淺析取消編制后的高校人事檔案管理

李爽?吳放

摘 要：自2016起，全國各地事業(yè)單位（高校、公立醫(yī)院為主）的相關(guān)部門開始摸索人事管理不納入編制管理的銜接辦法。這意味著，我國事業(yè)單位逐步取消事業(yè)編制的工作正式啟動。因此，未來取消編制的新政必將對高校等事業(yè)單位人事檔案工作產(chǎn)生深遠影響。本文就如何在未來新政下更好地開展高校人事檔案工作，進行初步的探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；高校人事檔案

2016年7月22日，在人力資源和社會保障部舉行的2016年度第二季度新聞發(fā)布會上，新聞發(fā)言人李忠在介紹事業(yè)單位人事制度改革下一步工作安排時明確表示，“將研究制定高校、公立醫(yī)院不納入編制管理后的人事管理銜接辦法”。[1]這意味著，今后我國高校和公立醫(yī)院將逐步取消事業(yè)編制這一傳統(tǒng)的人員管理制度。

試想，隨著未來相關(guān)政策的出臺，改革措施的步步推進，必將會對我國事業(yè)單位，尤其是高校的人事管理制度、人事檔案管理模式產(chǎn)生深遠的影響。那么，如何快速、有效地適應(yīng)高校人事檔案管理工作發(fā)展的新要求，充分發(fā)揮人事檔案的作用，以便更好的服務(wù)和促進高校各項工作的發(fā)展，無疑是高校檔案工作者即將面臨的新課題和新挑戰(zhàn)。

1 未來高校人事管理制度必將改變

由于目前各地還在對取消編制這一政策進行深入的摸索，因此目前還沒有明確的政策。但是，大方向是可以管窺一二的。我國正處于政治體制改革和經(jīng)濟體制改革的重要階段。許多陳舊的體制都要逐步打破，以適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制。事業(yè)單位更是各項體制改革的重點區(qū)域。事業(yè)編制必將會逐漸縮小，直至消失。

盡管這一過程也許會很漫長，但是這是未來我國事業(yè)體制改革的必經(jīng)之路和最終目的。一旦真正取消現(xiàn)有的編制管理制度，將會帶來一系列的人事制度改革?，F(xiàn)有的體制會被完全打破，人事檔案的管理模式也會隨之改變。

2 目前高校人事檔案管理的主要模式

我國高?，F(xiàn)階段的人事檔案，主要分為事業(yè)編制內(nèi)和事業(yè)編制外兩大類。事業(yè)編制內(nèi)的人事檔案由各個高校直接管理，負責(zé)人事檔案的收集、整理、鑒定、利用等等。事業(yè)編制外的人員統(tǒng)稱為人事代理（或人事派遣）人員。這部分人員的檔案一般情況下由人事代理機構(gòu)保存和管理。

這種人事管理制度，造成了本來同屬于一個單位的人事檔案，被人為地割裂開來進行管理。而且，不同高校的人事檔案，其管理部門也不盡相同，既有組織、人事部門，也有綜合型檔案館。這種管理模式隨之帶來的就是人事檔案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。

3 取消編制后高校人事檔案管理

如上所述，取消編制這一過程不是一朝一夕，這一過程應(yīng)該分為兩個階段，第一階段是事業(yè)編制和非事業(yè)編制共存階段，基本等同于現(xiàn)在的階段。但和現(xiàn)在也有所不同，那就是事業(yè)編制所占比重會逐步縮小，慢慢低于非事業(yè)編制人員。第二階段是完全取消事業(yè)編制。這兩個階段的人事檔案如何更好的管理，是檔案工作者要面臨的一大問題。

3.1 共存階段

在這一階段，人事檔案仍舊可以采取目前的方式，既編制內(nèi)人員的檔案由高校自己管理，編制外人員的人事檔案由人事代理機構(gòu)管理。但這兩個機構(gòu)之間應(yīng)保持密切聯(lián)系，共同協(xié)作。因為高校的人員主要由專任教師、教輔人員和行政管理人員構(gòu)成。日常工作中必然因為職稱評定、鑒定考核等等原因要產(chǎn)生大量的檔案材料。同時這些材料還會在日后的工作中因為各種各樣的原因，被不斷的重復(fù)利用。

