關(guān)于機(jī)關(guān)人事檔案管理問題及對(duì)策的研究

何良翠　童正花

摘 要：機(jī)關(guān)人事檔案管理工作是機(jī)關(guān)人事工作的一個(gè)重要內(nèi)容，服務(wù)機(jī)關(guān)人事工作是機(jī)關(guān)人事檔案管理工作的根本目標(biāo)和宗旨。伴隨著國(guó)家人事工作的變化發(fā)展以及機(jī)關(guān)人事管理工作改革的不斷推進(jìn)，亟需不斷改革機(jī)關(guān)人事檔案管理，創(chuàng)新國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案工作形式，本文將以機(jī)關(guān)人事檔案管理措施為主要方向，通過(guò)分析檔案管中存在的問題，針對(duì)性的提出解決措施，為機(jī)關(guān)人事檔案管理做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；人事檔案；管理；對(duì)策

1 研究機(jī)關(guān)人事檔案管理方法的意義

本文對(duì)機(jī)關(guān)人事檔案管理進(jìn)行研究，總結(jié)出其中的問題，并提出切實(shí)可行的解決對(duì)策，無(wú)論在理論方面還是在實(shí)際應(yīng)用方面都是具有重要意義的：首先來(lái)說(shuō)通過(guò)健全完善國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案管理，提升“公共服務(wù)”的管理意識(shí)，培養(yǎng)機(jī)關(guān)人事檔案管理的新觀念，增強(qiáng)機(jī)關(guān)人事檔案管理的服務(wù)功能；其次健全機(jī)關(guān)人事檔案管理工作方式，可以對(duì)機(jī)關(guān)人事檔案服務(wù)對(duì)象的基本權(quán)利進(jìn)行維護(hù)，有助于轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)人事檔案管理過(guò)程中淡漠化、神秘化、政治化傾向，維護(hù)機(jī)關(guān)人事檔案管理人員的形象；最后健全機(jī)關(guān)人事檔案管理工作，可以逐步增強(qiáng)機(jī)關(guān)人事檔案管理工作的公開化、信息化、規(guī)范化，把機(jī)關(guān)人事檔案置于“陽(yáng)光”下接受廣大社會(huì)公眾的監(jiān)管，從而杜絕檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。

2 機(jī)關(guān)人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

傳統(tǒng)機(jī)關(guān)人事檔案管理制度，最開始出現(xiàn)在延安時(shí)期，起初目的是強(qiáng)化對(duì)中共黨員的管理。到了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人事檔案體現(xiàn)了上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者以及本單位人事組織對(duì)于個(gè)體進(jìn)行監(jiān)督管理。傳統(tǒng)機(jī)關(guān)人事檔案管理制度由于特別注重“集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)”，與時(shí)代的發(fā)展要求不相符合，尤其是各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)缺乏充分的自主決定權(quán)，導(dǎo)致執(zhí)行力偏軟。

2.2 雙軌制人事檔案管理模式存在矛盾

在之前的機(jī)關(guān)人事檔案管理中，為了防止改革的力度太過(guò)強(qiáng)烈，于是出現(xiàn)了一種折中的人事檔案管理模式，即人事檔案代理制度和機(jī)關(guān)人事檔案管理制度并存的“雙軌制”模式。“雙軌制”有助于進(jìn)一步探索人事檔案管理改革工作，將社會(huì)心理的承受程度和認(rèn)識(shí)檔案管理制度改革的力度有機(jī)結(jié)合在一起，促進(jìn)社會(huì)的和諧健康發(fā)展。然而，“雙軌制”模式運(yùn)行一段時(shí)間后，問題、矛盾、摩擦逐漸暴露和凸顯出來(lái)。

