淺談新時(shí)期人事檔案管理

徐丹旎+楊芳+武有文+李麗江+寧功偉

摘 要：人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。本文從人事檔案的定義和特點(diǎn)入手，分析出人事檔案管理中存在的問(wèn)題。并針對(duì)存在的問(wèn)題，提出新時(shí)期人事檔案管理工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；定義特點(diǎn)；檔案管理

人事檔案在社會(huì)的各個(gè)時(shí)期為人事管理起到了重要作用，為國(guó)家選拔、考察、培養(yǎng)干部以及各類(lèi)人才提供了強(qiáng)有力的保障，特別是改革開(kāi)放以來(lái)，人事檔案工作為人事制度的改革和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出了卓有成效的貢獻(xiàn)。但是，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案面臨著越來(lái)越多的問(wèn)題，出現(xiàn)了一些擅自“棄檔”、檔案材料中虛假成分較多等現(xiàn)象，原有的人事檔案管理顯現(xiàn)出嚴(yán)重不足。因此，組織部、人事部出臺(tái)了針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理辦法，規(guī)范了各地人才交流中心的人事檔案管理業(yè)務(wù)，實(shí)行社會(huì)化、開(kāi)放式的人事檔案管理新模式，這種新型的管理模式，在一定程度上，為市場(chǎng)人才流動(dòng)提供了保障，同時(shí)也促進(jìn)傳統(tǒng)的人事檔案管理改革的步伐，但也不可避免地帶許多弊端。

1 人事檔案的定義及其特點(diǎn)

1.1 人事檔案的定義

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)、懲處等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反應(yīng)。它包含以下幾種含義：

1.人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。我國(guó)的人事檔案主要分為學(xué)生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案四個(gè)種類(lèi)，其主體是干部檔案和工人檔案。

2.人事檔案主要來(lái)源于一定單位的人事管理活動(dòng)，是國(guó)家在用人治事，以及處理與人有關(guān)的事情所形成的文字材料。如：履歷表、職工登記表、自傳、考核表、鑒定表、錄用職工表、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、調(diào)資表、干部任免表、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分決定等有查考價(jià)值的各種文字、表格材料。

3.人事檔案是反映一個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實(shí)績(jī)、專(zhuān)長(zhǎng)愛(ài)好等情況的原始記錄，是個(gè)人情況的如實(shí)記載。人事檔案中的履歷表、自傳、登記表是個(gè)人經(jīng)歷、家庭與社會(huì)關(guān)系的反映；歷年的工作考核表、鑒定、獎(jiǎng)懲與科研成果的登記等方面的材料，是個(gè)人政治思想表現(xiàn)、工作能力、成績(jī)貢獻(xiàn)、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)的展現(xiàn)。

4.人事檔案是處理完畢的具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文字材料。凡是決定歸入人事檔案的文件材料，必須是完成了審批程序、手續(xù)完備、內(nèi)容真實(shí)、有查考價(jià)值的材料，不是個(gè)人的所有材料都要?dú)w檔。

5.人事檔案是以個(gè)人姓名為特征、內(nèi)容條理、排列有序而組成的專(zhuān)卷或?qū)?cè)。它的內(nèi)容和成分只能是同一個(gè)人的有關(guān)材料，不允許混雜他人的材料。如果卷內(nèi)裝有他人的材料，就會(huì)因張冠李戴而貽誤工作，造成不良后果。

1.2 人事檔案的特點(diǎn)

總體來(lái)說(shuō)，人事檔案主要具備現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性四個(gè)特點(diǎn)。本文主要分析開(kāi)放式管理模式的特點(diǎn)。

1.人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，是各地市人事部門(mén)下屬的可以代管人事檔案的人才交流中心，即流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其檔案來(lái)源廣泛，可以來(lái)自社區(qū)范圍內(nèi)的各類(lèi)人員，也可以是民營(yíng)、非公有制企業(yè)職工掛靠，或者外來(lái)務(wù)工人員包括新畢業(yè)學(xué)生等，這種靈活便利的管理模式受到市場(chǎng)的廣泛認(rèn)可。也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段 。

這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì)，但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。

2.人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理。由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒(méi)有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點(diǎn)，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。流動(dòng)人員一般沒(méi)有固定的單位、工作變動(dòng)較大，與原單位沒(méi)什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開(kāi)放性和市場(chǎng)性的特點(diǎn)，適用于社會(huì)化、開(kāi)放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)還不規(guī)范，在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問(wèn)題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。

3.社會(huì)化開(kāi)放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)即將到來(lái)的21世紀(jì)，是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式將成為可能。

2 人事檔案管理存在的問(wèn)題

1、管理人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)。從各個(gè)管理部門(mén)自身來(lái)講，對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，單位的領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案工作不如其他工作重要，沒(méi)有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置，出現(xiàn)問(wèn)題后不能積極主動(dòng)地去想辦法解決。從人事檔案管理人員的整體素質(zhì)上講，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。

2、人事檔案材料制作不規(guī)范。人事檔案材料，須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開(kāi)規(guī)格的檔案材料以及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來(lái)，時(shí)常有 A4 紙規(guī)格的材料歸檔，如《大專(zhuān)院校畢業(yè)生登記表》、晉升《職稱(chēng)審批表》等等，這些材料也非常難剪裁，一份材料要進(jìn)行四邊裁剪，用一把尺子多次比量，也很難保證做到裝訂線適中，剪裁后四邊的文字“頂天立地、漫無(wú)邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動(dòng)，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時(shí)也使人事檔案案卷很不美觀。

