高校檔案管理信息化建設(shè)

孫偉娜

摘 要：在信息化高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，高校檔案管理事業(yè)的未來(lái)發(fā)展被推向了一個(gè)全新階段。這種大背景下，檔案工作要想適應(yīng)學(xué)校和社會(huì)發(fā)展的需要，就必須推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。文章圍繞高校檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問(wèn)題、信息化建設(shè)的建議措施以及對(duì)其新思考存在的意義等展開(kāi)探析。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息化建設(shè)；專業(yè)化人才；意義

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)中的各行各業(yè)都逐步展開(kāi)了相應(yīng)的信息化大改革。而作為培養(yǎng)社會(huì)各界精英人才的高校，更應(yīng)順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代潮流，本著提高工作效率和專業(yè)化服務(wù)水平的目的，對(duì)高校的檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)改革，以便為學(xué)校師生等檔案用戶提供更好的服務(wù)。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.1 高校不夠重視檔案管理信息化，檔案信息化意識(shí)有待強(qiáng)化

高校檔案的信息化管理工作，在高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中已逐漸規(guī)范化；隨著檔案管理在高校教學(xué)、科研中作用的凸顯，其工作人員的檔案管理意識(shí)也隨之逐步加強(qiáng)。

但在實(shí)際的操作過(guò)程中，人們也僅僅只是對(duì)檔案管理工作引起關(guān)注，對(duì)其系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)還是較為缺乏，仍停留在傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)上，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不敢進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐，忽視了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

1.2 高校檔案信息化管理的資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施配備缺乏

高校檔案信息管理工作的內(nèi)容形式等必須不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)信息時(shí)代飛速發(fā)展的需要。因此，高校必須對(duì)其檔案進(jìn)行工作的有效管理和資源的合理分配。然而目前多數(shù)高校對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)難以取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，主要原因就是配套建設(shè)資金的缺乏，使得其檔案管理的信息化過(guò)程中出現(xiàn)種種問(wèn)題，制約其進(jìn)一步的發(fā)展。

同時(shí)，信息化建設(shè)還需要配套的硬件設(shè)備和專業(yè)軟件，這是檔案管理信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。然而，缺乏硬件設(shè)備、沒(méi)有專用服務(wù)器等是目前我國(guó)很多高校檔案館所面臨的一大問(wèn)題。高校檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有能生產(chǎn)和接受電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，其檔案的信息化建設(shè)就十分棘手。

1.3 檔案信息化管理缺乏專業(yè)化人才，專業(yè)水平和素質(zhì)有待提高

目前很多高校檔案信息化管理的條件都已具備，然而由于現(xiàn)在化管理要求的不斷提高，對(duì)高校檔案信息化管理的要求也就更高。相比之下，高校檔案管理工作人員的檔案管理意識(shí)不明確、專業(yè)化程度較低、創(chuàng)新意識(shí)缺乏等，使得整體工作素質(zhì)偏低，制約其檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

同時(shí)，目前檔案管理信息化工作中缺乏一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。第一，高校檔案信息化管理的工作人員中缺少全面性人才：熟悉檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的人，對(duì)現(xiàn)代化的信息技術(shù)缺乏相應(yīng)認(rèn)識(shí)；專業(yè)化的信息技術(shù)人員對(duì)相關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)又不熟悉。第二，當(dāng)前，高校檔案信息化管理的人才培養(yǎng)，并不屬于學(xué)校的工作重心，缺乏相應(yīng)的工作重視。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的建議和舉措

2.1 增強(qiáng)檔案管理重視度，強(qiáng)化檔案信息化意識(shí)

學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到高校檔案管理信息化的必要性和重要性，對(duì)其檔案管理要足夠重視；同時(shí)，高校內(nèi)部參與檔案管理的工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理的信息化意識(shí)，根據(jù)實(shí)際調(diào)整工作規(guī)劃，以此來(lái)推動(dòng)高校檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施配備