2.3 檔案管理缺乏公開性、服務(wù)性和人本性

目前為止，機(jī)關(guān)人事檔案管理制度的架構(gòu)，依然是以組織對(duì)于個(gè)人的監(jiān)督管理作為主線和核心，對(duì)于檔案相對(duì)人而言，人事檔案不是公開透明的，而是絕對(duì)封閉的。在機(jī)關(guān)人事檔案的運(yùn)行機(jī)制方面，基層單位組織討論決定一個(gè)機(jī)關(guān)干部的道德純潔和政治忠誠(chéng)度，干部個(gè)人對(duì)此決定必須毫無(wú)條件的絕對(duì)服從，這就導(dǎo)致機(jī)關(guān)人事檔案容易變?yōu)榕蓜e之爭(zhēng)的工具和手段。在現(xiàn)實(shí)工作中，用機(jī)關(guān)人事檔案整治干部，用機(jī)關(guān)人事檔案謀求私利，用機(jī)關(guān)人事檔案阻礙干部進(jìn)步的現(xiàn)象比比皆是。由此可見，當(dāng)前機(jī)關(guān)人事檔案管理工作缺乏公開性、服務(wù)性和人本性，而這些問題正是未來(lái)機(jī)關(guān)人事檔案管理工作努力的方向。

3 完善機(jī)關(guān)人事檔案管理的具體措施

通過(guò)上述分析，對(duì)機(jī)關(guān)人事檔案管理的意義以及存在的問題有了比較清晰的了解，那么接下來(lái)筆者就對(duì)如何完善機(jī)關(guān)人事檔案談一下自己的想法與建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)提供可以參考的理論依據(jù)。

3.1 轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的理念和功能

首先要樹立公共人事檔案的理念。公共人事檔案具有包容性、公共性和人本性的特點(diǎn)，破除了傳統(tǒng)機(jī)關(guān)人事檔案是管理者和形成者私有財(cái)產(chǎn)的禁錮。公共人事檔案把公共利益作為其根本原則和宗旨，充分保障人事檔案相對(duì)人的利用權(quán)利、知情權(quán)利、隱私權(quán)利、申訴權(quán)利、救濟(jì)權(quán)利等合法權(quán)利，充分維護(hù)其合法權(quán)益。

其次，發(fā)揮人事檔案的公共服務(wù)功能。由于公共人事檔案管理制度具有公共性、服務(wù)性、人本性的特點(diǎn)，這就決定了機(jī)關(guān)人事檔案的功能必須發(fā)生改變。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)人事檔案表現(xiàn)出強(qiáng)烈的政治控制功能，引起社會(huì)公眾的強(qiáng)烈不滿。因此機(jī)關(guān)人事檔案要想進(jìn)一切辦法改變政治化、神秘化、主管化、身份化的觀念，真實(shí)、客觀、全面的記錄人事檔案本人的德、能、勤、績(jī)、廉等諸多方面的資料信息，從而為人事和組織工作提供科學(xué)、有效、全面、及時(shí)的信息服務(wù)。

3.2 完善機(jī)關(guān)人事檔案的相關(guān)制度建設(shè)

第一，完善機(jī)關(guān)人事檔案的收集制度。根據(jù)不同的人事檔案類型，調(diào)整人事檔案收集的重點(diǎn)和范圍。例如企事業(yè)黨委的職工檔案，應(yīng)該強(qiáng)化專業(yè)職稱、文化程度、工資變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)保障、近期考核等方面信息的收集。再比如專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案，應(yīng)該強(qiáng)化技術(shù)水平、個(gè)人專長(zhǎng)、工作成績(jī)等方面信息的收集工作。而對(duì)于公務(wù)人員的人事檔案，應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化德、勤、廉、能、績(jī)等方面的信息收集。

