如何做好疾控機構人事檔案工作分析

王靜

摘 要：疾控機構人事檔案具有全面性、真實性和保密性特點，針對現(xiàn)存的不健全人事檔案管理制度、缺乏配備足夠的人事檔案管理者人員和信息科學化管理手段落后的狀況，本文提出了制定切實可行的人事檔案管理制度、不斷引進人才和提高疾控機構人事檔案管理信息化手段。

關鍵詞：疾控機構；人事檔案；工作分析

1 疾控機構人事檔案的特點

隨著人事干部制度改革深入和社會發(fā)展，人事檔案在現(xiàn)今社會的人事工作中重要性越發(fā)重要，不僅是人員晉升職稱和增資的重要依據(jù)，還能夠反應職工的技術能力和專業(yè)素質(zhì)，具有很好的利用和保存價值，其人事檔案具有全面性、保密性和真實性的特點。

1.1 全面性

疾控機構人事檔案全面記錄了職工科研、學歷、職務、年度考核、繼續(xù)教育、技術職稱和職稱的政審、任免、調(diào)資、晉升等資料，內(nèi)容全面、范圍廣泛，全面反應了個人在疾控機構的品德、能力和工作經(jīng)歷等信息。這些信息都是做好干部工作不可或缺的信息，通過查閱人事檔案，了解該職工的黨齡、工齡、學歷、職位待遇等信息。這是都是全面選拔和了解用人干部的信息基礎，在選人用人中提供了參謀作用。

1.2 真實性

疾控機構人事檔案作為人事檔案的憑證，原始記錄了職稱晉升、年度考核的資料，具有法律效力，因此疾控機構的人事檔案不可偽造、修改，必須完全真實可靠。

1.3 保密性

疾控機構人事檔案涉及個人功和過的許多信息，人事檔案管理者需要及時處理檔案的利用和保密的微妙關系，個人隱私信息只可提供給擁有知情權的合法使用者，不可透露給個人和不相關的其他機構，如果需要公開也必須采用審核程序按照人事檔案的規(guī)定予以公開，信息公開后遵循相關責任的追究制度。

2 疾控機構人事檔案中的現(xiàn)存問題

2.1 不健全的疾控機構人事檔案管理制度

由于疾控機構把疾病監(jiān)督檢測、技術指導、增進人民身心健康作為工作重點，缺乏建立規(guī)范、完備和系統(tǒng)化人事檔案管理職責，有些疾控機構雖然建立了人事檔案制度，但是缺乏具體的規(guī)范性和可操作性，無法落地實施，影響了人事檔案實際工作開展。

2.2 疾控機構人事檔案管理人員配備不足

隨著疾控機構人員隊伍壯大，職工和干部的人事檔案逐漸成倍增加，各種個人材料借閱、整理檔案和進出頻繁，導致疾控機構的人事檔案管理人員呈現(xiàn)明顯不足，還有一些疾控機構甚至沒有專職的人事檔案管理人員，如果再加上缺乏系統(tǒng)的人事檔案管理培訓和專業(yè)知識，可見人事檔案管理工作嚴重滯后于疾控機構的整體發(fā)展水平。

2.3 信息化程度落后，缺乏科學化管理

一些疾控機構的人事檔案管理工作中，甚至依然停留在紙質(zhì)檔案的保管層面。由于人事檔案管理采用實體管理方式，致使沒有采用人事檔案管理的科學技術方式，也沒有采用電子化保管手段。疾控機構的人事檔案管理缺乏應用計算機技術，導致調(diào)閱人事檔案、檔案資料檢索依然采用手工操作方式，極大降低了工作效率，不利于人事檔案的有效利用和信息化保管。

3 做好疾控機構人事檔案管理建議

3.1 加強領導和管理

首先必須明確疾控機構人事檔案管理工作的責任。疾控機構的一把手作為人事檔案工作的負責人，負有疾控機構的總體責任，要對人事檔案工作高度重視，把人事檔案管理工作作為單位必要日程中；而人事檔案的第一責任人是主抓人事的科長或者部門主管，需要經(jīng)常聽取人事檔案的匯報工作，及時發(fā)現(xiàn)新問題、掌握新情況、解決和研究新舉措；而人事檔案管理的直接負責人是疾控機構的人事檔案管理者，必須狠抓工作紀律、認真履行工作職責，堅持按章辦事、按照制度辦事的原則。

其次，對疾病機構的人事檔案管理不斷引進人才，因其專業(yè)性強，需要不斷引進業(yè)務素質(zhì)強、思想覺悟高和工作作風好的人事檔案管理人才。落實現(xiàn)有人員和所引進的人事檔案管理人員的工資待遇和福利水平，確保人事檔案管理專職人員擁有足夠的精力從事建檔、歸檔工作。