然而，這一模式目前存在很大的問題。首先，非編制內(nèi)人員的人事檔案，在上交到人才交流服務(wù)機構(gòu)后，各類事務(wù)都需要去服務(wù)機構(gòu)辦理，例如上交材料、職稱評審等等，有些需要經(jīng)過繁瑣的審批手續(xù)。[2]顯而易見，這種情況無論是對檔案管理還是相關(guān)聯(lián)的人事以及高校其他方面工作，都會不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事代理機構(gòu)對其所保管的人事檔案，并非免費的管理，而是有償服務(wù)。目前，這部分資金基本上都需要由高校來承擔(dān)。這無形中給人事檔案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪費。

因此，在這一階段，高校人事檔案管理部門和人事代理機構(gòu)要建立有效的溝通方式和渠道，妥善處理好收集、整理、鑒定、利用等人事檔案工作環(huán)節(jié)。最大化的減少因為管理機構(gòu)的割裂造成的不利局面，共同促進人事檔案的管理工作。

3.2 完全取消事業(yè)編制后的人事檔案管理

高校、公立醫(yī)院等事業(yè)單位完全取消事業(yè)編制后，人事檔案的歸屬和管理，將會是一個全新的課題。如何才能更合理、高效的管理好人事檔案，是檔案管理部門和組織人事部門都要好好思考的問題。筆者在這里進行一下簡單的分析，以拋磚引玉。

3.2.1全部由高校統(tǒng)一管理

作為用人主體，高校自身管理人事檔案是理所應(yīng)當(dāng)?shù)?。首先，人事檔案包含的主要信息，基本是在高校任職期間所產(chǎn)生，比如職稱評定、業(yè)務(wù)考核、工資審批等等材料。這些材料的收集、整理、鑒定等工作，應(yīng)由本校人事檔案管理部門親自完成，以避免材料的損壞、丟失、造假等。對于人事檔案的查詢利用工作，比如出國、財產(chǎn)繼承、親屬關(guān)系證明等等情況，都需要高校人事檔案管理部門出具。

目前，不同高校管理人事檔案的部門不盡相同。未來取消事業(yè)編制后，各個高校應(yīng)成立綜合檔案館。由檔案館統(tǒng)一對人事檔案進行管理。早在2008年，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中第四章第三十二條明確指出：高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。這也從法律層面對高校檔案館的職能和作用作了明確的定位。

3.2.2全部由第三方代理機構(gòu)管理

隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人才流動的頻率不僅在企業(yè)很高，在高校等事業(yè)單位也不斷增加。未來取消事業(yè)編制后，沒有了編制這一桎梏，高校的人才流動會更加頻繁。人事檔案的管理難度也會隨之不斷加大。所以，可以嘗試把所有教職員工的人事檔案統(tǒng)一交由第三方人事代理機構(gòu)進行管理。所有在本單位期間所形成的材料，統(tǒng)一由形成部門移交給相應(yīng)的代理機構(gòu)。相應(yīng)的，所有的查詢利用工作，也由代理機構(gòu)統(tǒng)一完成。同時，可以通過法律的形式，制定相應(yīng)的移交和利用制度，確保所有檔案材料的完整和安全。

綜上所述，這兩種方式各有利弊。統(tǒng)一由高校自身管理，無疑增加檔案管理部門的負擔(dān)。況且許多高校并未設(shè)立專門的綜合性檔案館，是由組織、人事部門全權(quán)管理，專業(yè)性明顯不夠。完全交由第三方代理機構(gòu)管理，從高校到第三方，中間要增加很多工作環(huán)節(jié)，效率和檔案的安全完整能否保證也是要解決的一大難題。所以，未來的人事檔案管理到底采用哪種方式，還需要各界人士不斷的進行討論和驗證。為未來的人事檔案工作打下良好的理論基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]http：//www.china.com.cn/zhibo/2016-07/22/content_38915203.htm？show=t

[2]朱秀娟 高校人事代理制度的實踐與思考[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報 2016（12）