第二，完善機(jī)關(guān)人事檔案整理制度。經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展和改進(jìn)，隨著科學(xué)技術(shù)和信息化水平的突飛猛進(jìn)，檔案管理人員還把大量的時(shí)間和精力放在裝訂、裁剪、組卷、拆卷、技術(shù)加工等環(huán)節(jié)，費(fèi)力費(fèi)時(shí)，程序復(fù)雜，效率低下。并且這些工作成本較高，而且技術(shù)加工方法對(duì)檔案材料的原貌會(huì)產(chǎn)生破壞。因此，新時(shí)期機(jī)關(guān)人事檔案的整理制度應(yīng)該利用現(xiàn)代化技術(shù)和信息化技術(shù)手段，放寬人事檔案的整理要求，簡(jiǎn)化整理步驟。

第三，完善機(jī)關(guān)人事檔案的審核制度。就社會(huì)信息的視角而言，人事檔案從本質(zhì)上講就是一種信息記錄和信用標(biāo)志。提供公共服務(wù)是機(jī)關(guān)人事檔案的重要功能。實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)功能的信息材料往往反應(yīng)在德、勤、廉、能、績(jī)等方面的檔案材料中。因此，應(yīng)該重點(diǎn)審核的是德、勤、廉、能、績(jī)等方面的檔案材料。根據(jù)高效、節(jié)約的指導(dǎo)思想，機(jī)關(guān)人事檔案的審核工作應(yīng)該放在學(xué)歷資料、信用記錄、自然狀況、品德能力等方面，對(duì)所在單位定期形成的檔案材料，比如考察材料、工資情況等進(jìn)行簡(jiǎn)單審核即可。

3.3 賦予人事檔案管理機(jī)構(gòu)一定的自主權(quán)

集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)的人事檔案管理體制，是傳統(tǒng)機(jī)關(guān)人事檔案管理制度建設(shè)的一大成績(jī)。集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)的人事檔案管理體制使得我國(guó)機(jī)關(guān)人事檔案管理工作能夠經(jīng)過(guò)大風(fēng)大浪而重新恢復(fù)。在建國(guó)初期，我國(guó)機(jī)關(guān)人事檔案管理制度缺失、檔案管理比較混亂，在這種狀態(tài)下，集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制發(fā)揮重大作用，保證機(jī)關(guān)人事檔案管理制度的恢復(fù)和重建。

但是隨著社會(huì)需求的不斷改變，當(dāng)今機(jī)關(guān)人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該堅(jiān)持集中統(tǒng)一、適當(dāng)分級(jí)的管理原則，在人事部門、組織部門設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，比如機(jī)關(guān)人事檔案綜合管理中心、干部信息中心、人事檔案科室等，落實(shí)黨管干部的原則，保持公職隊(duì)伍的穩(wěn)定性。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)流動(dòng)人員的人事檔案管理工作，與其他人事檔案相比，流動(dòng)人口人事檔案管理更要體現(xiàn)服務(wù)性和公共性，盡力為人事檔案相對(duì)人和用人機(jī)構(gòu)提供豐富的信息，充分保護(hù)流動(dòng)人口的合法權(quán)益。各級(jí)政府部門應(yīng)該出資建立非公有企事業(yè)單位職工、專業(yè)技術(shù)干部、學(xué)生等人事檔案管理中心，建立相應(yīng)的人事檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)集約化、社會(huì)化、專業(yè)化的人事檔案管理工作，在法定條件下提供人事檔案信息服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)人事檔案管理工作，涉及到機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位人員的廉政與公正，因此相關(guān)部門應(yīng)該緊跟社會(huì)需求與政治導(dǎo)向，與時(shí)俱進(jìn)，保證檔案管理理念與手段的先進(jìn)性，為機(jī)關(guān)事業(yè)的良性發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]郭婷婷.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業(yè).2016（01）

[2]劉丹.論我國(guó)人事檔案管理研究述評(píng)及趨勢(shì)展望[J].科技展望.2016（17）

[3]孫麗茹.關(guān)于現(xiàn)行人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].科技展望.2016（17）

[4]陶俊秀.新時(shí)期人事檔案管理淺談[J].人力資源管理. 2016（06）