數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施分析

摘 要：在計(jì)算機(jī)技術(shù)和高新技術(shù)的推動(dòng)下，數(shù)字化信息在很多領(lǐng)域廣為應(yīng)用，并且很多行業(yè)，如醫(yī)療、建筑、教育、金融等都建立的成熟度的數(shù)字信息化工作和處理平臺(tái)，一方面提高了服務(wù)效率并提高了競(jìng)爭(zhēng)力，一方面服務(wù)了客戶(hù)，讓我們有了更方便、快捷的服務(wù)體驗(yàn)。高校的檔案管理近年來(lái)其數(shù)字信息化技術(shù)越來(lái)越高，數(shù)字信息化對(duì)高校檔案的保存、查找、使用都有非常重要的意義，將傳統(tǒng)檔案管理模式向新型數(shù)字化管理模式方向發(fā)展，提高了檔案管理水平，并逐漸在管理中創(chuàng)新數(shù)字信息化管理方法和手段，讓高校的檔案管理水平更加進(jìn)步，從而服務(wù)廣大高校學(xué)生。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化；高校；檔案；管理；創(chuàng)新

當(dāng)前的高校檔案管理是非常重要的一個(gè)工作，檔案涉及到學(xué)生的背景、學(xué)業(yè)情況、在校情況、思想道德情況、學(xué)歷和畢業(yè)情況等，具有綜合性、系統(tǒng)性和實(shí)用性，是服務(wù)于學(xué)生的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。但是，不容忽視的是高校的檔案多以紙質(zhì)為主，且數(shù)量龐大、數(shù)據(jù)多、種類(lèi)多，檔案管理和工作人員的工作任務(wù)非常繁重，很多高校逐漸引入數(shù)字化信息技術(shù)和平臺(tái)，建立檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，并結(jié)合先進(jìn)的智能設(shè)備，讓檔案管理變得更加便捷和高效。在應(yīng)用數(shù)字信息化檔案管理方式中，不斷創(chuàng)新和發(fā)展是當(dāng)前高校檔案管理的一大研究重點(diǎn)，如何利用數(shù)字化信息技術(shù)創(chuàng)新出更加快捷、效率高、效果好的檔案管理系統(tǒng)和方法，成為很多高校關(guān)注的方面，也將成為促進(jìn)高校檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵。

1 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理創(chuàng)新的意義

1.1 有利于提高工作效率

過(guò)去的檔案管理都是手工進(jìn)行，或者在計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及下很多檔案管理單位都開(kāi)始結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理和保存，但是還是局限于手工方式操作和輸入，并且技術(shù)局限在計(jì)算機(jī)的辦公、保存、查找等功能上，對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新比較缺乏，這樣的管理和工作方式是比較落后的，工作效率較低。數(shù)字信息化背景下，通過(guò)當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)、通信、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)幫助檔案工作人員進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入、處理、分析、保存，不僅能夠讓檔案變得更加清晰、準(zhǔn)確、保存時(shí)間長(zhǎng)、查找方便，而且還大大提高了工作效率。

1.2 是高校檔案管理發(fā)展的必然選擇

檔案工作設(shè)備的更新?lián)Q代比較快，并且很多設(shè)備越來(lái)越智能化和機(jī)械化，與計(jì)算機(jī)技術(shù)相匹配進(jìn)行工作，大大節(jié)省了人工和時(shí)間。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)的發(fā)展下，數(shù)字化技術(shù)逐漸發(fā)展起來(lái)，并且被廣泛應(yīng)用，在高校檔案管理中可以通過(guò)數(shù)字化技術(shù)提高檢索和查閱效率，這是適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步和變化的必然趨勢(shì)，是符合當(dāng)前高校學(xué)生發(fā)展需求的必然選擇，讓高校的檔案管理工作水平和能力都得到了非常大的提高和進(jìn)步。

1.3 有利于資源共享，更好的服務(wù)使用者

過(guò)去的學(xué)生檔案一般都保存在高校的檔案管內(nèi)，畢業(yè)后由學(xué)生自行帶至工作單位或者是人力資源管理部門(mén)等，查找和使用都需要本人親自進(jìn)行，十分不便。數(shù)字化信息背景下，高校逐漸將網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用到檔案服務(wù)中，建立學(xué)生檔案體系，并進(jìn)行資源共享。資源共享讓檔案的使用者和查找者不用在親自奔波，可以借用計(jì)算機(jī)或者手機(jī)進(jìn)行查閱和搜集，極大的方便了使用者，提高了高校檔案服務(wù)能力和水平，但是要注意信息的安全性和保密性，避免泄露個(gè)人隱私，這也是未來(lái)高校檔案管理發(fā)展應(yīng)該注重的方面。

2 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)建議

2.1 發(fā)揮新技術(shù)、新設(shè)備的優(yōu)勢(shì)