最后疾控機構單位領導還要保證對人事檔案管理的人力、物力和經(jīng)費的投入。一是保證優(yōu)先安排人事檔案的人事人員，力求人員的穩(wěn)定；二是在物力上，滿足人事檔案管理的計算機信息技術、硬件條件和軟件設施等所需的物質(zhì)條件；三是把人事檔案管理的經(jīng)費必須優(yōu)先撥付，?？顚Ｓ茫ＷC經(jīng)費的統(tǒng)籌安排。

3.2 健全人事檔案管理制度

根據(jù)信息化時代對人事檔案管理提出的現(xiàn)代科學技術要求，結(jié)合本疾控機構的工作實際，逐步完善人事檔案的借出、查閱、使用、保管的管理制度。無論疾控機構的人事檔案的收集、移交還是歸檔，全部由人事檔案管理室統(tǒng)一管理，嚴格規(guī)定人事檔案的借閱、整理和保管，培訓檔案管理人員嚴格執(zhí)行人事規(guī)章制度，逐步實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化。

例如在保密制度上，不準私自向任何人泄露檔案內(nèi)容，不準攜帶檔案出入公共場所和進行走親訪友、參觀游覽，不準私下議論職工人事檔案內(nèi)容；在人事檔案的借閱制度中，明確按照規(guī)定流程辦理審批手續(xù)，不可借閱親屬或者本人的檔案，借閱人事檔案獲得合理審批手續(xù)后，要愛護原始人事檔案資料，保持檔案整潔干凈；嚴禁查閱檔案時進行吸煙、喝水、撥打電話等無關事情，檔案的出入庫做好先清點后歸位的原則；當人員發(fā)生職務變動、單位調(diào)動時，及時要檔案完整轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)遞檔案資料保證安全、準確、完整、保密和及時；檔案必須嚴密包裝后轉(zhuǎn)出，收到人事檔案的歸屬單位確定人事檔案確定密封完整后在回執(zhí)單上簽字蓋章，如果發(fā)生超過一個月轉(zhuǎn)出的檔案未回執(zhí)的，疾控機構人事檔案管理者及時催交回執(zhí)單據(jù)，嚴禁丟失人事檔案。

3.3 依靠現(xiàn)代技術加快人事檔案的信息化建設

在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展和疾控機構的制度改革下，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)遠遠落后于社會經(jīng)濟技術發(fā)展，一方面對人事檔案的內(nèi)容不僅局限于紙質(zhì)文檔，還要采用視頻、光盤、照片、WORD、PPT、PDF等多種電子形式的檔案文件，逐步豐富人事檔案管理內(nèi)容。另一方面需要不斷引入適合疾控機構的人事檔案管理軟硬件系統(tǒng)，建立人事檔案查詢、訪問、添加等信息系統(tǒng)功能，增加利用網(wǎng)絡平臺查閱檔案原件的使用頻率，提高人事檔案利用效率、準確性和查閱速度。通過信息技術的使用，使得人事檔案管理人員不再從事繁雜的檢索、整理、收集和保管工作，實現(xiàn)快捷、準確、有效的人事檔案服務工作。

4 人事檔案管理工作實施方法

一是對現(xiàn)有疾控機構的人事檔案進行分類管理，即可按照專業(yè)技術、行政管理人員進行分類，也可按照職稱、學歷分類，還可對疾控人員的專業(yè)技術特長進行分類；二是在信息技術的使用上，先建立疾控機構的人事檔案信息庫，把疾控機構各部門職員信息存入計算機信息中，建立視頻、光盤、WORD等各種電子檔案資料，加強人事檔案的網(wǎng)絡化、信息化建設；三是在各地疾控機構之間實現(xiàn)人事檔案的信息和資源共享，使得人事檔案管理信息成為疾控機構的人才管理庫；四是加強計算機信息技術手段下的人事檔案傳遞、借用、保管和查閱方式。擁有查閱權限的相關使用機構，可以通過授權獲得擁有網(wǎng)絡平臺的動態(tài)密碼，而對于疾控機構的管理人員而言通過信息技術把控人事檔案管理的保密性和使用性，更加方便、快捷和人性化；五是對于人事檔案的信息收集要改變被動工作狀態(tài)，主動收集疾控機構人員的相關檔案資料，如本單位人員的獲獎、論文專著、疾控科研成果、競爭上崗成果、突出工作成績、年度考評等，及時更新員工和干部信息，提高人事檔案信息的利用價值。

參考文獻

[1]劉雪玫，白應皓.做好疾病預防控制中心個人技術檔案管理的思考[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，31：156-158.

[2]葛慧.淺談如何做好基層疾病預防控制中心檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011，03：100.

[3]楊丹梅.如何做好疾病預防控制檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011，03：120.