企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點思考

李曼昕

摘 要：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，信息技術(shù)得到了迅猛的發(fā)展，在社會的各個行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上大幅提高了效率。信息技術(shù)在檔案管理部門的應(yīng)用，使得檔案管理更加規(guī)范，有利于促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文主要從信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的必要性為切入點，分析了在現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，探尋推動信息化建設(shè)的有效措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化管理；問題及對策

在企業(yè)發(fā)展的過程中檔案是重要的參考資料，為決策者提供相應(yīng)的信息。隨著經(jīng)濟(jì)全球化浪潮的沖擊和市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，企業(yè)所面臨的發(fā)展環(huán)境也更加的復(fù)雜，在檔案管理方面的難度也有所增加，為了規(guī)范企業(yè)檔案的管理行為，提高管理工作的效率，需要將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的過程中，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的積極作用。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)逐漸無法適用檔案管理的復(fù)雜性和個性化需求，通過將網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，省去了管理工作中繁瑣的環(huán)節(jié)和流程，大量減少了檔案管理人員的工作量，能夠有效的提高企業(yè)的生產(chǎn)效率，在一定程度上降低了生產(chǎn)成本，有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1、優(yōu)化工作流程

通過計算機(jī)以及信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)n案進(jìn)行快速高效的分類管理，省去了管理工作中較為繁瑣的流程，降低管理人員的工作量。企業(yè)可以以此為契機(jī)進(jìn)行改革，使企業(yè)人力資源得到充分的利用，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的工作流程。另外，通過企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，可以形成一個完整的信息數(shù)據(jù)庫，企業(yè)的各項信息和決策能夠及時的上傳下達(dá)，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行實時的動態(tài)管理。

2、有效的提高工作效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過管理人員進(jìn)行紙質(zhì)記錄，這種管理方式占用了大量的人力資源來開展管理工作，而且在記錄的過程中容易出現(xiàn)人為的操作失誤，影響檔案的準(zhǔn)確性。紙質(zhì)的檔案也不利于長期存放，容易在保存的過程中出現(xiàn)受潮、破損等現(xiàn)象，降低檔案的使用性能。信息化的檔案管理依靠計算機(jī)進(jìn)行信息的處理行業(yè)存儲，大幅提高了檔案管理的工作效率，不僅在準(zhǔn)確性方面得到保障，同時也無須擔(dān)心存放問題，后期也可通過信息檢索方式對所需的檔案資料進(jìn)行查詢，為檔案的使用提供了極大的便利。而且隨著企業(yè)發(fā)展的時間的規(guī)模不斷擴(kuò)大，其中所產(chǎn)生的檔案資料也會逐漸的增多，這在一定程度上也增加了檔案管理工作的成本，而信息技術(shù)的應(yīng)用有效的節(jié)約了該項成本支出。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題分析

1、信息化檔案管理制度不夠完善

在現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)的過程中還沒有形成完善的制度，缺乏相應(yīng)的管理體系，使得在進(jìn)行檔案管理時沒有相應(yīng)的規(guī)范和條款來對具體的行為進(jìn)行有效的約束，導(dǎo)致信息技術(shù)的優(yōu)勢不能得到發(fā)揮，不利于檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

2、檔案管理信息化建投入力度不足

由于受到傳統(tǒng)管理觀念的制約，企業(yè)管理人員還未充分意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。對于檔案管理的認(rèn)識還停留在整理保存的階段，沒有充分發(fā)揮出檔案在企業(yè)決策和發(fā)展中的重要作用。而在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，需要用到相應(yīng)的計算機(jī)設(shè)備和系統(tǒng)，這是開展企業(yè)信息化檔案管理的基礎(chǔ)。設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)需要資金投足作為支持，由于相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員對于信息化建設(shè)不夠重視，導(dǎo)致此方面的資金投入力度不足，使得檔案信息化建設(shè)缺乏必要的保障。

3、信息化技術(shù)缺失

信息技術(shù)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的關(guān)鍵因素，而在現(xiàn)階段信息化建設(shè)，由于資金投入力度的不足導(dǎo)致了相關(guān)技術(shù)也有所缺失，使得檔案管理的效率不能得到有效的提高。檔案信息的存儲和利用對企業(yè)的發(fā)展決策有著重要的參考價值，在必須要不斷的打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的背景下，積極開發(fā)利用新型的管理技術(shù)，推動信息化管理的進(jìn)程。

