關(guān)于推進檔案數(shù)字化建設(shè)工作的思考

梁丹

摘 要：在當(dāng)前知識經(jīng)濟時代，知識和信息成為社會發(fā)展中必不可少的要素，檔案作為信息的重要來源之一，人們對檔案信息資源的開發(fā)利用越來越重視，這也加快推動了檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，需要檔案管理人員充分的掌握信息化技術(shù)，并將其在檔案工作中進行有效應(yīng)用，從而進一步推進檔案數(shù)字化建設(shè)進程，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案資源；檔案數(shù)字化；數(shù)據(jù)庫建設(shè)；安全管理；數(shù)字化技術(shù)

在社會快速發(fā)展過程中，檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，這也使人們開始重視檔案信息資源的開發(fā)利用。在計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，檔案加快了數(shù)字化發(fā)展進程，數(shù)字化檔案的實現(xiàn)有效的提高了檔案信息查閱的速度，為檔案資源的開發(fā)利用打下了堅實的基礎(chǔ)，因此需要加快推動檔案數(shù)字化建設(shè)進程，提高檔案管理的規(guī)范化和標準化，更好的促進檔案工作的有序開展。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，充分的利用各種先進的科學(xué)技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息資源的收集和整理，并對檔案信息資源進行分類存儲和加工，通過建立檔案信息資源庫，從而實現(xiàn)對存檔檔案信息的快速檢索和查詢，使檔案利用者能夠快速獲取到所需要的檔案信息，有效的提高檔案信息資源的利用效率，實現(xiàn)檔案信息的共享。

（一）檔案數(shù)字化滿足了社會的發(fā)展需要

由于檔案資料信息量豐富，而且利用多種載體來對檔案信息進行記載，具有重要的社會價值。人們?yōu)榱四軌蚩焖?、便捷的獲取到更為準確性的檔案信息，則對檔案管理工作提出了更高的要求。通過加強檔案數(shù)字化建設(shè)，可以實現(xiàn)檔案信息的快速查詢，而且檔案信息保存更具便利性，有效的提高了檔案管理效率，實現(xiàn)了檔案信息資源的共享，更好的發(fā)揮出了檔案的重要價值。

（二）檔案數(shù)字化順應(yīng)了檔案管理的發(fā)展

檔案數(shù)字化具有更為明顯的優(yōu)勢，其不僅容量較大，而且易于保存，能夠節(jié)約大量的檔案儲存空間和成本，而且數(shù)字化檔案更便于查閱，能夠快速檢索到所需要的檔案信息，在檔案利用時不受時間和空間制約，給檔案需求者帶來了更多的便利，同時也現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展相適應(yīng)。

（三）檔案數(shù)字化有利于檔案資源的開發(fā)

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)和保障，通過推進檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠使檔案資源更好的為社會服務(wù)。而且檔案數(shù)字化工作有效的提高了檔案信息的準確性，實現(xiàn)了檔案信息資源的真正共享，有效的推動了檔案資源的開發(fā)利用進程，從而更好的發(fā)揮檔案信息在社會發(fā)展過程中的重要作用。

2 推進檔案數(shù)字化建設(shè)的措施分析

（一）加強檔案標準化和規(guī)范化建設(shè)

在當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，由于檔案信息數(shù)字化不標準，這對檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了較大的阻礙。因此需要加強檔案標準化和規(guī)范化建設(shè)，這不僅是檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時也檔案數(shù)字化建設(shè)的重要保障，只有檔案信息實現(xiàn)了標準化和規(guī)范化，檔案數(shù)字化建設(shè)工作才能有序的開展。

（二）加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理

數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。有關(guān)部門應(yīng)該應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就必須要求單位上下統(tǒng)一認識，充分認識數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性；堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點面向應(yīng)用、建立活庫，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。

（三）加快推進檔案數(shù)字化制度建設(shè)

通過建立現(xiàn)代檔案管理制度，提高檔案業(yè)務(wù)流程和文件的數(shù)字化管理意識，才能更好的提高數(shù)字化檔案管理水平。當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展過程中，相關(guān)標準和規(guī)范還不完善，這就需要尋求能夠與自身發(fā)展實際相適應(yīng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)需要統(tǒng)一的制度，因此構(gòu)建統(tǒng)一的標準規(guī)范和統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程，從而為檔案數(shù)字化建設(shè)提供制度保障。

（四）提高檔案管理人員的技術(shù)水平

在當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要努力提高檔案管理人員的技術(shù)水平，構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理人員隊伍。因此需要重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過對現(xiàn)有檔案管理人員開展計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等內(nèi)容的專業(yè)性培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的計算機應(yīng)用水平，從而在實際工作中能夠熟練操作計算機，并運用數(shù)字化檔案管理軟件，能夠有效的防范網(wǎng)絡(luò)安全，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。同時檔案管理人員要還要全面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案管理知識，這樣才能更加靈活將信息技術(shù)與檔案管理工作有效的結(jié)合起來，提高檔案信息的正確性和完整性，為檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的全面提升奠定良好的基礎(chǔ)。另外，檔案管理人員還要重視自身職業(yè)道德素質(zhì)的提高，這對檔案管理質(zhì)量和檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量都具有非常重要的意義。

（五）要引進和應(yīng)用先進的檔案管理軟件

管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計算機與網(wǎng)絡(luò)升級同步，即必須讓管理軟件進行相應(yīng)的升級更新。否則隨著計算機系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識別，從而影響檔案的數(shù)字化建設(shè)。此外，要引進和應(yīng)用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應(yīng)用更加方便，從而真正達到數(shù)字化檔案管理的目的。

（六）加強檔案數(shù)字化安全管理

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種黑客、木馬、病毒等威脅網(wǎng)絡(luò)安全的因素在層出不窮的出現(xiàn)，而對于檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中也應(yīng)該提升對這些因素的重點關(guān)注。在這種情況下，就需要在檔案的數(shù)字化建設(shè)中采用防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)、加密技術(shù)等來加強檔案數(shù)字化的安全管理水平。同時，相關(guān)檔案管理人員也應(yīng)該提升自身的安全防范意識，采取有效的措施來防范風(fēng)險時間的發(fā)生。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前信息時代，檔案數(shù)字化時時代發(fā)展的必然要求，同時也檔案管理工作的主要趨勢。檔案數(shù)字化對檔案管理部門提出了嚴竣的挑戰(zhàn)，同時也給檔案管理工作帶來了重大機遇，檔案管理理念、檔案管理模式和檔案載體等都發(fā)生了巨大的變化。因此在實際工作中，需要檔案管理人員要勇于接受挑戰(zhàn)，抓住機遇，加快推動檔案數(shù)字化建設(shè)進程，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)，使檔案能夠更好的服務(wù)于社會和經(jīng)濟的發(fā)展。

參考文獻

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