如何加強高校基建檔案管理

田甜

摘 要：基建檔案管理是高校一項重要的管理工作，隨著高?；ㄒ?guī)模的不斷擴大，應(yīng)加強基建檔案的管理，本文主要分析了高校紀(jì)檢檔案管理的特點、內(nèi)容及加強措施。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理

1 高?；n案的特點

（1）系統(tǒng)性?；A(chǔ)設(shè)施檔案文件準(zhǔn)確地記錄和反映了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的準(zhǔn)備、施工、竣工驗收階段工程項目施工過程。（2）復(fù)雜性?；üこ躺婕岸鄬W(xué)科的知識，包括：地質(zhì)、基礎(chǔ)、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、強電、弱電、暖通、空調(diào)、舞臺音響、電梯、智能化、綠化、市政、消防、人防等知識，基建檔案的內(nèi)容呈現(xiàn)復(fù)雜的特點。（3）專業(yè)性。高?；A(chǔ)建設(shè)檔案文件形成的建設(shè)活動中，進行基礎(chǔ)建設(shè)活動按照專業(yè)分工的不同，有不同的專業(yè)技術(shù)內(nèi)容和方法，檔案的專業(yè)活動具有明顯的專業(yè)特性。（4）實用性?；n案歸檔后，在較長時期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。（5）周期性?；üこ添椖拷ㄔO(shè)周期長，要經(jīng)過立項、可行性報告研究、施工圖設(shè)計、招投標(biāo)階段、施工階段、竣工驗收、竣工決算等階段，在這些階段中形成的資料較多。（6）廣泛性。在建設(shè)、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等參與建設(shè)的單位各自形成的資料中同樣存在多來源的資料，決定來記錄和反映基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的全景基礎(chǔ)建設(shè)的檔案來源廣泛的特點。

2 高校基建檔案的內(nèi)容

高?；n案的內(nèi)容因不同的基建項目而異，通?？煞譃楣こ虦?zhǔn)備階段、監(jiān)理、施工、竣工驗收文件等四大類。

（1）工程準(zhǔn)備階段文件： 包括立項；建設(shè)用地、征地、拆遷；測繪勘察、設(shè)計；合同；開工；建設(shè)、設(shè)計、勘測、監(jiān)理、施工機構(gòu)及負責(zé)人等。

（2）監(jiān)理文件： 包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、進度控制、質(zhì)量控制、造價控制、合同與其他事項管理等文件。

（3）施工文件： ①開工報告；竣工報告；施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄等；施工組織設(shè)計；技術(shù)交底；技術(shù)措施；安全措施；②建筑工程： 工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察測量記錄；圖紙會審；設(shè)計變更；技術(shù)變更聯(lián)系單；新材料施工記錄；節(jié)能保溫測試記錄；鋼材、水泥、磚等出廠合格證及試驗報告；地基和基礎(chǔ)部門；主體結(jié)構(gòu)部門；建筑裝飾部門；屋頂部門等；③安裝工程： 建筑給排水及采暖分部；建筑電氣分部；通風(fēng)與空調(diào)分部；電梯分部； 建筑智能化分部；④室外工程： 室外市政施工文件、室外綠化施工文件；⑤施工驗收文件： 竣工驗收記錄、觀感質(zhì)量檢查記錄、質(zhì)量驗收記錄、竣工圖。

（4）竣工驗收文件： 竣工驗收報告及意見書、竣工驗收記錄、財務(wù)文件、聲像、縮微、電子檔案。

3 加強高?；n案管理的有效措施

3.1 構(gòu)建完善的檔案管理平臺

高校建設(shè)檔案是歷史的真實記錄和發(fā)展高校開展檔案管理工作的首要任務(wù)是建立一個責(zé)任明確檔案網(wǎng)絡(luò)平臺。高校建設(shè)檔案工作可分為兩個方面： 一方面，負責(zé)在學(xué)校檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校檔案部、工程建設(shè)、學(xué)校各職能部門、設(shè)計單位、監(jiān)理單位和施工單位負責(zé)人等檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，負責(zé)完成高校建設(shè)項目文件管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，組織，計劃，檢查等；另一方面是管理部門在每個函數(shù)，個別工程建設(shè)項目，以及各種專業(yè)工作鏈接多少組根據(jù)相應(yīng)的兼職檔案員的工作內(nèi)容文件檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，收集各種材料積累每個工作鏈接形式。同時，還應(yīng)該部分有針對性的組織工程管理、建設(shè)單位，責(zé)任，監(jiān)督人員檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，加強檔案的意識，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)的工作效率，確保文檔是按時完成完整的文件。

