中學(xué)檔案管理的重要地位及加強(qiáng)檔案管理的有效途徑分析

陳曲蘊(yùn)

摘 要：近年來，隨著我國中學(xué)階段現(xiàn)代化教育體系改革的深入，不僅對(duì)中學(xué)階段各學(xué)科的教學(xué)工作提出了新的改革要求和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì)中學(xué)的各項(xiàng)管理工作提出了更高的要求。檔案管理作為中學(xué)日常管理中最重要的工作環(huán)節(jié)之一，檔案管理不僅在中學(xué)發(fā)展中占據(jù)著不可替代的重要地位，同時(shí)也對(duì)中學(xué)現(xiàn)代化教育改革的實(shí)施具有積極的推動(dòng)作用。本文針對(duì)檔案管理之于中學(xué)的重要地位，對(duì)加強(qiáng)檔案管理效率和質(zhì)量的手段進(jìn)行探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；重要地位；有效途徑

學(xué)校檔案管理的工作內(nèi)容主要是直觀表述和記錄校園內(nèi)各項(xiàng)教學(xué)相關(guān)活動(dòng)，并保管各類文件及校內(nèi)檔案。學(xué)校檔案是一個(gè)學(xué)校歷史傳承與形象變遷的具體展現(xiàn)，也彰顯著一個(gè)學(xué)校自身的價(jià)值取向?？茖W(xué)的檔案管理，能夠?yàn)閷W(xué)校各方面的建設(shè)工作提供有力的支持和指導(dǎo)，是學(xué)校打造自身形象，拓展教育底蘊(yùn)的重要依據(jù)。因而，如何有效開展檔案管理工作，對(duì)于我國中學(xué)現(xiàn)代化建設(shè)改革具有重要意義。

1 重要地位

首先，中學(xué)檔案管理是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷程的完整真實(shí)記錄。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的歷史變遷和不同階段建設(shè)成果，并羅列了學(xué)校所取得的成績(jī)和成就。中學(xué)檔案可以說完美總結(jié)了一個(gè)中學(xué)的歷史，而這些歷史檔案資料也能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展提供指導(dǎo)和支持。在學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理的存在，讓學(xué)校可以回顧歷史，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善教育中的各環(huán)節(jié)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)中學(xué)教育和管理水平的持續(xù)提升。

其次，檔案管理有利于中學(xué)良好形象的建立。中學(xué)檔案系統(tǒng)總結(jié)了中學(xué)的發(fā)展歷史，并真實(shí)記錄中學(xué)在發(fā)展過程中所取的成就，這為中學(xué)奠定了深厚的歷史文化底蘊(yùn)，有助于中學(xué)良好形象的塑造。通過檔案管理回顧歷史發(fā)展軌跡，中學(xué)可從中獲取歷史素材，用于指導(dǎo)中學(xué)良好形象的進(jìn)一步鞏固和發(fā)展。

最后，檔案管理對(duì)中學(xué)價(jià)值觀的塑造有著積極作用。在中學(xué)檔案管理中，學(xué)校的價(jià)值觀是始終保持一致的，從中學(xué)成立之初，其發(fā)展是建立在科學(xué)價(jià)值觀基礎(chǔ)上的。在中學(xué)的發(fā)展過程中，良好口碑的塑造與整體服務(wù)形象的提升都必須堅(jiān)持科學(xué)價(jià)值觀。同時(shí)，隨著中學(xué)建設(shè)加快，招生范圍擴(kuò)大，師資力量不斷加強(qiáng)，檔案管理之于中學(xué)現(xiàn)代化發(fā)展愈發(fā)重要。中學(xué)管理模式的改進(jìn)、合法權(quán)益的維護(hù)、教育手段的創(chuàng)新，都離不開檔案管理。