數(shù)字信息化背景下，高校檔案管理本身就在發(fā)生著新的改變和進(jìn)步，尤其是在新技術(shù)和新設(shè)備的應(yīng)用上，要將智能化和信息化的技術(shù)和設(shè)備的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。這就需要檔案工作人員必須靈活掌握和熟悉信息化技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)，并對(duì)管理和工作時(shí)間、效率、投入等進(jìn)行綜合考量和分析，讓新技術(shù)和新設(shè)備充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)，并在工作中探究新的使用方法和模式。很多高校的檔案館盲目引入新技術(shù)和新設(shè)備，卻無(wú)人會(huì)用，無(wú)人懂技術(shù)，導(dǎo)致新技術(shù)無(wú)法施展，新設(shè)備無(wú)法操作，浪費(fèi)資源也得不到進(jìn)步，加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)和新設(shè)備的使用與管理，才能促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步和創(chuàng)新。

2.2 創(chuàng)新管理手段

傳統(tǒng)的高校檔案管理和工作模式有其落后性和低效性，但是很多檔案管理體系還是比較明確和嚴(yán)密的，在數(shù)字化信息時(shí)代下，要及時(shí)對(duì)傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行革新和發(fā)展，使其適應(yīng)新的時(shí)代需要。在引入高新技術(shù)和方法時(shí)，逐漸建立現(xiàn)代科技管理模式，并以傳統(tǒng)管理手段為輔助。例如，很多高校都建立了數(shù)字化檔案館，并由專(zhuān)業(yè)的科技人員配以檔案專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行共同管理和服務(wù)，將海量的檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行存儲(chǔ)和平臺(tái)管理，讓檔案不再受到時(shí)間和空間的限制，更好的服務(wù)使用者，使資源得到充分利用，促進(jìn)了檔案管理水平的進(jìn)步。

2.3 引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)

當(dāng)前的檔案多半還是紙質(zhì)檔案的方式呈現(xiàn)，分類(lèi)整理和保存需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，引進(jìn)高新技術(shù)，尤其是數(shù)字化技術(shù)，方便檔案的分類(lèi)整理和保存。高?？梢越㈦娮訖n案庫(kù)，并且可以由學(xué)生來(lái)完成基礎(chǔ)的信息錄入，又專(zhuān)業(yè)檔案工作人員來(lái)審核和整理，并通過(guò)數(shù)字化技術(shù)將檔案進(jìn)行編碼和保存，便于后期檢索和查找。

以往，如果學(xué)生或者用人單位等需要調(diào)取檔案時(shí)，一般是通過(guò)在計(jì)算機(jī)上或是紙質(zhì)記載上查找名字等信息再去檔案庫(kù)房?jī)?nèi)查找紙質(zhì)資料，并獲取相關(guān)信息或者資料，比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也增加了工作難度。如果可以給學(xué)生留存檔案信息條碼或者二維碼等，等到需要時(shí)就可以直接到檔案管理處進(jìn)行掃描并快速獲取信息和資料，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的過(guò)渡，便于保存和查找。

2.4 提高從業(yè)人員綜合素質(zhì)

數(shù)字信息化是當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案從業(yè)人員要與時(shí)俱進(jìn)，努力提高自身的技術(shù)能力和管理水平。不僅要提高從業(yè)人員的創(chuàng)新意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，還要提升他們的服務(wù)能力，對(duì)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提高和培訓(xùn)。在強(qiáng)化從業(yè)人員的基礎(chǔ)技能上，還要讓相關(guān)崗位的人員學(xué)習(xí)和了解，并掌握與熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)等新技術(shù)和新方法，尤其是在引進(jìn)新設(shè)備新技術(shù)的時(shí)候，要開(kāi)展培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，避免資源浪費(fèi)。高校要建立一套考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員和工作人員的新技術(shù)新設(shè)備掌握情況進(jìn)行考核和監(jiān)督檢查，從而確保新技術(shù)得到充分發(fā)揮，并鼓勵(lì)創(chuàng)新、支持創(chuàng)新。

3 結(jié)語(yǔ)

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，高校檔案管理的數(shù)字化和信息化水平不斷提高，逐漸引入新技術(shù)和新設(shè)備，讓傳統(tǒng)的檔案管理模式得到創(chuàng)新和發(fā)展。當(dāng)前的高校學(xué)生或畢業(yè)生對(duì)檔案的需求更加高，檔案管理工作的服務(wù)能力和服務(wù)水平也要適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步和學(xué)生的需要，讓檔案檢索、查找、調(diào)取、使用更加便捷和高效。高校檔案管理要在數(shù)字信息化背景下保持創(chuàng)新和發(fā)展意識(shí)，不斷提升檔案管理服務(wù)能力。

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作者簡(jiǎn)介

田夢(mèng)，三峽電力職業(yè)學(xué)院，碩士研究生。