3.2 高校基建檔案管理工作應(yīng)提前介入

之前，許多學(xué)院在某些建設(shè)項目準(zhǔn)備階段通常不會考慮到檔案工作，甚至一個大型基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)，仍然沒有人管理檔案，檔案工作直到工程驗收階段管理、檔案工作有很多困難。因此，高校建設(shè)文件管理應(yīng)早期干預(yù)。高校建設(shè)是不同于其他項目，整個項目管理為主線，全面分別開始同時，承包商的特點，建設(shè)規(guī)模，檔案產(chǎn)生更多數(shù)量、交付過程是復(fù)雜的，涉及建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計、勘察、施工和其他單位。當(dāng)投標(biāo)基礎(chǔ)設(shè)施文件收集物品應(yīng)告知施工單位的投標(biāo)，通知另一方交給的施工質(zhì)量要求和內(nèi)容文件，當(dāng)建設(shè)單位的最終驗收，確保提供一個完整的檔案文件，確保檔案文件。此時，在建設(shè)項目建設(shè)之初，高校檔案管理部門組織和管理、檔案負責(zé)建設(shè)單位建設(shè)知識人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)檔案管理的規(guī)定、要求，知識，為了更好的基礎(chǔ)設(shè)施項目文件收集工作。

3.3 建立健全基建工程項目檔案管理機構(gòu)

高校建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施項目文件，包括項目的勘察、設(shè)計、招標(biāo)、施工、竣工驗收等各階段，有各種各樣的載體形式的檔案，由于不同的業(yè)務(wù)特點，其管理模式是相對復(fù)雜的，這需要一個明確的責(zé)任，加強檔案意識，建立特殊文件管理部門，配備專職、兼職檔案管理人員理解業(yè)務(wù)，負責(zé)工程施工期間的工程數(shù)據(jù)收集和歸檔工作。建設(shè)、監(jiān)理和施工單位從一開始，必須根據(jù)項目的特點，總體規(guī)劃，以適應(yīng)檔案工作全職，兼職檔案員，明確職責(zé)和要求，確保項目每個階段形成的數(shù)據(jù)收集、整理和歸檔的時間。建設(shè)單位，第一個建立的頭，掌握高校建設(shè)項目檔案工作，做好協(xié)調(diào)和計劃作為一個整體，但也明顯的檔案部負責(zé)文件檔案、驗收工作，檔案部門參與監(jiān)督、施工等等，及時歸檔工作實踐指導(dǎo)、監(jiān)督檢查，使檔案工作真正滲透到每個鏈接建設(shè)的項目。

3.4 加強對檔案人員的培訓(xùn)

建設(shè)項目檔案，應(yīng)該培養(yǎng)，宣傳人員，學(xué)習(xí)貫徹國家建設(shè)項目檔案管理的法律法規(guī)和方法。通過教育培訓(xùn)他們能熟悉明白《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《檔案法》基本建設(shè)檔案文件管理等相關(guān)的法律法規(guī)知識，他們明確工程檔案文件的程序、范圍及歸檔整理積累相關(guān)的知識，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、要求、格式。

3.5 做到項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行

同時同步的進行工程建設(shè)和基礎(chǔ)檔案文件；工程建設(shè)和檔案材料的積累，同時審批，項目竣工驗收和竣工檔案材料驗收同步；為了確保建設(shè)項目檔案的準(zhǔn)確性、完整性、安全性、系統(tǒng)性、有效性的使用，高校檔案館的檔案和建設(shè)指揮部工作人員應(yīng)定期或不定期加強學(xué)校當(dāng)局和承包商的檢查指導(dǎo)，檢查材料收集完成，材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，竣工圖紙修改的基礎(chǔ)上是否可靠，圖是一致的，是否文件整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，內(nèi)容真實合法有效簽署，以及是否使用檔案工作正常有序，保持安全、檔案等檔案收集和歸檔，根據(jù)施工過程的優(yōu)先級的不同階段，縱向明確責(zé)任主體和責(zé)任階段，按照規(guī)章制度嚴格控制每個階段文件質(zhì)量的關(guān)鍵是搞好高校建設(shè)檔案管理的措施。最后一個單位工程，要求有關(guān)單位及時形成文檔的積累，在檢查符合標(biāo)準(zhǔn)的工程建設(shè)總部存檔。加強監(jiān)督單位負責(zé)人收集、積累項目施工文件的準(zhǔn)確，因此責(zé)任管理、監(jiān)督所有承包商，可以檢查發(fā)現(xiàn)問題，及時公布完成任務(wù)并確保加以實施。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，校園建設(shè)規(guī)模越來越大，因此，有大量的基礎(chǔ)檔案?；A(chǔ)設(shè)施檔案記錄的原始數(shù)據(jù)建設(shè)的整個過程，既是施工及竣工驗收、交付和使用的必要條件，和檢查工程、管理、使用、變更、擴張，修復(fù)的基礎(chǔ)依據(jù)。因此，高校建設(shè)工作的檔案管理對學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展的有非常重要的意義。

參考文獻

[1]董瑞芬.試論高?；n案的特點與管理[J].湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009（01）.

[2]劉穎.高?；n案管理存在問題及對策研究[D].華東師范大學(xué).2007.

[3]高校基建檔案管理研究[J].閆麗芳.合作經(jīng)濟與科技.2015（24）.