3、檔案材料中虛假成分較多。真實(shí)性是人事檔案最基本的要求，但目前檔案材料中不實(shí)的問(wèn)題十分突出，“三齡一歷”造假現(xiàn)象較為嚴(yán)重，正像有句順口溜說(shuō)的：“年齡越填越小，工齡越填越早，文聘越填越高”。另外在個(gè)人的年度考核表中，說(shuō)成績(jī)的多，說(shuō)缺點(diǎn)的少。還有的領(lǐng)導(dǎo)干部出于偏見(jiàn)自私，對(duì)自己認(rèn)為好的，在鑒定上夸大其詞，盡說(shuō)好話；對(duì)自己認(rèn)為不好的，就盡說(shuō)缺點(diǎn)，優(yōu)點(diǎn)只用一兩句話帶過(guò)。造成人事檔案虛假成分的原因是多種多樣的，但是根本的原因是人事檔案對(duì)個(gè)人的切身利益極為重要，因而使個(gè)人因功利方面的因素而有意摻假。

4、硬件設(shè)施解決落實(shí)差，管理的科學(xué)化、信息化程度不高。對(duì)干部檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，有的單位檔案多，檔案室狹窄、潮濕，“六防”設(shè)備不配套，容易引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，還有的單位甚至沒(méi)有專(zhuān)用檔案室。隨著計(jì)算機(jī)信息水平的提高，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但有的單位只是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入微機(jī)，資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。重管理，輕服務(wù)，方法煩瑣，不易操作，反應(yīng)較慢，信息化、現(xiàn)代化管理水平不高，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

3 新時(shí)期人事檔案管理工作的對(duì)策

1、健全管理制度，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，造就一支過(guò)硬的干部人事檔案管理工作隊(duì)伍。制度是做好工作的前提和保證，人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。當(dāng)前，要建立、完善各種管理制度，解決好流動(dòng)人員“棄檔”、“死檔”問(wèn)題，同時(shí)建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，嚴(yán)格檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出，完善人事檔案案卷的整理工作細(xì)則，杜絕虛假材料進(jìn)檔，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完善。在健全管理制度的同時(shí)，要配足配強(qiáng)檔案管理干部，舍得拿出高素質(zhì)的干部充實(shí)到檔案管理工作中來(lái)，加強(qiáng)干部檔案管理人員的培訓(xùn)，使其提高理論水平，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)、分析、解決問(wèn)題的能力，在人事檔案管理工作中更具專(zhuān)業(yè)性和保密性。

2、加強(qiáng)干部人事檔案材料的收集工作，健全檔案內(nèi)容。要大量收集反應(yīng)干部業(yè)績(jī)、素質(zhì)、綜合能力等方面的材料，針對(duì)不同類(lèi)型的人才，要收集不同的檔案材料。如對(duì)黨政管理干部，要側(cè)重收集勤政廉政、工作實(shí)績(jī)、考核考察和決策、協(xié)調(diào)、表達(dá)能力等方面的材料；對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，要側(cè)重收集業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)、科研創(chuàng)新、專(zhuān)業(yè)論著評(píng)定評(píng)價(jià)等方面的材料。目前，我國(guó)建立國(guó)民信用體系的呼聲越來(lái)越高，國(guó)家層面的社會(huì)信用體系建設(shè)規(guī)劃也已上報(bào)國(guó)務(wù)院，我認(rèn)為在干部人事檔案里應(yīng)增加個(gè)人信用方面的內(nèi)容，使之成為個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本，可以使用人單位更好、更真實(shí)的選拔人才、培養(yǎng)人才、使用人才，同時(shí)也有助于政府、企業(yè)、個(gè)人在經(jīng)濟(jì)往來(lái)中提供令對(duì)方信服的證據(jù)。

3、維護(hù)人事檔案的真實(shí)性。人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性關(guān)系到人事檔案的使用價(jià)值、關(guān)系到組織部門(mén)對(duì)干部的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到每個(gè)人的切身利益。因此，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性是每個(gè)檔案工作者的責(zé)任。要加強(qiáng)檔案法規(guī)的宣傳力度，依法制檔，提高社會(huì)公眾的檔案法治意識(shí)，堅(jiān)決反對(duì)篡改檔案、危害檔案的行為，對(duì)那些情節(jié)惡劣、影響極壞的檔案造假者，要堅(jiān)決予以打擊。檔案管理工作人員要本著對(duì)黨、對(duì)干部本人高度負(fù)責(zé)的精神，堅(jiān)持原則，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

4、加強(qiáng)干部人事檔案的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。在經(jīng)濟(jì)體制和干部人事制度改革不斷深化的新形勢(shì)下，干部人事檔案數(shù)量日益增多，種類(lèi)日趨豐富，利用量增加，利用范圍擴(kuò)大，利用深度和廣度加大，利用時(shí)效要求更高。為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提高檔案利用效率，要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理。組織人事部門(mén)要高度重視對(duì)檔案的科學(xué)管理，努力開(kāi)發(fā)和利用檔案管理軟件，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，利用人可根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的現(xiàn)代化。

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