2 有效途徑

2.1 提高重視程度

學(xué)校檔案包括了教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、聲像檔案、文書檔案等多種形式，是學(xué)校教學(xué)科研活動(dòng)、黨政管理等方面的歷史記錄。中學(xué)檔案作為國家檔案中重要組成，在中學(xué)日常管理、使用以及設(shè)計(jì)過程中，都必須遵循統(tǒng)一管理原則，不允許任何機(jī)構(gòu)或人員擅自更改和使用檔案，關(guān)于這一點(diǎn)在國家檔案管理法律中有明確條例規(guī)定。因而中學(xué)在建立和使用檔案過程中，必須確保檔案的保密性和安全性，同時(shí)學(xué)校管理者和領(lǐng)導(dǎo)者必須重視檔案管理工作，明確認(rèn)識(shí)檔案功能，完善中學(xué)檔案管理制度。在檔案的使用上要有計(jì)劃性，應(yīng)監(jiān)督和檢查檔案的具體使用過程，并在規(guī)定期限內(nèi)完成對(duì)檔案使用情況的總結(jié)。提高中學(xué)檔案管理水平的關(guān)鍵在于中學(xué)的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者是否對(duì)檔案管理足夠重視，只有充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，才能夠在中學(xué)發(fā)展過程中，不斷對(duì)檔案管理人員專業(yè)水平進(jìn)行提升，優(yōu)化和完善檔案管理部門組織，逐步建立和完善符合中學(xué)發(fā)展的檔案管理制度和規(guī)范。這樣才能夠真正發(fā)揮檔案管理對(duì)于中學(xué)現(xiàn)代化發(fā)展的促進(jìn)作用，保證檔案管理工作高效、有序、安全的開展。

2.2 完善管理機(jī)制

檔案管理是中學(xué)日常管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，中學(xué)檔案管理工作正常開展的保障是科學(xué)合理的管理機(jī)制。中學(xué)檔案管理機(jī)制和相關(guān)規(guī)范制度是否完善科學(xué)，在很大程度上決定了中學(xué)檔案管理水平以及檔案使用效果。在完善中學(xué)檔案管理機(jī)制過程中需從以下幾方面著手。

第一，從整體角度，制定檔案案卷形成相關(guān)過程的具體實(shí)施細(xì)則，以及使用過程的相關(guān)規(guī)范條例。同時(shí)規(guī)范各環(huán)節(jié)具體細(xì)節(jié)，比如檔案案卷的格式、用紙，檔案內(nèi)容的收集、整理、編輯都應(yīng)制定明確規(guī)范，并嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，組卷應(yīng)合理規(guī)范，目錄編輯必須一目了然，方便查詢。

第二，實(shí)現(xiàn)有序化管理，不同檔案的分類可根據(jù)中學(xué)自身特點(diǎn)和實(shí)際需要而定，分類體系的構(gòu)建需向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，并確保分類的完整性。在檔案工作的處理方面，應(yīng)對(duì)“移交”和“接收”之間的關(guān)系進(jìn)行妥善解決。

第三，開發(fā)和編制系統(tǒng)檢索工具，檔案檢索體系的構(gòu)建應(yīng)科學(xué)完整，為確保檢索體系管理的規(guī)范化，應(yīng)制定專門的規(guī)章制度。綜合以上三點(diǎn)，逐步完善中學(xué)檔案管理機(jī)制，使中學(xué)檔案管理工作向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

2.3 提升管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)

任何管理工作的核心都是人，中學(xué)檔案管理也不例外。管理部門人才的多少和素質(zhì)的高低直接決定了管理水平。在中學(xué)檔案管理中應(yīng)建立科學(xué)的人才選拔制度，最大程度保證檔案管理部門人員組成的專業(yè)能力。在中學(xué)檔案管理工作中，除了扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)和能力外，還應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和思想政治水平，這樣在檔案管理工作中，才能夠自覺遵守相關(guān)規(guī)范，擔(dān)負(fù)起檔案管理的責(zé)任。中學(xué)選拔的檔案管理人員首先應(yīng)具有從業(yè)資格證，其次對(duì)于在職人員和新進(jìn)人員，可定期組織安排專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，促進(jìn)相互之間經(jīng)驗(yàn)交流，全面提升檔案管理隊(duì)伍的整體專業(yè)素質(zhì)和管理水平。

2.4 運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)

信息時(shí)代來臨，中學(xué)檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)手段，提升中學(xué)檔案管理效率。中學(xué)應(yīng)盡快構(gòu)建信息化檔案管理體系，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，信息化檔案具有安全性高、易保存、占用空間小等諸多優(yōu)勢(shì)。

3 結(jié)語

中學(xué)檔案管理工作在中學(xué)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展中占有重要地位，提高重視程度、完善管理機(jī)制、提升管理隊(duì)伍整體素質(zhì)，運(yùn)用先進(jìn)信息化技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系，是現(xiàn)代化教育改革的必然要求。中學(xué)檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)和教育現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，不斷探索和創(chuàng)新，這樣才能夠真正發(fā)揮檔案管理的作用，為中學(xué)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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