4、管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

由于檔案管理人員對信息化管理的認(rèn)識存在不足之處，在計算機(jī)操作和利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面的能力有所欠缺，不能熟練的將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的過程。另外，管理人員將檔案管理歸結(jié)為簡單的信息資料的收集與儲存，沒有充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，在管理理念方面還相對比較滯后。在信息化時代的發(fā)展背景下，如何有效的發(fā)揮信息資源自身的價值才是關(guān)鍵因素。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效措施

1、建立完善的信息化管理制度

在企業(yè)發(fā)展的過程中，由于受到外界因素的影響以及企業(yè)自身的發(fā)展，檔案管理面臨的形式也更加的嚴(yán)峻，它是一項復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，不僅要進(jìn)行信息的收集與整理，還需要加強(qiáng)信息的分析和利用工作，因此必須要建立相應(yīng)的管理制度，使得信息化的檔案管理工作在一定的體系之內(nèi)進(jìn)行高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，同時制定相應(yīng)的規(guī)章條例，嚴(yán)格規(guī)范管理人員的操作行為，定期對檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行抽查。其次建立完善的崗位責(zé)任制度，將具體的責(zé)任落實到個人，一旦在檔案管理工作中出現(xiàn)錯誤或者疏漏之處，對相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)，有效的提高檔案管理信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量。

2、提高檔案信息化建設(shè)的設(shè)備配置

檔案信息化的建設(shè)離不開資金的支持，企業(yè)應(yīng)該轉(zhuǎn)變對于檔案信息管理工作的定位，充分意識到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。根據(jù)企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)實力，適當(dāng)?shù)奶岣咴谛畔⒒ㄔO(shè)中資金投入，保證檔案管理部門的專業(yè)人員以及硬件設(shè)備，為其發(fā)展建設(shè)提供充分的保障。在檔案信息化建設(shè)的過程中不單需要計算機(jī)，相應(yīng)的配套設(shè)備也需要不斷完善，積極利用新型完善的管理軟件，形成一個完整的技術(shù)體系，使檔案管理的效率得到有效的提高。

3、積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才

針對在檔案管理建設(shè)中信息技術(shù)的缺失，檔案管理部應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，對檔案管理的信息化建設(shè)提供指導(dǎo)，在企業(yè)內(nèi)部建立起完善網(wǎng)絡(luò)信息平臺，對于企業(yè)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，加快信息錄入的速度和準(zhǔn)確性，來有效的提高檔案管理的效率，推動信息化建設(shè)的進(jìn)程。

4、提升管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員應(yīng)充分意識到檔案管理工作的重要性，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式和理念，在信息化建設(shè)的過程中積極開拓創(chuàng)新，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平。首先檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，加強(qiáng)對于檔案信息的處理和分析能力，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況來確定信息化建設(shè)途徑和模式，在企業(yè)內(nèi)部形成完整的信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)平臺。其次管理人員需要不斷的學(xué)習(xí)新的管理理念，借鑒其它地區(qū)成功的管理經(jīng)驗，開闊自身的眼界。其次是加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，管理人員應(yīng)充分了解和掌握企業(yè)引進(jìn)的信息化管理技術(shù)，保證在進(jìn)行檔案管理工作時能夠熟練應(yīng)用。企業(yè)也可以通過技術(shù)培訓(xùn)或者外派學(xué)習(xí)的方式，使管理人員的知識結(jié)構(gòu)得到完善，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著科學(xué)水平的不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展也在不斷的完善，其應(yīng)用范圍也更加的廣泛。由于外界經(jīng)濟(jì)因素以及企業(yè)自身發(fā)展的影響，企業(yè)檔案管理所面臨的形式也更加的復(fù)雜，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中不僅能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，在檔案信息存儲方面也有很大的優(yōu)勢，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存放過程中可能出現(xiàn)的破損問題。檔案管理人員需要順應(yīng)時代的發(fā)展，充分意識到檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，不斷的提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平，推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

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