淺談檔案管理工作的重要性

摘 要：檔案作為保留歷史記錄的一種有效方式，在人民生活和工作中有著重要的作用。各行各業(yè)都需要通過檔案來保存信息數(shù)據(jù)以便日后進(jìn)行查閱，所以檔案的管理工作就顯得十分重要了。但是由于記錄事件的復(fù)雜性和廣泛性特征，使得檔案管理起來并不是一件輕松簡(jiǎn)單的事情。需要對(duì)事件分門別類進(jìn)行整理并保證容易查閱翻看，這樣對(duì)檔案管理工作就提出了很大的難題。伴隨時(shí)代快速發(fā)展變化，我國現(xiàn)在的檔案管理工作又面臨著新的課題，需要不斷的完善檔案管理工作的工作體系，創(chuàng)造新的管理方法，提高管理工總?cè)藛T的專業(yè)素質(zhì)以滿足其時(shí)代要求。本文通過對(duì)檔案管理工作的深度分析來體現(xiàn)其工作的重要性，希望為我國檔案管理水平的提高盡一份力。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；存在現(xiàn)狀；問題；解決對(duì)策

檔案作為重要數(shù)據(jù)的記錄載體，在對(duì)其進(jìn)行細(xì)致分析時(shí)有著重大的參考作用，是數(shù)據(jù)分析的可靠依據(jù)。面對(duì)時(shí)代變化提出的新的要求，檔案管理工作也應(yīng)做出相應(yīng)的調(diào)整以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。要想針對(duì)現(xiàn)如今檔案管理新的發(fā)展要求，就要對(duì)其存在的弊端進(jìn)行修正。這樣才能保證檔案更加規(guī)范和安全易于檢索。所以本文旨在將對(duì)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀，依然存在的弊端及應(yīng)對(duì)策略等方面進(jìn)行分析，促進(jìn)我國檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

1 檔案管理工作當(dāng)前現(xiàn)狀

首先，檔案管理工作較為繁瑣復(fù)雜。由于檔案工作數(shù)據(jù)信息量比較龐大，而且內(nèi)容多樣復(fù)雜，所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)工作難度很大。很多時(shí)候檔案信息的錄入，必須是工作人員對(duì)形形色色的檔案的處理，工作起來容易產(chǎn)生人為的疏忽而且工作的效率十分低下。如果在錄入是出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么人們?cè)诓樵儠r(shí)就不會(huì)找到相對(duì)應(yīng)的信息資料，這樣也造成了資源的無效利用。其次，檔案管理缺乏規(guī)范性。檔案在最初的時(shí)候并沒有按照相關(guān)條例標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，只是拿先關(guān)相關(guān)的數(shù)據(jù)來湊數(shù)而已。同時(shí)檔案管理人員并不具備應(yīng)有的專業(yè)技能，不能準(zhǔn)確的將檔案歸入相關(guān)類中，這樣就造成了管理目錄中的內(nèi)容和實(shí)際保管的檔案并不是同一樣?xùn)|西。正因?yàn)橐恍C(jī)構(gòu)對(duì)檔案的管理水平低下，才造成其不規(guī)范現(xiàn)象的不斷出現(xiàn)，對(duì)以后的數(shù)據(jù)查找和分析造成很大的麻煩。

2 檔案管理工作中依然存在的問題

2.1 檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)和制度漏洞明顯

在檔案的收集，整理和管理的過程當(dāng)中，沒有嚴(yán)格與之相對(duì)應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度體系。因?yàn)闄n案自身的復(fù)雜多樣性的特點(diǎn)，使檔案分類項(xiàng)繁多所以必然會(huì)產(chǎn)生各行各業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)不一，造成檔案的管理各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)際操作起來并不規(guī)范，漏洞百出。

2.2 工作人員沒有專業(yè)的檔案管理素質(zhì)