高校檔案管理信息化建設(shè)要有充足的物質(zhì)保證。增加對(duì)其建設(shè)的資金投入力度，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，建立和完善高校的電子化檔案信息。

數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、存儲(chǔ)器、數(shù)碼攝像及圖文影像掃描儀等硬件設(shè)備，和具備檔案信息收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)等功能的檔案信息管理軟件設(shè)施是高校必須配備的，必須盡快統(tǒng)一完善。

2.3 培養(yǎng)全面性專業(yè)化人才，提高檔案管理的專業(yè)素質(zhì)

當(dāng)前社會(huì)，信息化、網(wǎng)絡(luò)化已逐步占據(jù)主導(dǎo)地位。為順應(yīng)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，參與高校檔案管理的工作人員就必須提高其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)化水平。高校要加大對(duì)其檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，充分利用多種教育培訓(xùn)途徑，來(lái)加強(qiáng)對(duì)工作人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)、高新科技等的教育和培訓(xùn)，來(lái)增強(qiáng)工作人員的技術(shù)水平和專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)既精通檔案業(yè)務(wù)又具備熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)技能的復(fù)合型人才。

3 高校檔案管理信息化新思考的意義

3.1 開(kāi)發(fā)建立高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及高校檔案管理在線服務(wù)平臺(tái)，提高效率

通過(guò)建立高校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)和開(kāi)設(shè)高校檔案信息管理服務(wù)平臺(tái)，切實(shí)提高了高校檔案管理工作的效率。

其一，它們的建立和開(kāi)設(shè)縮減了紙質(zhì)檔案管理的工作量，簡(jiǎn)化了對(duì)于檔案管理的工作流程，降低了檔案管理工作人員的工作成本；其二，簡(jiǎn)化了對(duì)檔案利用的手續(xù)，節(jié)約了檔案使用的時(shí)間成本；其三，檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的開(kāi)設(shè)，方便了高校對(duì)應(yīng)檔案用戶的使用和操作，其檔案信息的利用效率大大提高，社會(huì)成本的投入明顯降低。

3.2 高校檔案管理信息化服務(wù)變被動(dòng)為主動(dòng)，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)

高校檔案管理信息化的建設(shè)，使其在信息化服務(wù)過(guò)程中由原先的被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極向高校檔案用戶提供服務(wù)的主動(dòng)導(dǎo)向型。

這一服務(wù)導(dǎo)向的變化，為高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供了進(jìn)一步的導(dǎo)向指引和技術(shù)支持；能不同方位的將檔案服務(wù)對(duì)象所需的檔案資料快速準(zhǔn)確的展現(xiàn)，最大化滿足用戶的各種需求，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的實(shí)際價(jià)值；這一服務(wù)導(dǎo)向的變化，真正體現(xiàn)了高校立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，逐步提高檔案信息利用率的大方向。

3.3 實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的平臺(tái)是校園網(wǎng)，切合實(shí)際

校內(nèi)網(wǎng)的存在和利用對(duì)學(xué)校的教學(xué)，學(xué)生的管理等多方面均做出了不同程度的貢獻(xiàn)。

當(dāng)今高校，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立學(xué)校專門(mén)化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，對(duì)學(xué)校的相關(guān)情況進(jìn)行信息錄入，實(shí)現(xiàn)了資源共享，切實(shí)達(dá)到高校服務(wù)的最大化水準(zhǔn)，切合了高校發(fā)展實(shí)際。

4 總結(jié)

高校檔案管理信息化建設(shè)，即通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)以及通訊技術(shù)等，對(duì)高校內(nèi)的學(xué)校信息、教師信息、教學(xué)科研信息及學(xué)生信息等資料進(jìn)行信息錄入、管理及運(yùn)用的過(guò)程。通過(guò)對(duì)高校檔案管理的信息化建設(shè)，能夠在更廣范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的共享。因此，高校檔案管理信息化建設(shè)是其檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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