(dǎo)致檔案信息安全面臨更加嚴峻的局面。檔案保密做得好與壞，將直接影響國家及單位的安全和利益?；诖?，本文就檔案在保管和利用時如何做好保密工作淺談幾點看法。

關(guān)鍵詞：檔案；管理利用；保密

作為一名檔案管理人員如何做好檔案的保密與管理工作，從不同的角度有不同的觀點。多年的實踐證明，沒有那一種觀念可以長期的適用于不同時期，只有不斷創(chuàng)新改變才能順應(yīng)發(fā)展步伐。當(dāng)今，檔案資源被廣泛認知與挖掘，只有在做好檔案保密工作的基礎(chǔ)上才能凸顯行業(yè)價值，從而更好的利用它轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸饬x的社會價值。以下結(jié)合自身的工作體會，對檔案管理的保密工作進行分析。

1 檔案在保管時如何做好保密工作

（一）加強檔案的日常管理

檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密新問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

（二）做好檔案庫房管理中的保密工作

從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好和壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復(fù)雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

（四）做好檔案密級的調(diào)整工作

1、要建立起法制的新秩序，對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個制度：一要建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二要建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三要建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。2、要貫徹落實《保密法》以及《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾；二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2 檔案在利用時如何做好保密工作

（一）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

要堅持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密和開放，信息公開的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端，大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格提供保密工作的同時，切實轉(zhuǎn)變工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。。

（二）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

1、建立健全各項制度。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。2、進一步完善監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

3 做好電子檔案文件管理中的保密工作

（一）構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全體系

保障企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全，一般可以通過隔斷來自互聯(lián)網(wǎng)的各種安全威脅來實現(xiàn)。目前流行的隔離方式主要有兩種：1、企業(yè)設(shè)置防火墻安全系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間通過中間服務(wù)器進行物理隔離。2、檔案數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器與外網(wǎng)之間純粹的物理隔離。第一種物理隔離方式，即是采用防火墻安全系統(tǒng)，為檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器和關(guān)聯(lián)計算機配置防病毒軟件，設(shè)置人侵檢測系統(tǒng)，對外網(wǎng)進行邏輯隔離，以阻斷外網(wǎng)的人侵行為。同時在外網(wǎng)與企業(yè)內(nèi)網(wǎng)之間設(shè)置中間服務(wù)器，進行物理隔離。第二種物理隔離方式，即純粹的物理隔離，外網(wǎng)與企業(yè)內(nèi)網(wǎng)沒有使用任何實現(xiàn)連接的軟硬件設(shè)備，數(shù)據(jù)交換全部通過移動介質(zhì)在內(nèi)、外網(wǎng)之間進行數(shù)據(jù)交換，如使用移動硬盤。

（二）系統(tǒng)用戶查閱電子文件管理

訪問本企業(yè)檔案系統(tǒng)的用戶只能是本單位的職工。在檔案系統(tǒng)正式啟用前，系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)本單位職下的職責(zé)范圍和職級設(shè)置其相應(yīng)的訪問權(quán)限。檔案系統(tǒng)應(yīng)能記錄并能提供訪間用戶的信息，包括用戶身份、職屬信息、授權(quán)信息、用戶請求信息、用戶操作信息等，從訪問權(quán)限方面做好電子檔案保密工作。

（三）保證電子檔案存儲系統(tǒng)運行環(huán)境的安全

與紙質(zhì)檔案管理制度一樣，健全電子檔案管理制度，包括檔案機房管理制度等。

4 結(jié)語

隨著時間的推移，檔案的保管和利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經(jīng)發(fā)揮和即將發(fā)揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案保管和利用工作，為構(gòu)建和諧的社會主義事業(yè)服務(wù)。這是對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想。

參考文獻

[1]尹敬波.淺談檔案管理中的保密工作.才智，2011（17）.

[2]畢麗萍.檔案資料的復(fù)制與保密.中國管理信息化，2011（16）.