檔案管理工作本身就存在非常強(qiáng)專業(yè)性，如果工作人員的專業(yè)素質(zhì)匱乏，那么將直接影響檔案管理效率和準(zhǔn)確性，使其難度無限擴(kuò)大。另外，工作人員沒有基本的專業(yè)管理技能和知識(shí)基礎(chǔ)，會(huì)使其根本意識(shí)不到所涉及的檔案的重要性。所以專業(yè)技能和實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)的欠缺，只能使檔案管理中出現(xiàn)諸多問題且得不到及時(shí)的解決。

2.3 檔案管理的信息化程度不高

當(dāng)前的檔案管理依然是人工檢索，并將根據(jù)檢索的結(jié)果去尋找自己所需的檔案資料，這樣在大大影響了檢索所能提供的有效作用。同時(shí)由于人工檢索的閉塞性，有很多優(yōu)秀的檔案資源無人問津。

3 提高檔案管理水平的應(yīng)對(duì)策略

3.1 建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度

為了減少檔案管理自身信息量大又繁瑣復(fù)雜的特點(diǎn)，必須建立一套完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度體系?，F(xiàn)如今，無論是檔案編輯的方式還是其內(nèi)容的整理規(guī)范上，都需要這樣的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致正確的規(guī)劃。以此來減少檔案因?yàn)椴煌男袠I(yè)和地區(qū)等因素的分類方式而導(dǎo)致的差異和錯(cuò)誤。所以無論什么機(jī)構(gòu)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度的完善程度是影響其自身成長和發(fā)展的重要條件。為了適應(yīng)當(dāng)代對(duì)檔案管理的要求，有關(guān)機(jī)構(gòu)是進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)和制度的改革的。只有明確的檔案管理工作章程和職責(zé)畫風(fēng)才能有效地提高檔案管理水平。

3.2 提高管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

建立一個(gè)具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員團(tuán)隊(duì)是檔案管理的必不可少的一部分。面對(duì)時(shí)代潮流發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理工作人員也是提出了更高的要求。所以在對(duì)外崗位招聘時(shí)就應(yīng)該先招收那些與檔案管理相關(guān)專業(yè)并具有一定檔案專業(yè)技能和知識(shí)的專業(yè)化人才。與此同時(shí)，還要針對(duì)崗位的具體工作內(nèi)容對(duì)工作人員進(jìn)行全面有效的技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握更多實(shí)際操作技能。不斷激發(fā)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，調(diào)動(dòng)其對(duì)檔案管理的創(chuàng)新積極性，從而練就更強(qiáng)的創(chuàng)新能力以應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的各種問題和挑戰(zhàn)，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.3 提高檔案管理的信息化水平

為了解決檔案管理信息化程度較低的現(xiàn)狀，改變以前檔案管理的方式和方法，必須有意識(shí)的加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化構(gòu)建。機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和工作人員必須清楚的了解信息化檔案管理的重要性，更要增強(qiáng)對(duì)檔案管理的支持力度，增添先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)備并加大對(duì)已有的一些檔案資料的宣傳工作力度，吸引更多的人去檢索和查閱。這樣才能提高存儲(chǔ)的檔案資料的有效檢索效率。

4 總結(jié)

檔案管理工作對(duì)于各個(gè)組織單位來說都具有非常重要的指導(dǎo)作用。所以各單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要對(duì)其有足夠的重視，這樣才能改變以前的工作態(tài)度，真正的投入到檔案管理工作中來。在管理過程中，必須建立和不斷完善檔案管理的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，明確不同檔案的具體整理要求。同時(shí)要組織相關(guān)的技術(shù)技能培訓(xùn)，提高工作人員的整體素質(zhì)，從而防止因?yàn)闄n案管理制度的欠缺或者工作人員的疏忽和經(jīng)驗(yàn)不足造成的檔案管理問題。只有通過不斷的完善我國檔案管理的信息信息化建設(shè)和管理，才能使其不斷滿足時(shí)代變化所提出的新要求，解決新問題，突出我國檔案管理工作的重要性，提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

李繁英（1975-），女，呼和浩特市，內(nèi)蒙古自治區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局后勤服務(wù)中心大學(xué)，檔案館員（中級(jí)），研究方向，檔案，